McDonald's mejora la comunicación entre los miembros del equipo.

Desafío

David necesitaba aumentar el tiempo de actividad de su equipo, reducir el tiempo de respuesta de mantenimiento y mejorar las comunicaciones de los empleados en los seis restaurantes McDonald's. También quiso delegar la responsabilidad de gestionar y asignar todas las solicitudes de mantenimiento para mejorar la eficiencia.

Solución

La aplicación móvil de UpKeep agiliza la comunicación entre todos los restaurantes. Tan pronto como se ingresan las órdenes de trabajo, se envían al técnico correcto y, a menudo, se abordan de inmediato. David ahora tiene una vista panorámica de lo que sucede en todos sus restaurantes sin ocuparse de cada detalle de mantenimiento.

“Cuando el equipo falla, solo lo hace por un corto tiempo”, dijo David. “El gerente de turno envía una solicitud de trabajo con UpKeep, nuestro equipo de mantenimiento recibe una notificación y estamos allí para solucionar problemas urgentes en menos de una hora”.

Resultados

Estas ubicaciones de McDonald's han podido acortar el tiempo de reparación de tres o cuatro días a solo un día. Esto ha resultado en una disminución del 50 % en el tiempo de inactividad del equipo por el simple hecho de estar al tanto de los problemas de inmediato. Antes de UpKeep, alrededor del 85 % del equipo de la franquicia funcionaba en todo momento, lo que ahora ha aumentado al 95 % por ciento.

Sistema anterior abrumador y desorganizado

Cada restaurante tiene un técnico de mantenimiento principal que lleva a cabo las tareas diarias, como la filtración de la tina, la limpieza del lote, la limpieza exterior y luego las reparaciones en general. Dos supervisores de mantenimiento son más especializados y se encargan de 120 activos, además de reparaciones y mantenimiento eléctrico y de plomería. Los activos incluyen refrigeradores, parrillas, freidoras, máquinas frappe, máquinas de batidos, máquinas de jugo de naranja y sistemas automatizados de bebidas.

“Antes de UpKeep, cada restaurante tenía una copia de una hoja de solicitud de mantenimiento, y tomaban la hoja cuando algo fallaba, ponían el número de su tienda en la parte superior y daban la descripción de lo que estaba mal”, dijo David. “Luego lo enviaban por fax a nuestra oficina central y nuestro encargado de mantenimiento tomaba el fax de su pequeño buzón. Todas las mañanas tomaba la solicitud, la metía en una carpeta y salía”. Las solicitudes de emergencia, como que una parrilla se averiara, provocaron una llamada telefónica.

“Cuando un hombre toma todas estas llamadas y trata de organizarlas, es fácil olvidarlo”, dijo. “No hay registro de comunicación, y la gestión del tiempo realmente fue el mayor problema”.

UpKeep llena la brecha de software

David se convirtió en un operador aprobado en 2017 y "quería causar un gran revuelo en nuestra organización". McDonald's proporciona a los franquiciados algún software para mejorar las operaciones, incluido el software de punto de venta (POS) y un portal con procedimientos de mantenimiento preventivo. Sin embargo, David descubrió que esto no era suficiente para lo que quería en sus restaurantes.

Dado que David cuenta con la certificación técnica más alta que ofrece McDonald's, tenía el conocimiento para entender exactamente lo que quería. También se desempeña como defensor de la tecnología para la cooperativa McDonald's Green County a la que asisten 19 operadores que administran 150 restaurantes.

Se topó con UpKeep en la tienda de aplicaciones, descargó la versión de prueba gratuita y decidió implementarla. Aunque tomó alrededor de un año lograr que todos sus gerentes usaran UpKeep de manera constante a través de llamadas telefónicas y mensajes de texto, luego se implementó por completo.

“Todos nosotros, como operadores, sabemos lo difícil que puede ser incorporar una nueva aplicación o programa y diré que UpKeep lo son, han sido excelentes, fueron excelentes en la parte de incorporación, su equipo de soporte es insuperable”, dijo David.

Todos permanecen en el ciclo de mantenimiento

UpKeep no tiene límite en la cantidad de dispositivos o solicitantes permitidos en una cuenta. Como resultado, todos los miembros del equipo de David pueden mantenerse informados. Algunos gerentes de turno usan la aplicación UpKeep en sus teléfonos inteligentes para que puedan ver fácilmente las actualizaciones de las solicitudes de trabajo que envían.

Según David, una ubicación en particular usa la aplicación UpKeep en el iPad del restaurante, así como también en los teléfonos de los miembros del equipo. “Es fácil para todos estar al tanto de lo que sucede con todos los problemas relacionados con el mantenimiento”, dice David.

Al principio, David usó UpKeep regularmente para ver qué estaba haciendo su equipo de mantenimiento. “Cuando alguien está trabajando en un equipo, cambia ese estado en progreso en la orden de trabajo para que yo pueda filtrar y ver dónde están todos”.

El mayor beneficio de UpKeep ha sido la capacidad de comunicarse fácilmente a través de la aplicación. No solo puede estar al tanto de todos sus restaurantes más fácilmente, sino que los miembros del personal pueden iniciar sesión y ver el estado de todos los equipos sin hablar con los gerentes.

Hoy, el supervisor de mantenimiento de David se siente muy cómodo con UpKeep y está sincronizado con las prioridades de David, por lo que él mismo no está en el sistema con tanta frecuencia.

Delegar tareas de mantenimiento aumenta la eficiencia

Cuando David comenzó a mejorar las operaciones de mantenimiento con UpKeep, él mismo delegaba las tareas de mantenimiento. Al darse cuenta de que esto no era escalable, capacitó a su técnico principal sobre cómo usar UpKeep para delegar en su lugar. Ahora, David puede vigilar el panorama general en lugar de estar involucrado en cada actividad de mantenimiento.

Dado que UpKeep era tan fácil de usar, David capacitó a sus ocho trabajadores de mantenimiento en UpKeep en una sola sesión de capacitación. Ahora, David solo necesita comunicarse con su técnico principal según sea necesario. Puede ver todo lo demás a través de la aplicación UpKeep.

“Durante un tiempo, lo primero que hacía cuando llegaba a la oficina por la mañana era abrir el tablero de UpKeep”, explicó David. En una sola vista, pudo ver qué órdenes de trabajo están abiertas, en progreso, en espera y completas. También podía ver las solicitudes que esperaban aprobación y las piezas que estaban agotadas. Si necesitaba involucrarse, podía ver fácilmente las órdenes de trabajo y los detalles del inventario. Ahora, delega las tareas a su supervisor de mantenimiento.

UpKeep ayuda a establecer prioridades

David también apreció la categorización de urgencia baja, media y alta en UpKeep, que ayuda a los técnicos a priorizar aquellas cosas que afectan la seguridad de los clientes o empleados o la venta de un producto.

Además, garantiza que los técnicos no estén sobrecargados de trabajo los fines de semana para solicitudes de prioridad baja o media. “En un mes típico, podría haber tenido que enviar a mis muchachos dos sábados de los cuatro, y ahora solo nos queda un sábado debido a UpKeep”, dijo David.

“ Y también, con la reinversión, pudimos mirar nuestro equipo y decir que ha sido un gran problema para nosotros y decir, 'hemos trabajado en él 8 veces y hemos gastado miles de dólares en él, necesitamos reemplázalo." añadió.

Tiempos de respuesta y reparación más rápidos

“El tiempo de reparación y respuesta es mucho más rápido con UpKeep”, dijo David. “Antes, un equipo podía estar fuera de servicio durante tres o cuatro días y ahora solo está fuera de servicio un día. No puedo poner una cantidad de dinero en la organización y la eficiencia que está ahorrando horas de trabajo significativas. Diría que el tiempo de inactividad de mi equipo se ha reducido fácilmente en un 50%, solo por el hecho de tenerlo en tiempo real y estar al tanto del problema de inmediato. ”

Por ejemplo, desde la incorporación de UpKeep, los costos de combustible han disminuido. “Es en tiempo real, por lo que si una parrilla falla a las 8 en punto de la noche, envían la solicitud y mi supervisor entra de inmediato y puede responder rápidamente”, dijo David.

Anteriormente, la desorganización podría significar que un técnico olvida una herramienta en un restaurante y necesita conducir todo el camino de regreso antes de realizar una segunda reparación.

Antes de UpKeep, alrededor del 85 % del equipo funcionaba en todo momento, y ahora probablemente tengamos el 95 % funcionando en todo momento”, dijo David. "La falta de disponibilidad de productos es probablemente una de las tres cosas más frustrantes para los clientes de McDonald's". UpKeep ayuda a los restaurantes a mantener más productos disponibles la mayor parte del tiempo.

“Es muy asequible, creo que con todo el dinero que gastamos en cosas que no nos ahorran tiempo ni dinero, esta es una buena inversión obvia”, concluyó David. “Si tuviera que sacar UpKeep de mis restaurantes en este momento, realmente no sé qué haría. Sé que existen otras aplicaciones, pero siento que en lo que respecta a [ser] fácil de usar, incorporación y soporte (esos son los filtros a los que someto a las empresas si las llevo a mis restaurantes) mi equipo puede aprender fácilmente cómo hacerlo. para hacerlo, pueden ayudarme si tengo un problema y cómo es la implementación, y UpKeep marca cada casilla”.