money Grupo Layfield mejora la gestión de inventario y ahorra dinero.

Layfield Group Limited se dedica a proporcionar materiales de construcción, soluciones de embalaje y productos médicos adaptados a las necesidades del cliente. Cuando la empresa decidió cambiar su sistema de mantenimiento de uno engorroso y administrativamente exigente, los ejecutivos seleccionaron la solución móvil de UpKeep como la respuesta perfecta.

Desafío

Dave Brandle, gerente de instalaciones y seguridad de Layfield Group Limited, había confiado en los sistemas en papel para administrar las órdenes de trabajo durante muchos años. Estos sistemas anticuados implicaban anotar manualmente las tareas, el tiempo empleado y las piezas utilizadas. Dave se vio obligado a perder un tiempo valioso siendo su propio administrador, y los sistemas eran incómodos e ineficientes.

“Básicamente, fue una gran lucha”, dijo.

Solución

Después de que Dave y su equipo de mantenimiento decidieran cambiar a un sistema en línea, probaron algunos antes de seleccionar UpKeep como la mejor opción.

“Cuando estaba buscando un sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) móvil, probé con tres o cuatro diferentes, y UpKeep definitivamente parecía ser el más intuitivo para mi equipo”, dijo Dave.

Como resultado de la instalación de UpKeep, Layfield Group ha cambiado una mayor parte de su trabajo de mantenimiento reactivo a mantenimiento preventivo, costos reducidos y mayor eficiencia. Además, UpKeep ha permitido a la empresa mantenerse al día con una gran cantidad de demandas de mantenimiento en medio de la escasez de mano de obra.

Resultados

El Grupo Layfield ahorra miles de dólares en tiempo perdido. Anteriormente, un empleado podía pasar una hora o dos buscando por toda la fábrica una pieza específica que no estaba disponible. Ahora, este empleado puede pasar dos minutos buscando una pieza en UpKeep e inmediatamente ver la pieza, la cantidad disponible y la ubicación. Esta capacidad de ubicar piezas más rápido significa una reparación rápida y menos tiempo de inactividad. En Layfield Group, una máquina inactiva durante una hora puede significar $10,000 en ingresos perdidos.

Reducción de la carga administrativa

Dave había utilizado un sistema de libros en papel para mantener a sus técnicos al día antes de Internet. Las tareas se anotaron y marcaron manualmente.

Después del nacimiento de Internet, la empresa se actualizó a un sistema en línea.

“Ese sistema implicaba imprimir órdenes de trabajo”, explicó Dave. “Le di las órdenes de trabajo en papel a los muchachos, y escribieron en ellas lo que hicieron, cuánto tiempo les llevó y las piezas que usaron. Recuperaría esos papeles y volvería a introducir la información en el sistema. Era el siguiente paso después del papel, pero básicamente tenía que hacer todo manualmente".

Para Dave, ser su propio administrador consumía un tiempo valioso. Eventualmente le pasó el trabajo a un empleado superior, pero se dio cuenta de que la pérdida de tiempo con la llave no valía la pena. “Luego empeñé las tareas administrativas en un chico junior para recuperar ese tiempo para mi chico senior”, dijo Dave.

La fábrica, una planta de Films, funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana y solo se detiene si se queda sin energía. “Usando nuestros viejos sistemas en papel, simplemente no teníamos el ancho de banda administrativo para ejecutarlo de la manera que me gustaría”, explicó Dave. “Cuidando tres instalaciones de producción, con maquinaria por un valor aproximado de $ 35 millones, además de un campus y los terrenos. Y tenemos un personal de 10: yo y otros nueve”.

Todos los empleados pueden informar problemas

Dado que Dave es responsable de tres edificios, una instalación y un campus, hace una gran diferencia que otros empleados puedan enviar solicitudes de trabajo si notan que algo anda mal o requiere reparación.

“Todos mis supervisores en las instalaciones de producción pueden enviar órdenes de trabajo y solicitudes”, dijo Dave. “Todos en el campus también tienen acceso, por lo que los empleados pueden notificarnos cuando el aire acondicionado de su oficina está roto, un panel del techo está suelto o un cajón del escritorio no funciona. Si alguien en nuestras instalaciones nota que algo no se ve bien, puede tomar una foto y enviar una solicitud. Puedo confirmar si necesita trabajo y luego crear una orden de trabajo para uno de nuestros técnicos”.

Con todo el mundo atento a los problemas e informándolos, los problemas se pueden descubrir y solucionar de forma mucho más eficiente.

La gestión de inventario significa reparaciones más rápidas

La gestión del mantenimiento de 1.500 máquinas se vuelve aún más complicada cuando no sabe si tiene piezas de repuesto en stock o, si las tiene, dónde se encuentran. Antes de UpKeep, Layfield Group tenía problemas para realizar un seguimiento de las piezas de manera organizada.

“Ahora, cualquiera de mis muchachos puede sacar su teléfono o tableta y ver lo que tenemos para el inventario”, dijo Dave. “Ya no tienen que revisar el contenedor de repuestos. Tenemos gabinetes de piezas específicos para cada máquina, de modo que cuando una máquina se descompone, podemos verificar rápidamente si tenemos la pieza correcta, enviar una orden de trabajo y reparar la máquina de inmediato”.

Ser capaz de administrar piezas a través de UpKeep le ahorra a Layfield Group miles de dólares en tiempo perdido. “Nos pone en marcha en 10 minutos en comparación con alguien que corre tratando de averiguar si tenemos la parte”, agregó Dave. “Ese individuo podría perseguir por toda la fábrica durante una o dos horas tratando de encontrar una pieza que no está allí. En dos minutos, puede acceder al CMMS y ver el número de pieza, la disponibilidad y la ubicación”.

En el futuro, Layfield Group planea usar etiquetas QR para hacer que la gestión de activos sea aún más rápida y evitar confusiones entre máquinas.

Mejores datos significa informes fáciles

“Cuando usábamos un sistema en papel, realmente no teníamos una manera de generar informes fácilmente”, explicó Dave. “No había una forma de analizar la información.

“No podíamos monitorear muy bien nuestras máquinas”, continuó. “Pero ahora, podemos generar informes a partir del CMMS de cualquier persona y podemos determinar cuánto mantenimiento ha necesitado una determinada máquina en el pasado y cuánto nos está costando en términos de tiempo y dinero”.

Dave dijo que el simple hecho de conocer el historial de mantenimiento de una máquina marca la diferencia. Durante los días de los sistemas de papel, muchos de los técnicos confiaban en sus memorias, que no siempre eran precisas.

Ahora, si una determinada máquina se descompone varias veces en un período corto, los técnicos saben exactamente qué se reemplazó, cuántas veces se reemplazó y cuándo se reemplazó.

“En lugar de tener la acumulación de pequeños problemas atormentando en el fondo de su mente, tenemos estos informes que nos dicen exactamente cuándo se reemplazaron las piezas y cuánto está costando”, señaló Dave. “Nuestra memoria no siempre es buena para hacer un seguimiento de 1500 máquinas”.

Ahorro de dinero con un cambio al mantenimiento preventivo

Para la empresa, el tiempo de inactividad de la máquina puede ser extremadamente costoso. “Si una máquina no funciona durante una hora, eso podría significar $10,000 en ingresos perdidos”, dijo Dave.

Dave explicó la gran diferencia entre el mantenimiento preventivo y el reactivo. “Con reactivo, básicamente siempre estás persiguiendo el problema, porque no sabes lo que está roto hasta que ya sucedió”, dijo. “Por otro lado, el mantenimiento preventivo trata de evitar que las máquinas se averíen en primer lugar”.

El mantenimiento reactivo puede ser extremadamente costoso, ya que la empresa se ve obligada a pagar para que las piezas se envíen rápidamente a su ubicación. Sin embargo, el mantenimiento preventivo permite más tiempo para transportar las piezas.

Ahora que los técnicos han hecho la transición a UpKeep, tienen acceso a los historiales de mantenimiento de las máquinas y a los inventarios de piezas, lo que les permite dedicar más tiempo a las tareas de mantenimiento preventivo.

Menos personal necesario permite el programa de aprendizaje

“Ha habido un problema en la industria del mantenimiento en los últimos años”, explicó Dave. “En el pasado, el mantenimiento de las máquinas industriales generalmente lo realizaban los constructores de molinos. Sin embargo, las generaciones recientes no han querido ser comerciantes, prefieren ser programadores de computadoras, hacer su trabajo desde una computadora y no ensuciarse”.

Muchos de los constructores de molinos mayores y experimentados se están jubilando, lo que agrava el problema. Esto condujo a una situación difícil para Layfield Group.

“Estaba en una posición en la que no podía contratar constructores de molinos”, dijo. “Estaban tan buscados que tuvimos que pagarles $50 por hora solo para que aparecieran”.

Dado que la contratación de constructores de molinos se estaba volviendo tan costosa, la empresa decidió comenzar a capacitar a los suyos. “Comenzamos nuestro propio programa de aprendizaje”, dijo Dave. “Por el momento, tenemos tres aprendices emparejados con constructores de molinos experimentados que los guiarán durante cuatro años”.

Tener el programa significaba que tres de los técnicos experimentados de Dave solo podían trabajar aproximadamente la mitad del tiempo que habían estado trabajando antes. Sin embargo, con UpKeep, la empresa ha podido mantenerse al día con el trabajo a pesar de la reducción de personal, y Dave le da crédito a UpKeep por permitirles ejecutar su programa de aprendizaje.