Icon Entertainment previene el deterioro y ahorra 8k
Después de que Icon Entertainment hiciera la transición a UpKeep, todas las órdenes de trabajo estaban disponibles en tiempo real para todos en la organización que necesitaban acceso, lo que significativamente agilizó la comunicación.

Desafío
Icon Entertainment estaba utilizando un sistema ineficiente para su departamento de mantenimiento, que era difícil y de acceso limitado. Como resultado, cuando la alta gerencia quería saber qué estaba pasando en términos de mantenimiento, tenían que hacer docenas de llamadas telefónicas para averiguarlo. Además, comprender los patrones de los problemas requería clasificar una acumulación de papeleo, lo que hacía que las decisiones comerciales fueran lentas y engorrosas.
Solución
Después de que Icon Entertainment hizo la transición a UpKeep, todas las órdenes de trabajo estuvieron disponibles en tiempo real para todos los miembros de la organización que necesitaban acceso, lo que optimizó significativamente la comunicación. Además, la organización aprovechó la tecnología de sensores de UpKeep para monitorear constantemente sus enfriadores y congeladores, ahorrando miles de dólares en productos cárnicos de alta gama en un solo incidente en uno de sus restaurantes.
Optimización de las órdenes de trabajo
“ Cuando comencé en Icon en marzo, me di cuenta de la frecuencia con la que tenía que revisar todos nuestros sistemas”, dijo Greg McGill, gerente de instalaciones de Icon Entertainment. “ Tengo varios edificios y sentí que estaba constantemente dando vueltas para controlarlos y asegurarme de que sus gerentes estuvieran contentos. Además de eso, cuando había un problema, tenían que llamarme. Sentí que estaba persiguiendo mi cola todo el día”.
Icon Entertainment analizó algunas opciones y seleccionó UpKeep porque era la más fácil de usar. "Parecía fácil moverse", dijo McGill. “Ahora los gerentes pueden simplemente ir a la aplicación e ingresar una orden de trabajo, tomar fotografías y enviármelas. Puedo coordinar lo que necesitamos.
Mantener a todos informados
“Antes de que tuviéramos UpKeep, la comunicación era engorrosa”, dijo McGill. “Siempre tenía que regresar y consultar con todos periódicamente y hacerles saber lo que estaba pasando. Si uno de nuestros gerentes quisiera una actualización, podría requerir varias llamadas telefónicas”.
Ahora, todos los gerentes tienen acceso en tiempo real a UpKeep. Tan pronto como hay un problema de mantenimiento, un gerente completa una orden de trabajo, toma fotografías para mostrar el problema y las envía a UpKeep.
“Antes, nuestros técnicos hablaban constantemente por teléfono para entender exactamente lo que estaba pasando”, dijo McGill. “Ahora, obtengo todo prácticamente en tiempo real tan pronto como alguien lo ingresa al sistema. Podría planear ir a verlo o enviar a mi chico de mantenimiento para que lo evalúe.
“Todos los que necesitan acceso lo tienen”, continuó McGill. “Pueden mirarlo y ver si hay una orden de trabajo. Saben dónde se encuentra en el sistema, si está en espera en este momento o si lo completamos y qué hicimos con él. No tienen que llamar y preguntar: 'Oye, ¿se arregló esto o qué pasó en esta situación?'”
Una lección dura durante COVID
Icon Entertainment administra varios restaurantes de lujo, lo que requiere llevar un inventario de carnes costosas y otros alimentos perecederos.
“Uno de nuestros restaurantes de alta gama sirve una carne de res de lujo japonesa muy veteada llamada Wagyu, así como muchas otras carnes de alta gama”, dijo McGill. “Durante COVID, nos cerraron junto con todos los demás. Entonces, en lugar de que alguien estuviera en el restaurante todos los días y constantemente frente a esos congeladores y refrigeradores, probablemente no hubo nadie allí durante un período de dos semanas. Por supuesto, fue entonces cuando nuestro congelador se averió. No nos dimos cuenta hasta que empezamos a oler el problema. No era bueno. Probablemente perdimos $15,000 en ese único incidente”.
Después de esa situación de falla del congelador, McGill quería asegurarse de que nada como eso volviera a suceder. “Fue entonces cuando comencé a buscar algún tipo de sensor”, dijo McGill. “UpKeep tenía sensores de temperatura (UpKeep Edge), que instalamos en todos nuestros refrigeradores y congeladores”.
Icon Entertainment había pensado que el congelador roto estaba reparado. “La empresa de reparación dijo que había un problema con el compresor, pero pensaron que lo habían solucionado”, recuerda McGill. “Sin embargo, el compresor finalmente se apagó nuevamente en medio de la noche. Esta vez, sin embargo, cuando la temperatura comenzó a subir, UpKeep Edge me notificó. Bajé al restaurante y esperé otra hora, solo para ver si el congelador estaba pasando por un ciclo de descongelación o algo así. La temperatura siguió subiendo, por lo que trasladamos toda la carne a otro congelador y a nuestros otros negocios, lo que ahorró $8,000 en esa única situación”.
Los sensores UpKeep Edge permiten a McGill monitorear los congeladores y refrigeradores de la empresa las 24 horas del día, sin tener que controlarlos físicamente. “Solo la mentalidad de no tener que preocuparnos por nuestros congeladores y refrigeradores ha ayudado mucho”, dijo. “No tengo que revisarlos todos los días ni preocuparme de que algo esté pasando. Solo está en mi teléfono. Simplemente me hace la vida un poco más fácil”.
El comienzo de una mejor toma de decisiones
Antes de UpKeep, Icon Entertainment solo tenía registros en papel de las órdenes de trabajo de mantenimiento.
“Solía tener que manejar muchos registros en papel”, explicó McGill. “No tenemos que reinventar la rueda y retroceder para comprender nuestros datos. Está justo ahí. En este momento, voy de un lado a otro solo mirando los informes personalmente. Estoy empezando a ver a qué máquinas les doy más servicio, y puedo seguir eso. También puedo gestionar un poco mejor el mantenimiento preventivo, sabiendo qué está causando más problemas. ¿Tengo más problemas de drenaje? ¿Tengo más problemas con la máquina de hielo? ¿Dónde están?
“Aunque definitivamente somos mucho más eficientes, todavía no he hecho ningún informe importante porque estoy esperando que se acumulen los datos”, agregó McGill. “Quiero tener un buen control de dónde estamos en el futuro. Solo toma un tiempo llegar allí”.
Incorporación fácil, respuestas rápidas
Icon Entertainment encontró que el proceso de incorporación con UpKeep fue fluido. McGill agradece el apoyo que ha recibido y sabe que puede obtener respuestas rápidamente.
"Todos han sido geniales", dijo McGill. “Si tengo un problema y llamo, obtengo una respuesta bastante rápido. Realmente aprecio eso. Dicho esto, realmente no he tenido muchos problemas, pero sé que puedo llamar a cualquier persona de UpKeep y obtener una respuesta. Eso me hace sentir bien con el programa. Ha sido tan simple para nosotros que realmente no he tenido que hacer esa llamada para resolver ningún problema. Prácticamente hemos resuelto todo nosotros mismos, y ha funcionado bien”.
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