Centro de salud captura datos y reduce errores

Desafío

Aunque el grupo de atención médica estaba operando en un sistema de TI orgánico y de cosecha propia que administraba el flujo de trabajo, la organización realmente necesitaba capturar mejor los datos de todas sus propiedades. El sistema anterior también requería que la comunicación se hiciera fuera del propio sistema, lo que generaba ineficiencias en los procesos de trabajo generales. La gestión de activos se realizaba en hojas de cálculo, lo que generaba problemas adicionales de seguimiento de piezas y equipos.

Solución

Cuando la organización estuvo lista para cambiar las soluciones de CMMS, un ejecutivo de TI de alto nivel analizó todas las opciones posibles, las comparó con la lista de características deseadas de la organización y eligió la solución móvil primero de UpKeep como el mejor valor para la inversión. A fines del año pasado, este grupo de centros de atención médica contrató a un director asociado de instalaciones para administrar la implementación.

En los primeros meses, el grupo ya hizo la transición de la mayoría de sus empleados a UpKeep, implementó informes de datos regulares que mejoraron la toma de decisiones y simplificó su gestión de activos y repuestos para reducir costos.

Resultados

Este grupo de centros de atención médica pudo reducir significativamente los errores y eliminar por completo una hora de tiempo por mes que antes se requería para contar manualmente las piezas del inventario. De hecho, después de implementar UpKeep, el equipo no encontró errores en miles de piezas y pudo implementar un proceso electrónico efectivo de inicio y cierre de sesión.

Implementación Rápida

Después de que los centros de salud tomaran la decisión de implementar UpKeep, hubo un período de pruebas básicas. El director de instalaciones pronto lideró la implementación y comenzó a escalar la solución para toda la organización. Comenzó pequeño, con solo un par de sitios, pero el equipo pronto comenzó a aumentar su cobertura de UpKeep.

En lugar de cambiar completamente los sistemas de la noche a la mañana, se adoptó un enfoque dividido para hacer una transición gradual de los técnicos a UpKeep. Si bien el antiguo sistema todavía estaba disponible para los miembros del personal, se les animó a usar UpKeep, que prometía resultados mejores y más rápidos.

El equipo también tuvo reuniones semanales con el personal de UpKeep para garantizar que la implementación se llevara a cabo sin problemas.

La necesidad de la captura de datos

El antiguo sistema de gestión de mantenimiento de la empresa fue creado básicamente por el departamento de TI y se parecía a un sistema de hoja de cálculo de Excel. Gestionó el flujo de trabajo, pero no pudo capturar los datos correctamente. Siendo muy esquelético en términos de qué información se incorporó a la plataforma, no tenía el nivel de detalle que proporciona UpKeep.

Aunque los datos en el sistema original eran suficientes, los requisitos de informes para la Comisión Conjunta evolucionaron con el tiempo y la organización quería asegurarse de contar con datos sólidos en el futuro.

Ahora, los datos se pueden ver de múltiples maneras. La capacidad de generación de informes de UpKeep ayuda a comprender la información al permitir que los datos se presenten de diferentes maneras.

Optimización de las comunicaciones

Además de los desafíos de datos, los empleados tenían que salir del sistema local para comunicarse, lo que aumentaba las ineficiencias. El flujo de trabajo debía rastrearse en el sistema orgánico, mientras que la comunicación debía rastrearse en el sistema de correo electrónico, lo que era difícil y requería mucho tiempo para el equipo. También se realizaron listas de verificación, herramientas de coordinación y gestión fuera del sistema.

UpKeep ha permitido que este grupo de atención médica consolide esa comunicación en un solo sistema, brindando las herramientas para permitir una mejor integración e inclusión de esa comunicación. Aunque todavía se utilizan comunicaciones externas, el equipo continúa desarrollando formas de integrar estas hojas de verificación y hojas de cálculo en UpKeep para permitir una visualización más fácil para los técnicos.

Los datos miran hacia atrás para ayudar a la empresa a mirar hacia adelante

UpKeep ayuda a este grupo de centros de atención médica a estudiar qué tipo de trabajo se solicita, que puede estar relacionado con cosas como puertas y cerraduras, paisajismo o pintura. Comprender qué sitios tienen necesidades y cuáles son esas necesidades es crucial, y UpKeep le permite al equipo acceder y rastrear esa información. Además, la organización se está expandiendo y la eficiencia del equipo es una prioridad desde el punto de vista de las instalaciones, ya que es lo que esperan los pacientes, clientes y médicos.

Antes de UpKeep, la organización trabajaba principalmente en un modo reactivo. Sin embargo, ahora que UpKeep ha estado en funcionamiento durante algunos meses, se han recopilado datos. Mirar hacia atrás ayuda al equipo a predecir el futuro y ser proactivo para abordar las dificultades típicas.

El director de instalaciones revisa semanalmente el informe de envejecimiento de UpKeep. Esto ayuda al equipo a ver su eficiencia en el movimiento de solicitudes de trabajo a través del sistema y en la adquisición de piezas. La empresa ha logrado reducir drásticamente la duración de los informes de envejecimiento como resultado de mejores decisiones comerciales.

Además, los informes de los usuarios ayudan a comprender el recuento de solicitudes y el cambio de paradigma que se está produciendo ahora. Estos informes han demostrado ser útiles al responder a las partes interesadas sobre por qué y cuándo suceden las cosas, lo que permite que el equipo se centre más en el lado del cliente.

En el pasado, los horarios de trabajo individuales se acumulaban uno a la vez y terminaban en el informe de antigüedad. Ahora los proyectos se pueden programar con un par de meses de anticipación y las órdenes de trabajo se pueden agrupar en lotes. No solo se eliminan del informe de antigüedad, sino que se completan de manera más completa y eficiente.

La gestión de activos reduce los errores

Antes de UpKeep, este grupo de atención médica administraba todos sus activos y partes en una hoja de cálculo. Esto significaba que el equipo de gestión tenía que dedicar una hora cada mes a una auditoría de recuento manual de las piezas. Numerosas deficiencias, conteos erróneos y errores eran comunes. Sin embargo, después de implementar UpKeep, el equipo revisó un conteo reciente y no encontró errores en miles de piezas.

La mejora fue el resultado de mejores controles electrónicos a través de un proceso de inicio y cierre de sesión. Antes, los empleados a menudo se olvidaban de dar cuenta de los artículos, que luego se perdían o se olvidaban. Ahora, con el sistema de registro de piezas, hacer un seguimiento de las piezas es mucho más fácil; y, con miles de piezas, incluso un uno por ciento de ahorro es sustancial.

Los centros de atención médica ahora están agregando equipos médicos a su inventario de activos, que incluye todo, desde termómetros y estetoscopios hasta manguitos de presión arterial y máquinas de ECG. El equipo planea realizar un seguimiento de todo en UpKeep, incluido el proceso de adquisición de nuevos equipos médicos, así como su mantenimiento y seguimiento. Los detalles de cumplimiento y el mantenimiento preventivo realizado también fluirán a través de UpKeep.

Con tanto equipo en muchos lugares diferentes, hay mucho que rastrear. Si bien el equipo actualmente utiliza tanto hojas de cálculo como múltiples proveedores, lo ideal es que eventualmente todo se canalice hacia un único proceso fluido.