Glidewell automatiza los flujos de trabajo y aumenta la visibilidad

Desafío

Debido a que el antiguo sistema CMMS de Glidewell no incluía una aplicación móvil, los técnicos tenían que tomar notas que se transferirían al CMMS, un proceso ineficiente y que consumía mucho tiempo.

Solución

La empresa sabía desde hacía tiempo que era hora de cambiar a un sistema de mantenimiento más eficiente. A principios de 2020, después de ver algunas demostraciones de otras opciones, el equipo se encontró con UpKeep y supo al instante que era el sistema que Glidewell necesitaba. El proceso de incorporación transcurrió sin problemas tanto para los solicitantes de servicio como para los técnicos, y la mayor visibilidad, comunicación y capacidad de seguimiento de UpKeep eran exactamente lo que necesitaba el equipo de técnicos.

Resultados

Glidewell ha mejorado la eficiencia en muchos frentes. Un flujo de trabajo automatizado desencadena órdenes de trabajo sin la participación de la gerencia, y los técnicos pueden ver los principales activos que necesitan atención, lo que les ayuda a priorizar. La transición entre turnos es mucho más eficiente ya que toda la información está fácilmente disponible con los próximos pasos claros.

Las solicitudes de mantenimiento de los clientes internos se han disparado de una a dos por día inicialmente a una o dos por hora. Además, el equipo está alcanzando con éxito su objetivo de un tiempo de respuesta de 30 minutos a dos horas.

Demasiado trabajo manual

La solución de mantenimiento original de Glidewell consistía en escribir las órdenes de trabajo en los boletos, que se recogerían en un área de entrega. La entrada de datos del ticket tuvo que completarse manualmente.

“Más tarde, comenzamos a usar una solución computarizada que tenía un módulo de mantenimiento preventivo”, dijo Anita Islas, gerente de soporte digital en el departamento de ingeniería de Glidewell. “Pero no era fácil de usar y no tenía las capacidades que necesitábamos.

“También requería mucho ingreso de datos y trabajo repetitivo”, continuó. "Era realmente difícil trabajar con él y no tenía la aplicación móvil".

Finalmente haciendo el cambio

“Sabíamos desde hace un tiempo que necesitábamos hacer un cambio”, dijo Anita. “Habíamos estado esperando para abordar el problema durante mucho tiempo y fue una de mis primeras asignaciones después de la promoción”.

  Anita sabía que la transición tenía que ser fácil, ya que su equipo técnico abarca un amplio rango de edad. “Me doy cuenta de que el cambio es difícil para algunas personas, especialmente para aquellas que han estado con nosotros por mucho tiempo”, dijo.

Ella tenía algunos otros requisitos para la solución perfecta.

“Estábamos buscando una solución basada en la nube, compatible con dispositivos móviles y fácil de usar que tuviera capacidades de generación de informes y solicitudes”, explicó. “Vimos bastantes demostraciones diferentes durante el proceso de selección, pero cuando nos encontramos con UpKeep, supimos al instante que se trataba de una herramienta que necesitábamos”.

Proceso de incorporación fluido

El equipo compró UpKeep justo antes de la pandemia de COVID-19, lo que ralentizó el proceso de incorporación.

“Nos tomó más tiempo que la configuración de 30 días debido a algunos factores diferentes, y todavía estamos trabajando en hacer crecer la aplicación para nuestro grupo”, dijo Anita. “Pero después de algunas sesiones de capacitación breves y sencillas, la incorporación se realizó sin problemas. Nuestro gerente de éxito fue muy solidario y comunicativo durante todo el proceso”.

Anita habló sobre cómo su equipo técnico respondió a UpKeep. “Cada vez que hay un cambio, siempre hay algún retroceso”, dijo. “Las primeras semanas fueron difíciles para todos porque era algo nuevo. Pero ahora que esta es la nueva norma, se ha convertido en algo en lo que ya no piensan”.

Para capacitar a los nuevos empleados, Anita ha rediseñado la plataforma de presentación de UpKeep. “Explica muy bien los flujos de trabajo”, señaló. "También recopilamos muchos videos de capacitación de UpKeep para crear un programa de capacitación".

Seguimiento de órdenes de trabajo

“Antes de UpKeep, no teníamos la capacidad de rastrear nada debido a nuestro software y flujos de trabajo”, dijo Anita. “El tiempo de respuesta de la orden de trabajo era esencialmente imposible de rastrear. Podría haber sido una semana, y no nos habríamos enterado. Todo lo que pude ver fue que este técnico dedicó tanto tiempo a la reparación de este activo”.

Desde la implementación de UpKeep, el seguimiento de la información se ha vuelto mucho más fácil. “Ahora veo a los técnicos escribiendo ensayos sobre las notas de resolución”, se rió Anita. "Hace que sea realmente fácil navegar cuando buscas el historial de activos".

Ahora que es posible rastrear el tiempo de respuesta, el objetivo del equipo es tener un tiempo de respuesta que oscile entre 30 minutos y dos horas. “En general, estamos alcanzando ese objetivo”, afirmó Anita.

Flujos de trabajo automatizados

El equipo descubrió que aprovechar los flujos de trabajo automatizados ahorra mucho trabajo manual, que era un gran problema en el sistema anterior. “UpKeep puede asignar automáticamente órdenes de trabajo a los técnicos que actualmente están de turno”, dijo Anita. "La información sobre el activo, el problema y el estado se ingresa automáticamente".

Por ejemplo, digamos que una máquina en el centro de fresado no funciona correctamente. “Supongamos que tiene una alta tasa de rechazo de productos”, dijo Anita. “Enviará una notificación y obtendré el porcentaje. Activamos un flujo de trabajo automatizado con la ayuda de Internet de las cosas, donde asigna el trabajo a un equipo técnico. Esos técnicos obtendrán una lista de tareas pendientes: tal vez necesiten verificar el husillo y la calibración, luego actualizar todo y finalmente volver a poner la máquina en producción.

"No necesito involucrarme", señaló. “Realmente es solo la máquina hablando con los técnicos”.

Mayor visibilidad

Antes, la mayor lucha de mantenimiento del equipo era la visibilidad. Los departamentos de producción no sabían qué estaba pasando con sus activos, especialmente si se les estaba dando mantenimiento o no.

“La visibilidad en realidad ha mejorado nuestras relaciones con nuestros departamentos de producción”, dijo Anita. “Se les notifica instantáneamente cuando sus solicitudes cambian de estado. Ha aumentado la confianza de que nos estamos ocupando de sus equipos.

“Estamos utilizando un sistema de informes personalizado en este momento”, continuó. “Está destinado a los gerentes de producción y les brinda visibilidad sobre el tiempo de respuesta de las órdenes de trabajo”.

Estos informes muestran la rapidez con la que el equipo de técnicos responde a las solicitudes, así como las estadísticas de los solicitantes, lo que promueve el espíritu competitivo entre los técnicos.

Pero los informes no son solo para los solicitantes de servicio, también pueden proporcionar información valiosa al equipo técnico. “Podemos ver los 15 activos principales con las órdenes de trabajo más altas, de modo que si nos encontramos con algún problema de calidad de producción, podemos concentrarnos primero en esos activos”, dijo Anita. “El informe también ofrece un desglose de las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo que se han cerrado dentro de un período de tiempo determinado”.

Mejores transiciones de turno

Además de una mejor comunicación entre los técnicos y las instalaciones de producción, UpKeep ha permitido una mejor comunicación dentro del grupo. “He notado mejores transiciones entre turnos”, dijo Anita.

Antes, cuando los técnicos iniciaban su turno, tenían que buscar información sobre trabajos pendientes de turnos anteriores. Pero, con la capacidad de etiquetado de UpKeep, la comunicación de órdenes de trabajo se ha vuelto mucho más fácil.

“Con la capacidad de etiquetado en las órdenes de trabajo, puede informar fácilmente al próximo turno qué está pendiente y qué deben recoger”, dijo Anita. “De esa manera, los técnicos no tienen que esperar hasta su próximo turno para completar una orden de trabajo”.

Solicitudes de servicios de incorporación

“UpKeep era nuevo no solo para nuestro equipo de técnicos, sino también para nuestros solicitantes de servicio”, dijo Anita. “Estaban acostumbrados a enviar solicitudes por correo electrónico, llamadas telefónicas y mensajes”.

Sin embargo, a medida que los solicitantes de servicios se acostumbraron a usar UpKeep, hubo un aumento drástico en las solicitudes enviadas a través de UpKeep. “Al principio, solo recibíamos una o dos solicitudes al día a través de UpKeep, pero ahora probablemente sean una o dos solicitudes por hora”, dijo Anita. “Es un gran aumento, lo cual es genial”.

Anita explicó cómo los solicitantes de servicios obtienen acceso al portal UpKeep. “Hicimos algunas tarjetas comerciales que tienen los códigos QR de UpKeep para nuestro portal”, dijo. “Los técnicos los entregan para que los solicitantes de servicios puedan enviar solicitudes directamente al portal. Es fácil para los solicitantes de servicios simplemente escanear el código y enviar la solicitud, y es más fácil para los técnicos ya que no tienen que preocuparse por enviar un ticket”.

Mejoras de inventario

Además de los ahorros de tiempo y costos que UpKeep ha aportado a las operaciones de mantenimiento de Glidewell, el sistema ha aumentado la visibilidad de sus activos e inventario. Utilizando códigos de barras y códigos QR, la empresa puede escanear y rastrear fácilmente piezas y activos durante todo el proceso.

“Eso significa que no estamos comprando artículos en exceso”, dijo Anita. “Puedo simplemente escanear cosas y el sistema va directamente a la parte o activo; definitivamente hace que sea más fácil buscar y elimina errores”.

Planes futuros

Habiendo logrado un tremendo progreso en los primeros 18 meses de implementación de UpKeep, Glidewell tiene planes en el futuro para implementar la solución en otras ubicaciones alrededor del mundo, así como para continuar encontrando formas adicionales de usar otras funciones de UpKeep.