La compañía de ciencias simplifica las comunicaciones, los pedidos de trabajo y la seguridad.

Desafío

Una empresa de conservación de alimentos con múltiples ubicaciones necesitaba encontrar una mejor manera de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, los incidentes de seguridad y los activos a nivel corporativo. Estaba usando un software de planificación de proyectos para el mantenimiento preventivo, lo que no permitía mucha visibilidad en toda la empresa.

Las órdenes de trabajo debían imprimirse manualmente y entregarse. Una vez que se completaron, debían cerrarse manualmente, lo que resultó en una gran cantidad de trabajo que consumía mucho tiempo y que simplemente no era sostenible.

Solución

El equipo de administración decidió usar UpKeep y trabajó para expandirlo globalmente en todos los sitios. Los técnicos ahora lo usan para comprender el mantenimiento y los costos, así como para realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo y las tareas de mantenimiento preventivo.

Además de las órdenes de trabajo, la empresa gestiona activos y repuestos a través del sistema, lo que resulta en visibilidad y eficiencia. La gerencia puede verificar fácilmente en otros sitios, informarles sobre problemas y soluciones de mantenimiento, y rastrear y comparar costos.

Uso de UpKeep globalmente

Inicialmente, la empresa estaba usando un software de planificación de proyectos ineficiente que brindaba poca o ninguna visibilidad. Al principio, UpKeep se implementó solo en la sede y cada sitio administraba su propio sistema. Esto significaba que para saber cómo estaban otros sitios, alguien tenía que encontrar un punto de contacto y hablar con esa persona.

Con UpKeep implementado globalmente, la administración puede ver el rendimiento de otros sitios con unos pocos clics, comprendiendo de inmediato si están atrasados o completando las tareas de mantenimiento preventivo a tiempo.

Ahorrando tiempo

El antiguo sistema de planificación de proyectos generaba una gran pérdida de tiempo debido al proceso extremadamente complejo que se requería para simplemente ingresar una orden de trabajo. En comparación, la empresa descubrió que UpKeep era muy fácil de usar, lo que permitía filtrar rápidamente las órdenes de trabajo. Esto ahorró tiempo y dinero, ya que averiguar qué órdenes de trabajo estaban completas, atrasadas y en espera ahora era simple y rápido.

Comunicacion mejorada

Después de los primeros seis meses, la empresa notó que la información relacionada con la seguridad era extremadamente beneficiosa. Cada vez que surge un problema de seguridad que requiere inspección, la empresa puede ingresar fácilmente los datos para que otras ubicaciones puedan hacer lo mismo para evitar problemas.

Por ejemplo, la empresa utiliza cierto tipo de manguera para limpiar su sistema que funciona con agua caliente a presión. Era importante que la manguera no explotara y causara un accidente, por lo que el equipo determinó que la manguera debería reemplazarse anualmente como medida preventiva. Esta información se ingresa en UpKeep para que surja una orden de trabajo según lo programado para cada ubicación que usa la manguera.

Centrándose en el mantenimiento preventivo

UpKeep permite a la empresa adoptar un enfoque proactivo para el mantenimiento, ya que el tiempo de inactividad de la máquina puede ser extremadamente costoso. Cuando se realiza el mantenimiento reactivo, el equipo está pensando en cómo pueden evitar que el problema vuelva a ocurrir. Consideran tanto los riesgos como los costos del mantenimiento preventivo.

Al utilizar un formulario de respuesta cuando surgen problemas, la empresa puede analizar el problema, por qué sucedió y qué puede evitarlo en el futuro.

Seguimiento y análisis de costos para máxima eficiencia

Antes de UpKeep, la organización no podía rastrear muy bien los costos. Su software de compras no pudo separar los costos en categorías y, en cambio, agrupó todo.

UpKeep le permite a la empresa ver cuánto está gastando en cada sitio y evaluar la consistencia y eficiencia del equipo. Estos datos ahora se están utilizando para estandarizar los equipos en todos los sitios de la empresa, seleccionando los equipos con mejor rendimiento de todo el mundo.

Cambio de actitud entre los técnicos

Con el sistema anterior, los técnicos de la empresa no estaban realmente seguros de qué tareas debían realizar y no estaban motivados para tomar la iniciativa. A medida que ha aumentado el acceso a UpKeep, los ingenieros de toda la empresa ahora tienen la información para tomar más iniciativa, lo que ha cambiado su actitud de reactiva a una más proactiva centrada en la mejora continua.