Descubriendo Nuevas Oportunidades Durante La Pandemia

Creando la Empresa

Como innovador y consultor de mantenimiento, Florian tenía 14 años de experiencia en mantenimiento cuando perdió su trabajo durante el COVID. Cambiando como muchos otros durante este tiempo sin precedentes, decidió probar todos los nuevos sistemas de administración de mantenimiento de computadoras (CMMS) en el mercado, incluido UpKeep.

“Creé un archivo Excel masivo de lluvia de ideas con todos los pros y los contras de cada uno”, dijo Florian. “Abarcaba básicamente todas las soluciones que tenían menos de cinco años.

“Usé esa mesa para volver a mis clientes”, continuó. “Encontré trabajo contactando a clientes que estaban dispuestos a cambiar su CMMS, mostrándoles mi investigación y ayudándolos a elegir los mejores sistemas”.

Florian eventualmente comenzó su negocio, Maintenance System Limited, y continúa ayudando a los clientes a encontrar la solución CMMS adecuada para sus necesidades.

Proporcionar consultoría de mantenimiento práctica

“Hay dos caras de la empresa”, dijo Florian. “Uno es la consultoría: ayudo a cualquier fábrica, instalación o empresa de servicios públicos que necesite apoyo en torno a los procesos y estrategias de mantenimiento, ya sea una implementación de CMMS, implementación de procesos o mejora general del mantenimiento. Pero también estoy trabajando en la creación de una aplicación que cree instrucciones de video de trabajo rápidamente”.

Florian explicó lo que hace que su empresa sea diferente. “Mi enfoque es muy práctico, especialmente en consultoría”, dijo. “Entiendo los productos. Por ejemplo, si implemento UpKeep, conozco UpKeep al revés”.

Ser tan práctico le permitió a Florian darse cuenta de que todavía hay mucho espacio para nuevos productos, innovación y cambios de mantenimiento. “UpKeep es un buen ejemplo”, dijo. “Es un producto relativamente nuevo, pero está en auge porque adopta un nuevo enfoque, aprovechando la tecnología para facilitar el trabajo de los técnicos”.

Viaje a la monetización

“Al principio, me sentí incómodo por monetizar mi idea”, admitió Florian. “Esa es solo mi personalidad, creo, no soy un vendedor”.

Inicialmente, Florian no tenía la intención de que su negocio generara dinero. Pero su visión de la organización ha cambiado desde entonces. “Solía mirarlo sabiendo que no me iban a pagar”, dijo. “Ahora, sé que obtengo el 10 por ciento y eso cambia la forma en que vendo. Definitivamente añade presión, pero he aprendido a adaptarme”.

Una vez que los clientes comenzaron a acercarse a Florian con oportunidades de asociación, pudo concentrarse más en su negocio que en anunciar su producto.

Sin embargo, la monetización permanece en un segundo plano para Florian. El hecho de que esté dispuesto a trabajar gratis de vez en cuando muestra su fe en los productos que vende. “Creo que mi negocio debe estar entre mis clientes y yo”, dijo. “Generar esa confianza es muy importante.

“Incluso si no necesariamente vendo el software, estoy construyendo casos de uso, lo que conducirá a un trabajo remunerado en el futuro”, concluyó. “Mientras tanto, puedo hacer el trabajo que amo”.

Altas tasas de aceptación de clientes para UpKeep

“A la gente le encanta UpKeep, es extraño”, dijo Florian. “Nunca había visto ese nivel de aceptación en ningún otro CMMS.

“Nunca me he encontrado con un solo cliente que quisiera volver a un software anterior”, continuó. “En mis encuestas, todos piensan que UpKeep es una gran herramienta, mientras que algunos ven espacio para mejorar, pero nadie quiere volver atrás”.

Florian aprecia su alta tasa de aceptación de clientes. “Es muy importante para mí, como consultor, tener esa tasa de adopción”, dijo.

Implementación de UpKeep en el aeropuerto de Wellington

El aeropuerto de Wellington funcionaba inicialmente con un sistema diferente que era bastante antiguo. “Me contrataron para hacer que ese sistema funcionara y pasé casi un año y medio intentándolo”, dijo Florian. “Finalmente llegamos a la capacidad máxima del sistema, pero aún no estaba haciendo las tareas que necesitábamos que hiciera.

“Cuando presenté mi documento de lluvia de ideas de CMMS, todo estaba dispuesto para ellos”, continuó. “Había resaltado todas las funciones que ofrecía cada CMMS, y básicamente solo tenían que elegir”.

Wellington eligió UpKeep. “No podría decir que el equipo de Wellington eligió UpKeep para ninguna función en particular”, admitió Florian. “Les gustó el hecho de que era nuevo sin ser demasiado nuevo. También tiene cierta inversión y credibilidad, y el equipo sintió que UpKeep era una empresa con la que podían trabajar durante mucho tiempo.

“UpKeep también fue mi primera opción para ellos, por lo que eso podría haber influido en la decisión”, dijo Florian. “Sabía que el flujo de trabajo automatizado y la movilidad resultarían extremadamente útiles, y sentí que el diseño general se hizo bien”.

Fomentar la transición de CMMS

“Comencé la conversación sobre la transición de los sistemas de mantenimiento durante la pandemia”, dijo Florian. “En ese momento, el aeropuerto no estaba volando ningún vuelo internacional debido a COVID y las cosas estaban bastante tranquilas. El equipo de Wellington estuvo de acuerdo en que era un buen momento para cambiar el software de mantenimiento.

“Probablemente no habrían hecho la transición si yo no se lo hubiera propuesto”, reflexionó Florian. “Pero como confiaron en mí y vine preparado, estaban listos para sumergirse.

“Al principio, el equipo de Wellington tenía muchas preguntas”, continuó. “Si no supiera lo que estaba haciendo, no habría ido tan bien. El proceso es demasiado complicado, con la gestión de cambios, la adopción del equipo, la comunicación, etc. Y ahí es donde ser práctico es tan importante. Si puedes responder preguntas, generas confianza”.

Proceso de implementación

“Estaba bastante estresado al principio ya que nunca antes había implementado UpKeep”, dijo Florian. Sin embargo, el proceso transcurrió sin problemas y Florian tardó solo una semana en cargar los datos en el sistema. “Decidimos no traer los datos del software anterior al nuevo software para evitar complicar demasiado las cosas”, explicó. “Tuvimos que reducir los datos, lo que significaba que teníamos que pensar en lo que era necesario. También tuvimos que descifrar la organización ya que la información de los activos no era la misma”.

Entrenar al equipo fue muy fácil para Florian. “Los miembros del equipo son jóvenes y todos tienen teléfonos. Les mostré un video de capacitación de 10 minutos y no tuvieron problemas para aprender a usar la aplicación”, dijo. “También construí una página con información específica para cada tipo de trabajador”.

Construyendo una mejor cultura de mantenimiento

En el aeropuerto de Wellington, el 90 por ciento de la carga de trabajo la realizan externamente usuarios que no son de UpKeep, lo que genera algunas dificultades. “Pero la eficiencia del equipo de mantenimiento en el piso ha mejorado y los técnicos están trabajando para simplificar los procesos”, dijo Florian.

“Las solicitudes son mucho más fáciles de hacer y la gente está creando más de ellas”, continuó. “Antes, era demasiado fácil para los miembros del equipo volver a sus escritorios, distraerse y olvidarse de hacer una solicitud de orden de trabajo. Ahora, ven algo roto e inmediatamente toman una foto y envían una solicitud”.

Florian señaló que tener a todos involucrados ayuda a construir una mejor cultura de mantenimiento. “Todo el mundo tiene una voz”, dijo. “Cualquiera puede informar que algo está roto”.

Mejorando el Mantenimiento Preventivo

Cuando se implementó UpKeep por primera vez, el equipo de técnicos se vio obligado a concentrarse principalmente en el mantenimiento reactivo , ya que de repente se informaron muchos problemas pasados por alto.

“En ese momento, probablemente éramos un 90 por ciento reactivos y un 10 por ciento preventivos”, dijo Florian. “Desde entonces, hemos estado trabajando para construir un mejor sistema de mantenimiento preventivo , y lo hacemos alrededor de la mitad preventivo y la mitad reactivo”.

Sin embargo, en las instalaciones o la industria de servicios públicos, el mantenimiento preventivo no siempre es posible. “No se puede evitar un bache”, explicó Florian. “Entonces, estos porcentajes no son necesariamente relevantes en comparación con otras industrias”.

Centrándonos en los Clientes

“Hemos estado trabajando para resolver los problemas que afectan a los clientes”, dijo Florian. “Por ejemplo, si un transportador de equipaje a escala no funciona, los clientes se ven directamente afectados”.

Estos aspectos son en los que el equipo quiere centrarse. “UpKeep nos brinda una mayor comprensión”, dijo Florian. “Podemos ver qué activos están fallando, cuántos están fallando, cuánto tiempo están detenidos, dónde se están rompiendo, etc. Hemos podido concentrarnos en los activos más críticos y mejorar la experiencia de nuestros clientes. ”

Mejoras Continuas

Ahora que Florian completó la implementación inicial, continúa ayudando a Wellington a realizar mejoras. “Tenemos reuniones mensuales donde hablamos sobre lo que se debe mejorar, lo que podemos hacer mejor”, dijo.

“Recientemente, nos hemos centrado en las condiciones visuales”, continuó Florian. “Por ejemplo, los puentes aéreos deben limpiarse y las luces deben funcionar. Si los clientes suben a un avión sucio que no huele bien y hace ruidos extraños, no estarán muy satisfechos”.

El objetivo es brindar una excelente experiencia al cliente desde el avión hasta el estacionamiento. “Eso significa que todo lo que tocas y ves está limpio y en buenas condiciones”, dijo Florian. “Estamos alentando a los limpiadores, los trabajadores y los contratistas a buscar problemas y reportarlos”.

Aumento de la eficiencia, mejora de los análisis

“Antes de UpKeep, teníamos que hacer muchas suposiciones”, señaló Florian. “Nuestras solicitudes no tenían imágenes y, a veces, no eran lo suficientemente claras, lo que significaba que teníamos que llamar a la persona que hizo la solicitud para aclarar”.

Reducir la confusión con un mejor sistema de solicitud ahorra una cantidad sustancial de tiempo y mejora la eficiencia. “Nuestras reuniones son más cortas y están mejor organizadas”, dijo Florian. “Sabemos de lo que estamos hablando y lo que estamos tocando”.

Con el software anterior, los análisis se hacían en Excel. “Para cada reunión, tenía que preparar y actualizar todos los datos manualmente”, dijo Florian. “Tomó mucho tiempo. Ahora las cosas son mucho más rápidas”.

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