Columbia Fruit ahorra dinero con inventario organizado.

Desafío

El sistema de mantenimiento de Columbia Fruit estaba anticuado y desorganizado. Sin un sistema para realizar un seguimiento de las piezas de repuesto, muchos técnicos simplemente pedían materiales cuando los necesitaban. Esto dio como resultado piezas adicionales no utilizadas y recursos desperdiciados. La mayor parte del trabajo de mantenimiento simplemente ocurría cuando el equipo se estropeaba; no había una manera fácil de rastrear y planificar las tareas de mantenimiento preventivo.

Solución

La empresa seleccionó la primera solución móvil de UpKeep para ayudarla a organizar la carga de trabajo de sus técnicos y crear un inventario preciso de piezas. “Las cosas ya están mucho mejor”, dijo Jaziel Alejandro, gerente de TI de Columbia Fruit. “Nuestro inventario aún no es 100 por ciento preciso, pero estamos trabajando para lograrlo. También hacemos un seguimiento de lo que hacen los técnicos, cuándo lo hacen y cuánto tardan”.

La facilidad de uso simplifica la implementación

Dado que Columbia Fruit había estado usando un sistema de lápiz y papel durante tanto tiempo, se necesitó un cambio cultural para cambiar a UpKeep. Sin embargo, el equipo encontró que la interfaz de usuario era fácil de usar e intuitiva, lo que hizo que la implementación general fuera más fácil y aceptada.

“Tenemos algunos técnicos que no son muy expertos en tecnología y se sentían cómodos con la forma antigua de hacer las cosas”, dijo Jaziel. “La plataforma es bastante fácil de navegar. La mayoría de las funciones son fáciles de encontrar, incluso sin ninguna guía. Puede simplemente navegar a través de las diferentes pestañas y eventualmente llegar a donde lo necesita. También hemos estado usando los videos cortos y los tutoriales de UpKeep, que también son muy útiles”.

Asignación y seguimiento de órdenes de trabajo

Durante los primeros meses, Columbia Fruit comenzó a vincular el trabajo de su taller de mantenimiento y su taller de camiones con el sistema de UpKeep. Además, la compañía ha añadido códigos QR a toda su maquinaria y activos.

“Eso permite que un técnico se acerque a la máquina real, saque un teléfono, escanee el código QR, acceda a la orden de trabajo y complete la orden de trabajo fácilmente”, explicó Jaziel. Hasta ahora se han agregado poco más de una docena de técnicos y, eventualmente, se agregarán el equipo de mantenimiento de producción, el equipo mecánico y el equipo de refrigeración.

Organización de inventario significa dólares ahorrados

Un área importante de mejora y ahorro de costos giró en torno a la gestión del inventario de piezas de repuesto. “Descubrimos que las piezas no se usaban correctamente o se perdían rápidamente porque no había un sistema para realizar un seguimiento de ellas”, dijo Jaziel. “También encontrábamos grandes excedentes de ciertas partes porque se extraviaban en algún lugar y los técnicos seguían ordenando más”.

El problema afectó el inventario de bulbos de aire, bulbos de agua y sensores, así como muchas piezas pequeñas que se perdían fácilmente. “También mantuvimos los motores de las máquinas en stock porque son costosos y generalmente se necesitan rápidamente”, agregó Jaziel. “Sin embargo, si tuviéramos varios y luego retiramos un equipo, eso fue simplemente una pérdida de dinero porque esas partes nunca más se necesitarán”.

Inicio de un programa de mantenimiento preventivo

En el antiguo sistema manual, Columbia Fruit a menudo solo esperaba que el equipo se descompusiera antes de repararlo. UpKeep le permite a la empresa tener las herramientas para trabajar de manera más proactiva.

“Hemos estado tratando de crear un programa de mantenimiento preventivo con listas de verificación para que los técnicos salgan al piso todos los días y revisen ciertas piezas del equipo”, dijo Jaziel. “Queremos que hagan un recorrido rápido y completen esas listas de verificación solo para asegurarse de que las máquinas funcionen como deberían y corrijan los problemas antes de que se necesiten reparaciones importantes”.

Además, UpKeep también ha ayudado a Columbia Fruit a realizar un seguimiento y programar el mantenimiento de los equipos en función de las horas utilizadas. Al usar medidores en activos como carretillas elevadoras eléctricas, los técnicos pueden estar mejor al tanto del mantenimiento requerido.

“Nuestros técnicos establecerán una cierta cantidad de horas para cada equipo y, una vez que se alcance ese número, llevarán esa pieza al taller”, dijo Jaziel. “Por ejemplo, cada 5000 horas, podemos engrasar las piezas de un montacargas y revisar ciertos componentes. Uno de nuestros activos críticos funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana porque es responsable de mover la fruta y empacar las bolsas antes de que se envíen a las tiendas minoristas. “Nuestros procedimientos estratégicos de mantenimiento preventivo nos ayudan a vigilarlo de cerca para que, cada cierto tiempo, reemplacemos las barras, ajustemos los sensores y cambiemos las cuchillas para que siga funcionando sin problemas. ”

Rendimiento basado en datos

A medida que Columbia Fruit comienza a utilizar cada vez más las funciones de UpKeep, la empresa puede obtener información analítica y de informes de sus órdenes de trabajo diarias y su sistema de seguimiento de inventario. Eventualmente, estos datos pueden ayudar a su equipo de administración a tomar decisiones comerciales más inteligentes.

“Nuestro equipo de administración realiza un seguimiento de cuántos pedidos se completaron y cuántos pedidos nuevos se crearon”, explicó Jaziel. “También usamos los filtros para ver datos por técnico, por ocasión o por departamento solo para tener una mejor comprensión de dónde se está realizando la mayor parte del trabajo y qué está sucediendo ahí fuera”.

La compañía también planea comenzar a rastrear el tiempo de inactividad de la máquina. “Queremos saber cuáles nos están dando más problemas y cuáles están ocupando la mayor parte del tiempo de nuestros técnicos”, agregó Jaziel. “También queremos realizar un mejor seguimiento de las piezas y qué máquinas requieren la mayor cantidad de repuestos”.

UpKeep simplifica el proceso de auditoría

Como parte de la industria alimentaria, Columbia Fruit tiene que someterse a muchas auditorías a lo largo del año. UpKeep ha simplificado mucho el proceso de auditoría.

“Básicamente, tenemos una auditoría bastante grande solo para supervisar la seguridad de nuestros trabajadores y la seguridad de la fruta”, dijo Jaziel. “Queremos asegurarnos de que todo esté limpio y que las máquinas y los equipos se desinfecten adecuadamente después de cada turno y antes de cada nuevo turno. Queremos asegurarnos de que todas nuestras piezas y productos químicos sean aptos para uso alimentario. UpKeep nos ayuda a realizar un seguimiento de todo eso, así como de todas las pautas que debemos seguir”.