La franquicia Chick-fil-A rastrea más de $60,000 en activos.

Desafío

Aunque Austin era responsable de dos ubicaciones de restaurantes y alrededor de 100 activos, admitió: “Antes de UpKeep, realmente no administraba esos activos. Operamos de boca en boca, mensajes de texto y luego por órdenes de trabajo en papel”.

Inicialmente, el equipo de Austin no supervisó el tiempo de inactividad, el rendimiento ni siquiera el mantenimiento preventivo. El sistema estaba basado en órdenes de trabajo, pero ni siquiera podía manejar la gestión básica de tareas. “Nuestro mayor problema era que el sistema de mantenimiento no funcionaba si yo no estaba”, dijo Austin. “Regresaba a 50 órdenes de trabajo en espera y no tenía idea de lo que estaba pasando.

Solución

Austin aprovechó la prueba gratuita de UpKeep y le mostró a su jefe lo que podía hacer. El equipo eligió UpKeep por su flexibilidad y facilidad de uso. Inicialmente, Austin solo lo usaba para órdenes de trabajo, pero a medida que se alcanzaban y ajustaban los objetivos, comenzó a explorar otras características del sistema.

“Aprecio la transmisión en vivo de las órdenes de trabajo”, dijo Austin. “Podemos ver las cosas de inmediato y rastrear dónde están, incluso si estamos en casa. Desde que implementamos UpKeep, también comenzamos a realizar un seguimiento de los activos, el tiempo de inactividad, el tiempo de trabajo, el inventario de piezas, el mantenimiento preventivo y el análisis”.

Resultados

UpKeep ha ayudado a Austin a renovar por completo su sistema de inventario. En lugar de pasar horas buscando una pieza que podría estar en tres ubicaciones diferentes o que ni siquiera está en stock, Austin puede buscarla en UpKeep y ubicar la pieza de inmediato. Esto ha ayudado a Chick-fil-A a reducir el tiempo de inactividad de los activos y eliminar el exceso de existencias.

La comunicación es otra área que ha mejorado dramáticamente. Los empleados saben dónde y cómo enviar órdenes de trabajo. Los campos obligatorios aseguran que Austin tenga toda la información que necesita para completar la orden de trabajo, y todos pueden iniciar sesión en el sistema para obtener una actualización del estado de cualquier orden de trabajo.

“Estoy más organizado y menos estresado”, dijo Austin. “Mirando dónde estaba antes, podría haber perdido mi trabajo ahora porque estaba muy desorganizado. UpKeep me ha permitido seguir haciendo lo que disfruto”.

Gestión del mantenimiento sin un sistema

Sin un sistema de mantenimiento real, el mayor problema de Austin era cumplir con las órdenes de trabajo cuando estaba ausente. Las órdenes de trabajo se enviaban de boca en boca o en papel y era imposible hacer un seguimiento de las tareas si Austin no estaba realmente en las ubicaciones.

“Si estuviera en la tienda, recibiría esas órdenes de trabajo de inmediato y sabría lo que está pasando”, dijo. “Pero si me iba de vacaciones, las órdenes de trabajo se acumulaban con bastante rapidez”.

Incluso cuando Austin estuvo en el lugar, no pudo realizar un seguimiento de todas las órdenes de trabajo. Las tareas, especialmente las de baja prioridad, a menudo se olvidaban si se enviaban a través de un mensaje de texto o una conversación en persona.

Administrar el inventario de piezas también fue una lucha. “Tal vez tenga que pasar dos horas localizando una pieza, simplemente porque no sé dónde está”, explicó Austin. “Podría estar en múltiples ubicaciones diferentes. Fue una gran pérdida de tiempo, lo que resultó, por supuesto, en un mayor tiempo de inactividad de la máquina y pérdidas financieras”.

Descubriendo e implementando UpKeep

Aunque Austin siempre había querido implementar un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), el costo se había interpuesto en el camino. Cuando el precio dejó de ser un problema, Austin investigó las características que quería que tuviera un CMMS potencial.

“Estaba buscando una plataforma de mantenimiento que pudiera acomodar lo que necesitaba que hiciera”, dijo. “UpKeep fue más fácil de usar que los otros sistemas que investigué. Podría personalizarlo según lo que necesite en cuanto al seguimiento del inventario de piezas, el tiempo de inactividad, etc. Las otras plataformas simplemente no tenían esas características.

“Usé UpKeep en el plan de prueba gratuito durante una semana y luego le mostré a mi jefe lo que podía hacer”, continuó Austin. A lo largo del proceso de implementación, Austin agradeció al equipo de servicio al cliente de UpKeep.

“El equipo de servicio al cliente es muy receptivo”, dijo. “Por lo general, hay alguien para responder, y si no lo hay, el equipo me devuelve la llamada dentro de un día. Todos en el equipo saben cómo funciona UpKeep”.

Evolución de los objetivos

Originalmente, el equipo de mantenimiento de Chick-fil-A solo usaba UpKeep para las órdenes de trabajo. “En ese momento, no rastreamos las piezas, el mantenimiento preventivo, los activos ni los análisis”, explicó Austin. “Pero incluso entonces, todos vimos el valor de UpKeep y lo que podría ayudarnos a hacer”.

La creación de un inventario de piezas fue otro objetivo importante. “Me sentaba en el piso de mi sala de estar hasta la medianoche colocando todas las piezas”, agregó. “Tenemos más de 50 000 piezas en inventario, por lo que definitivamente fue un proceso largo”.

Austin se convirtió recientemente en miembro Business Plus y sus objetivos siguen cambiando. “Actualmente estoy trabajando en análisis de seguimiento”, dijo Austin. “Hago un seguimiento de mi tiempo de inactividad y las órdenes de trabajo, así como las tarifas por hora de los técnicos externos, electricistas y plomeros. Puedo regresar y ver, por ejemplo, que he ahorrado $50,000 este mes en mantenimiento”.

Austin también está trabajando en el seguimiento del historial de órdenes de trabajo. “Hemos usado UpKeep durante cuatro o cinco años, y sería muy bueno revisar las órdenes de trabajo antiguas”, reflexionó. “Me encantaría ver varios cálculos a lo largo de los años. Pero sé que me olvidé de poner muchas de esas órdenes de trabajo en UpKeep”. Este año, Austin espera cambiar eso asegurándose de que todas sus órdenes de trabajo estén en UpKeep.

Priorización de tareas

Con la información que ofrece UpKeep, Austin puede construir su día de trabajo. “Soy capaz de priorizar las tareas”, dijo. “Me aseguro de terminar primero las órdenes de trabajo de alta prioridad. Sé exactamente cómo va a ser mi día y ya no pierdo el tiempo deambulando por cada tienda buscando problemas. Ya sé exactamente lo que está pasando.

“Estoy en una posición en la que sé lo que tenemos en stock y exactamente dónde está todo”, continuó Austin. “Sé qué órdenes de trabajo deben completarse y dónde están las piezas requeridas.

Por ejemplo, si llega una orden de trabajo, Austin puede ver de inmediato que necesita, digamos, un sello de bomba para la reparación. La noche anterior, puede ingresar a UpKeep y ver si esa parte está disponible antes de comenzar el día siguiente. Tener la información del inventario al alcance de la mano hace que cada día sea más eficiente.

Administrar y mejorar el inventario

Aunque Austin pasó horas organizando e ingresando datos de inventario en UpKeep, ahora aprecia los beneficios, en particular los ahorros de costos por no tener exceso de existencias y reducir el tiempo de inactividad.

“Antes de UpKeep, podía gastar más dinero en piezas simplemente porque pensaba que no las tenía, cuando en realidad las tenía”, explicó Austin. “Solía hacer un pedido de una pieza todos los meses solo para tratar de mantenerme al día con mi inventario. Puede que solo sean artículos pequeños que cuestan seis centavos, pero ordenaría muchos de ellos. Esas piezas empezaron a acumularse porque no recordaba que las había comprado el mes anterior.

“Ahora puedo ver en el inventario que tengo alrededor de 50 de esas piezas”, continuó. “Así que pedimos un artículo de inventario diferente o esperamos hasta el próximo mes. En diciembre, revisé UpKeep y me di cuenta de que tenía pocas existencias en algunas cosas, así que seguí adelante y las ordené. Especialmente con la pandemia, mi jefe quiere mantener las piezas en stock, ya que los retrasos en el envío pueden ser de hasta un año”.

Austin también aprecia el hecho de que UpKeep señale los artículos de inventario bajo. “Mientras que, antes, es posible que no haya visto que teníamos poco inventario, aparte de contar físicamente los artículos, ahora tengo mi pequeña bandera roja que dice: 'Oye, esto es bajo, reordenemos esto'”.

Con más de 50 000 piezas con un valor aproximado de $60 000, el seguimiento del inventario no es fácil. “UpKeep también me ha ayudado a mantener el inventario bajo y funcional”, dijo Austin.

El inventario mejorado también reduce el tiempo de inactividad al ayudar a los técnicos a ubicar las piezas más rápido. Con dos ubicaciones y una oficina y ubicación de almacenamiento fuera del sitio, Austin o su equipo solían tardar horas en encontrar las piezas. “Ahora, puedo encontrar inmediatamente las piezas que necesito y comenzar la orden de trabajo”, agregó. “En términos de tiempo de inactividad, el inventario de piezas es donde UpKeep ha ayudado más. Probablemente hemos ahorrado al menos un 50 por ciento en tiempo de inactividad”.

El inventario mejorado también crea un ambiente de trabajo más seguro para los empleados. “Por ejemplo, es posible que nos falten algunas piezas en nuestras freidoras”, explicó Austin. “Puede que esté esperando en esas partes, y aunque las freidoras aún funcionan, hay un problema de seguridad. Ahora, probablemente tengamos esos artículos en stock, y puedo buscar cuántos tenemos y dónde están ubicados. Podemos seguir adelante y reparar las freidoras de inmediato. Queremos que las cosas sean funcionales y también queremos asegurarnos de que nuestro equipo esté seguro”.

El simple hecho de tener conocimiento de inventario disponible es un gran beneficio no solo para las ubicaciones de Austin, sino también para los restaurantes Chick-fil-A de los alrededores.

“Mi jefe me llamó y me preguntó si tenía esta pieza en stock”, dijo Austin. “Lo necesitaba para otra ubicación. Antes, podría haber pasado algunas horas tratando de encontrar la pieza. Pero con UpKeep, pude decirle inmediatamente a mi jefe que teníamos dos en stock y dónde estaban exactamente”.

Mejora de la información de las órdenes de trabajo

Antes de UpKeep, cuando algo se estropeaba, los empleados a menudo no sabían qué hacer ni a quién decírselo.

“UpKeep es más fácil de usar, tanto para mí como para el otro”, dijo Austin. “Mantenemos iPads en la tienda con UpKeep para que el equipo pueda enviar una orden de trabajo tan pronto como se rompa algo. Nadie tiene que iniciar sesión en una computadora física: es fácil presionar el botón e ingresar al sistema.

“También envío el enlace por correo electrónico a cualquier persona que quiera UpKeep en su teléfono. Eso puede ser útil, especialmente en nuestra oficina externa, que no tiene un iPad”, continuó.

Cuando las órdenes de trabajo se enviaban mediante un mensaje de texto o una conversación en persona, a Austin le costaba obtener una imagen completa del problema. UpKeep cambió eso drásticamente.

“Puedo ver las órdenes de trabajo de inmediato”, dijo Austin. “Y cuando las personas los envían, están ingresando toda la información que necesito”, continuó. “Puedo obtener la historia completa sin tener que perseguir a alguien para hacerle preguntas. Inmediatamente sé lo que está pasando, incluso antes de llegar a la tienda”.

Austin agradece la posibilidad de enviar fotografías con órdenes de trabajo. “Realmente ayuda a completar toda la historia de lo que está pasando”, dijo.

Una mejor información sobre las órdenes de trabajo permite a los técnicos encontrar piezas de inventario rápidamente y resolver problemas, lo que reduce el tiempo de inactividad.

En el día a día de administrar los restaurantes, Austin se esfuerza por cumplir con las órdenes de trabajo. “Las tiendas envían las órdenes de trabajo y, por lo general, las reviso de inmediato para evitar retrasos”, dijo. “Me aseguro de tomarme el tiempo para ponerlos en UpKeep”.

Mejor comunicación

La capacidad de enviar órdenes de trabajo desde un teléfono es muy beneficiosa para la comunicación del equipo.

“Si los empleados recuerdan una reparación mientras estaban sentados en casa a las 10 de la noche, pueden continuar y enviar una orden de trabajo desde sus teléfonos”, dijo Austin. “Debido a que enviar órdenes de trabajo es tan fácil, es menos probable que se olviden las tareas”.

UpKeep está disponible para todo el equipo. “Cualquiera puede buscar órdenes de trabajo y verificar que estén listas”, dijo Austin. “También podemos saber si está en progreso, en espera, esperando una pieza o completada. Con la sección de comentarios y actualizaciones, también podemos ver, por ejemplo, que esta parte no estará aquí hasta esta fecha.

“Antes, simplemente no obtenía suficiente información cuando se enviaban las órdenes de trabajo”, continuó. “Debido a que estoy a cargo de dos ubicaciones diferentes, es posible que ni siquiera sepa para qué ubicación es una orden de trabajo. Solía asomar la cabeza todos los días en ambas tiendas solo para averiguar qué estaba pasando. Ahora sé cuántas órdenes de trabajo tengo en cada ubicación y sé dónde voy a trabajar cada día. Eso ahorra tiempo y conducción”.

Finalmente, la información mejorada ayuda durante las auditorías. “Cuando llega el departamento de salud, no nos rebajan mientras la orden de trabajo esté en el sistema”, dijo Austin.

Automatización de tareas de mantenimiento preventivo

Austin luchó con el mantenimiento preventivo antes de implementar UpKeep. “La mayoría de las veces, me olvidaba o no tenía tiempo para ello”, admitió. “En ese momento, estaba luchando por encontrar piezas o averiguar qué estaba pasando con una máquina. Las tareas de mantenimiento preventivo solían quedarse allí durante un mes. Diez a 15 órdenes de trabajo se acumulaban y me molestaban hasta que finalmente las conseguía.

“De hecho, acabo de completar una orden de trabajo que era del año pasado”, dijo. “Era una prioridad tan baja que seguí postergándola. Finalmente decidí quitarlo del camino”.

Con 100 activos diferentes para realizar un seguimiento, el mantenimiento preventivo definitivamente puede ser una lucha. “Si me olvido de hacer el mantenimiento de 30 días en un activo, causa desgaste en la máquina”, dijo Austin. “UpKeep crea automáticamente esas órdenes de trabajo para que sepa cuándo tengo que completar el mantenimiento preventivo. Hasta que se haga, permanece en el sistema donde me aseguraré de verlo”.

Austin cree que un mejor mantenimiento preventivo da como resultado menos averías y, como resultado, menos órdenes de trabajo. “Por el momento solo tengo cinco órdenes de trabajo en espera”, dijo.

Uso de análisis para justificar el reemplazo de activos

Chick-fil-A solo quiere reemplazar el equipo si los costos de reparación son más de la mitad del valor de la máquina. Sin embargo, antes de UpKeep, era imposible ver los costos completos de reparación.

“Ahora, vinculo mis órdenes de trabajo a cada activo”, explicó Austin. “Estaba viendo cuánto costaron las reparaciones de nuestras freidoras durante el año pasado y una costó más de $6,000. Es solo una máquina de $ 8,000, así que me comuniqué con la empresa y la reemplazaron. Fue gracias a UpKeep que pude ver ese número y tener los registros completos que necesitaba”.

UpKeep también le permite a Austin ver cuántas veces ha completado la misma orden de trabajo para un activo, lo que permite detectar defectos, encontrar causas raíz o justificar el reemplazo de la máquina. “Antes de UpKeep, ni siquiera recordaba qué órdenes de trabajo había hecho el mes anterior”, dijo Austin. “Ahora, puedo ver el historial de órdenes de trabajo y encontrar tendencias como esta”.

Trabajar en la cooperación de los empleados

“Tomó mucho tiempo lograr que todos se unieran, probablemente algunos años”, admitió Austin. “Incluso ahora, sigo recibiendo mensajes de texto de órdenes de trabajo todo el tiempo. Ha sido una lucha lograr que todos usen UpKeep”.

Sin embargo, la mayoría de los empleados ahora tienen la mentalidad de que una tarea no se realizará hasta que esté en UpKeep.

“En general, los gerentes han respondido bien”, continuó Austin. “Uno de los gerentes le dijo a alguien: 'Oh, Austin no trabaja en nada hasta que lo pones en UpKeep'. Por supuesto, esa es la única forma en que sé que algo está roto.

Sin embargo, a veces sigue siendo una lucha. “Siempre hay algo roto”, dijo Austin. “Podría ser algo pequeño que no afecte demasiado el funcionamiento de la máquina. A veces, los empleados simplemente esperan e ignoran esos pequeños problemas. Estoy tratando de entrenarlos para que sean proactivos sobre problemas menores, incluso si no están causando que la máquina se averíe”.

Tiempo de seguimiento

“El seguimiento del tiempo es definitivamente nuestro KPI más útil”, dijo Austin. "Puedo realizar un seguimiento de mi propio tiempo de trabajo, el tiempo dedicado a cada categoría y el tiempo de inactividad de la máquina".

Dio un ejemplo. “La semana pasada arreglé una luz y me tomó un total de tres horas”, explicó Austin. “Pero en realidad solo me llevó una hora hacer la luz; las otras dos horas las pasé tratando de conseguir la pieza en la ciudad porque no la tenía en stock.

“Soy capaz de desglosar mi tiempo en tiempo de llave y tiempo de manejo”, continuó. “Puedo ver que pasé 30 horas conduciendo esta semana. Como resultado, buscaré soluciones para reducir el tiempo de conducción. También podemos considerar mantener piezas adicionales en el inventario. Es posible que nunca antes hayamos necesitado esta pieza específica, pero puede valer la pena mantenerla en stock: dos horas de mi tiempo valen mucho más que una pieza de $4”.

Austin dio otro ejemplo que muestra cuánto ayuda contratada acelera los trabajos. “Me tomó una hora y media limpiar los pisos solo”, dijo. “Con ayuda, solo nos lleva unos 32 minutos. Nuestro KPI de seguimiento del tiempo nos permite ver cuánto estaba reduciendo el tiempo esa ayuda contratada”.

La empresa ocasionalmente contrata proveedores externos para solucionar ciertos problemas. “Cuando tenemos otros contratistas, no hago un seguimiento de su tiempo”, dijo Austin. “Pero sé que solucionar cierto problema eléctrico me llevó tres horas resolverlo. Baso su tiempo en eso a pesar de que pueden haberlo hecho más rápido”.

Austin clasifica sus órdenes de trabajo en varias categorías, como electricidad, limpieza, daños, mantenimiento preventivo y proyecto. Realiza un seguimiento del tiempo dedicado a cada categoría.

“En los análisis, puedo ver exactamente cuánto tiempo he dedicado a la limpieza, por ejemplo, y compararlo con otras categorías”, dijo. “Eso nos da una buena idea de a dónde va nuestro tiempo”. Un mejor seguimiento del tiempo permite a Austin y su equipo descubrir formas de ahorrar tiempo, lo que les ayuda a reducir el tiempo de inactividad de la máquina y aumentar las ganancias.

“Estamos recaudando $16 millones al año en negocios”, dijo Austin. “Una máquina que está inactiva durante una hora realmente puede costarnos”.

Planes de futuro agresivos

A medida que la empresa mira hacia 2022, Austin tiene planes agresivos para continuar refinando su inventario de piezas, expandir su historial de órdenes de trabajo y continuar capacitando a los empleados de Chick-fil-A para notar más cosas que se pueden mejorar a su alrededor.

“El año pasado, completé más de 700 órdenes de trabajo a través del sistema, además de las que completé fuera de UpKeep”, dijo Austin. "Acabo de restablecer mi tiempo para el nuevo año, y este año espero ver 1500 órdenes de trabajo completadas".