Caltech reduce el tiempo de llave con un registro histórico de mantenimiento preventivo.

Fondo:

Caltech es un instituto de ciencia e ingeniería de renombre mundial con un campus de 124 acres en Pasadena, California, así como varias instalaciones de investigación a gran escala y una red global de observatorios astronómicos, incluido el Observatorio Palomar en San Diego, California. Caltech reúne algunas de las mentes más brillantes del mundo y las herramientas más innovadoras para abordar cuestiones científicas fundamentales y desafíos sociales apremiantes.

Rick Burruss es el superintendente del sitio en el Observatorio Palomar, que alberga varios telescopios utilizados para la investigación por académicos afiliados a Caltech, el Laboratorio de Propulsión a Chorro (JPL) de Caltech/NASA, la Universidad de Yale y los Observatorios Astronómicos Nacionales de China (NAOC). El Observatorio Palomar se encuentra entre las instalaciones científicas más emblemáticas del mundo y una joya de la corona en las tradiciones de investigación de Caltech. Concebido hace casi 100 años, el observatorio ha estado en funcionamiento científico continuo desde finales de la década de 1940 y sigue siendo productivo y relevante en la actualidad.

El reto:

Rick Burruss, superintendente del sitio, supervisa las instalaciones del Observatorio Palomar, que incluye las operaciones de los domos y los telescopios avanzados, así como el mantenimiento de varias cabañas para el personal. En el pasado, los miembros de la tripulación manejaban las tareas de mantenimiento preventivo con portapapeles y lápices. “Si alguien anotó en papel cuál era el problema, realmente no se puede buscar digitalmente”, dijo Rick Burruss. Los empleados necesitaban un sistema que les recordara cuándo vencía el próximo trabajo, además de aumentar la eficiencia del equipo.

La solución:

Rick quería trasladar a sus equipos a una forma digital de realizar un seguimiento del mantenimiento preventivo y las órdenes de trabajo. Quería encontrar una solución digital que ayudara a organizar sus equipos y facilitara que su equipo garantizara que todo el mantenimiento preventivo se realizara a tiempo.

“UpKeep es beneficioso de dos maneras; organiza a los empleados para que no se pisoteen unos a otros, y son muy eficientes en lo que hacen y a dónde van”. -Rick Burruss, Superintendente del sitio.

Reemplazo de un sistema de lápiz y papel con la responsabilidad de una solución digital

El Observatorio Palomar tiene una larga historia y necesitaba una herramienta de mantenimiento simple pero poderosa para igualar su impresionante legado cultural. Muchos de los telescopios necesitaban mantenimiento preventivo de rutina porque la institución tiene más de setenta años. Rick tiene cuatro equipos diferentes que realizan más de 400 órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo para garantizar que las estructuras funcionen a su máximo potencial cuando los líderes académicos realizan investigaciones de vanguardia.

Anteriormente, los miembros de la tripulación a veces olvidaban cuándo las personas realizaban el mantenimiento preventivo y tenían que confiar en que la información escrita en los portapapeles estaba actualizada. “Entonces no había una disciplina consistente, no había una buena organización, simplemente no era tan útil. Mi objetivo con una solución de software digital era tener recordatorios actualizados cuando algo no se ha hecho, por lo que te ves obligado a hacerlo”, compartió Rick. Con UpKeep, Rick ve más propiedad sobre el trabajo terminado y confía en la plataforma como una fuente confiable de información cuando se trata de trabajo de mantenimiento.

Un registro histórico de mantenimiento preventivo reduce el tiempo de trabajo

Una vez que Rick ingresó todos sus activos y entrenó a su equipo en UpKeep, estaban listos para comenzar y funcionando rápidamente. Rick asignaría PM al técnico disponible más cercano y documentarían todos los procedimientos en UpKeep. En los últimos cinco años, uno de los telescopios más grandes ha fallado de manera algo rutinaria, lo que afecta la capacidad de los investigadores para realizar su trabajo de astronomía de vanguardia. Cuando anteriormente se usaba un sistema de lápiz y papel, a menudo era un desafío para los técnicos recordar qué trabajo se había hecho previamente para reparar el telescopio. Esto conduciría a un mayor tiempo de llave y trataría de averiguar qué se hizo previamente para poner el telescopio en funcionamiento. Cuanto más largo sea el tiempo de reparación, es menos probable que el telescopio esté disponible para que los investigadores lo aprovechen.

Ahora con UpKeep, Rick dice que los técnicos "escribieron algunas notas" en UpKeep y "tomaron fotos y las asociaron con esa tarea de trabajo en particular". Cuando los telescopios fallaron hace dos meses, “nos referimos a ese último esfuerzo en UpKeep para encontrar detalles de qué trabajo se hizo y cómo se veían las cosas”. Los técnicos pueden usar sus datos anteriores en UpKeep para informar sus decisiones de reparación, qué piezas usar y qué procedimientos funcionan mejor con el telescopio. Esto, a su vez, redujo su tiempo de retoques para descubrir mecanismos anteriores, lo que permitió que los telescopios funcionaran de manera más eficiente.

La aplicación simple de UpKeep es adoptada por los técnicos

Después de implementar UpKeep en todo su equipo de mantenimiento, Rick se conmovió al ver qué tan rápido el equipo comenzó a usar la aplicación. “Fue bastante revelador cómo mi equipo había aceptado esto desde el principio y que estaban emocionados de asumir esto”, compartió Rick. Los miembros del equipo de mantenimiento se han hecho más responsables de su trabajo. En los primeros meses, comenzaron a agregar imágenes a las órdenes de trabajo y aprendieron por sí mismos cómo usar la aplicación con el Centro de ayuda de UpKeep. Aunque implementar un nuevo software para un equipo a veces puede ser desalentador, la simplicidad de la aplicación de UpKeep hizo que cada técnico pudiera tomar fácilmente la aplicación y realizar aún más trabajo con la herramienta de su teléfono inteligente.

Mayor propiedad y compromiso del equipo

Al completar las órdenes de trabajo asignadas en UpKeep, el equipo de Rick ha sentido un mayor sentido de propiedad sobre sus tareas. “Creo que lo único que hizo UpKeep fue traer energía y propiedad a grupos que antes no existían”. Mientras que antes el equipo enfrentaba desafíos con la organización y asignación de tareas, Mantenimiento ha permitido que el equipo se apropie más de las órdenes de trabajo porque el equipo está emocionado de tachar cosas de la lista.
Como comparte Rick, “creó una competencia realmente feliz que existe incluso ahora. La gente está emocionada de asociar sus nombres con hacer cosas, y eso no estaba tan disponible en la hoja de cálculo”.

Mayor visibilidad del rendimiento del equipo

Rick ahora puede ver qué tareas se completaron y las órdenes de trabajo que deben completarse, por lo que puede planificar y programar el día de manera más efectiva. Como comparte Rick, "puedo controlar quién se está quedando atrás o qué tareas se están quedando atrás". Rick puede usar los datos para priorizar de manera más eficiente el mantenimiento preventivo de los equipos para garantizar que todo funcione correctamente. “Todo el equipo está realmente feliz y comprometido y, de hecho, justo ayer, uno de mis mecánicos estaba emocionado de agregar algo nuevo, que vi, por supuesto, ya que soy el administrador principal, puedo ver cada actualización que hacen. hacer, así que... Sé que estaba emocionado.