La compañía de pruebas de ensayo aumenta el tiempo de actividad hasta alrededor del 90%.

Desafío

La empresa usó un sistema CAFM durante años antes de UpKeep. Era costoso y no podía analizar datos, rastrear órdenes de trabajo de manera efectiva o almacenar datos accesibles. El sistema tenía una opción móvil, pero el gasto adicional significaba que no valía la pena para el equipo.

Además, se utilizó un sistema completamente independiente para el seguimiento y la compra de inventario. Aunque el sistema rastreaba efectivamente el inventario, el equipo técnico tenía problemas constantes con los desabastecimientos. Como solución temporal, el equipo recurrió a hojas de cálculo y pizarras sin conexión para manejar sus órdenes de trabajo e inventario.

Solución

Cuando un nuevo director se unió a la empresa, revisó la situación del mantenimiento. Cuando llegó el momento de renovar el antiguo paquete de mantenimiento, decidió buscar otras soluciones de mantenimiento y encontró UpKeep. Aunque el director tenía poca experiencia con el software, no tuvo problemas para instalar UpKeep, transferir datos del sistema anterior y capacitar a su equipo.

Resultados

El equipo usa UpKeep para órdenes de trabajo, inventario, almacenamiento de datos y seguimiento de KPI. Por ejemplo, el tiempo de actividad se había reducido hasta en un 60 % en un área en el pasado; ahora, el tiempo de actividad de los activos es de alrededor del 90% en promedio.

Además, desde que implementó UpKeep, el equipo ha podido tomar decisiones más informadas sobre las necesidades futuras en función de las expectativas de crecimiento y la capacidad actual de los activos. El equipo continúa notando tendencias interesantes que pueden ayudar a aumentar la eficiencia general. Por ejemplo, durante COVID, la compañía agregó un tercer turno para implementar el distanciamiento social. Se dieron cuenta de que esta solución eliminaba los cuellos de botella y mejoraba la eficiencia de utilización de los activos mediante el análisis de los datos de UpKeep.

Luchas en curso con el sistema CAFM

Antes de UpKeep, el equipo dependía de un conocido sistema CAFM para sus necesidades de mantenimiento.

La dirección de la empresa renovaba las licencias cada año y seguía usándolas, pero el equipo no obtenía ningún valor real de ellas. Por ejemplo, no estaba ayudando a analizar datos para ayudar a determinar métodos más rentables. Como resultado, costaba dinero sin reducir otros costos.

Las órdenes de trabajo a menudo pasaban por alto el sistema por completo. Dado que el sistema simplemente no podía hacer un trabajo adecuado, el equipo terminó escribiendo a mano las órdenes de trabajo en una pizarra.

El almacenamiento de datos tampoco estaba a la altura. El equipo no estaba usando los datos del sistema ya que era difícil incluso acceder a la información. Como resultado, los técnicos tuvieron que usar hojas de cálculo fuera de línea para complementar el sistema CAFM. Este sistema de hoja de cálculo tenía sus propios problemas, particularmente la inexactitud de los datos.

El equipo sabía que una opción móvil resolvería muchas ineficiencias del flujo de trabajo. Si bien el sistema anterior tenía una opción móvil, habilitarla era costoso y era tosco y anticuado.

Aunque el sistema CAFM se usaba ampliamente, no se adaptaba al entorno de producción de la empresa.

Buscando una nueva opción

El equipo nunca se ha sentido apoyado por el software anterior. Poco después de que el director de estrategia comenzara a trabajar con la empresa, hubo que renovar la licencia. Cuando analizó la capacidad de la licencia actual (el costo, los costos de renovación, la opción móvil, etc.), decidió que era un buen momento para ver qué más había en el mercado.

A principios de 2019, la empresa comenzó a buscar una nueva solución de software. El tiempo corría: la licencia del software anterior debía renovarse en agosto. Tenía que implementarse algún tipo de sistema, ya fuera UpKeep o el antiguo sistema.

El equipo analizó tres o cuatro paquetes y UpKeep pareció ser el más adecuado.

Proceso de integración

La compañía comenzó a usar UpKeep alrededor de junio.

Aunque el equipo no estaba completamente convencido de UpKeep en ese momento, el director de estrategia hizo una prueba. Aunque no tenía experiencia con el software, descubrió que UpKeep era fácil de usar. Pudo implementarlo, crear flujos de trabajo y usar todas las funciones.

El siguiente paso fueron las presentaciones gerenciales para persuadir al resto del equipo de que era el camino a seguir. El director se encargó de la mayor parte del proceso de implementación ya que su división de la empresa es relativamente pequeña.

Después de descargar los datos relevantes del antiguo sistema, el equipo filtró muchos datos innecesarios. El director también capacitó a todos en el sitio: sus colegas, el personal de laboratorio y el personal de mantenimiento, con la ayuda de personas de UpKeep y videos de YouTube.

Respuesta positiva del equipo

Dado que se necesitaba capacitación adicional en algunas áreas, pasaron unos seis meses antes de que el equipo usara el sistema de manera efectiva y se beneficiara de él.

Sin embargo, ahora que todos están a bordo, el equipo está contento con UpKeep. Las quejas son pocas y el equipo se reúne todas las mañanas para ver los activos de producción y asignar y clasificar las tareas por prioridad.

Todo el mantenimiento de la empresa se gestiona a través de UpKeep en este momento. El resto de la facultad entiende que si las tareas no se ponen en UpKeep, no se van a hacer.

Personalización de flujos de trabajo

Si bien UpKeep tiene capacidad para flujos de trabajo y procesos complicados, el equipo optó por la simplicidad, ya que es lo más beneficioso para su ubicación en particular.

El director creó el flujo de trabajo que quería utilizando las herramientas que proporciona UpKeep. La gente de producción pudo proporcionar información y hacer algunas modificaciones, pero el flujo de trabajo sigue siendo muy simple y funcional.

Uso de UpKeep para diferentes facetas de la producción

La planta utiliza UpKeep no solo para equipos de producción, sino también para aire acondicionado, tratamiento de efluentes y mantenimiento.

El equipo de producción hace los análisis y produce los resultados. La empresa almacena y mantiene cientos de vasos de precipitados, placas calefactoras, mecheros Bunsen, etc. Pero debido a que esos productos químicos se encuentran en las instalaciones, el aire acondicionado también es necesario para mantener bajo control la temperatura y la humedad de los procesos.

Al desechar esos productos químicos al final del proceso, el equipo debe tratarlos primero. Los productos químicos deben eliminarse del agua antes de que baje a la planta de aguas residuales local. Otra planta filtra el aire antes de que se libere.

La mayoría de las tareas recurrentes en UpKeep están relacionadas con estos procesos de filtrado y con asegurarse de que se realicen correctamente. Los técnicos deben asegurarse de que las cosas clave, como el aire acondicionado, se atiendan adecuadamente. Hay listas diarias, semanales, mensuales, trimestrales y anuales en UpKeep y los análisis ayudan al equipo a saber si se mantienen al día.

El equipo diferencia entre los activos de producción y los trabajos de mantenimiento no relacionados al crear algunos activos genéricos además de los activos de producción. Estos activos genéricos contienen pequeñas tareas que se aclaran en la descripción. De esa manera, si se funde una bombilla, los técnicos no tienen que crear un activo llamado "bombilla", lo que hace que el sistema sea mucho más simple.

Uso de análisis personalizados

Para utilizar análisis personalizados, el director decidió examinar ciertas máquinas críticas que realizan casi la mitad del negocio. Aunque los técnicos ejecutan informes sobre estas máquinas todos los meses, querían ver el conjunto. Reveló algunos datos interesantes.

Aunque las máquinas realizan el mismo trabajo, el equipo descubrió que las máquinas en ciertas ubicaciones funcionan mucho mejor que otras. Esta observación ha dado lugar a una interesante investigación.

El análisis de UpKeep ha permitido al equipo encontrar esta tendencia a largo plazo que es difícil de notar en el día a día, pero que podría ayudar a mejorar los procesos drásticamente.

Seguimiento de KPI

Con el sistema anterior, el equipo no podía realizar un seguimiento de los KPI. En este punto, no tiene sentido que el equipo utilice toda la capacidad de UpKeep. Como resultado, los técnicos solo usan indicadores clave de rendimiento simples del día a día, como el seguimiento del tiempo de actividad y el tiempo de inactividad de los activos, la comparación de activos con otros y el seguimiento de costos y piezas. Observan el rendimiento de los activos a lo largo del tiempo y cuánto se gasta en esos activos. También comparan las órdenes de trabajo reactivas con las preventivas y observan si están completando las órdenes de trabajo a tiempo. Finalmente, el equipo realiza un seguimiento de los costos mensuales de las piezas en el área del horno.

Ejecutan informes mensuales con esa información. Funciona bien para lo que están haciendo y ayuda a resaltar lo que necesitan mejorar.

Predecir las necesidades futuras

Antes de UpKeep, el equipo tomaba decisiones de compra basándose en una hoja de cálculo fuera de línea imprecisa. Ahora están basando sus compras en datos reales.

El equipo está usando UpKeep para determinar cuánto equipo más necesitan. Mientras trabajaban en la planificación de la producción para el próximo año, se dieron cuenta de que el negocio ha estado creciendo durante aproximadamente 10 años sin fallar, incluso durante COVID.

Con un crecimiento regular, el equipo tiene que seguir mirando hacia adelante. La compañía planea crecer un 10% cada año. En cinco años, debería ser un 50 % más grande, lo que genera muchas consideraciones.

UpKeep proporciona al director la información que necesita para determinar la capacidad actual de las máquinas actuales. Mira los datos, calcula cuántos activos necesitan en función de sus expectativas de crecimiento y compra lo que realmente necesitan. UpKeep lo ha ayudado a justificar más bienes de capital.

Repartición de turnos de trabajo

Especialmente durante la pandemia, el equipo pudo usar UpKeep para comprender la disponibilidad de las máquinas. Solían tener dos turnos de trabajo que se superponían, pero con la pandemia, tuvieron que estirar su patrón de turnos a la distancia social.

Cuando el equipo analizó la producción con UpKeep, se dieron cuenta de que la producción mejoró durante la COVID. Nada cambió durante ese tiempo aparte de los turnos que se extendieron. Se dieron cuenta de que en realidad no necesitaban los activos que estaban a punto de comprar.

En otra zona de producción ocurrió una situación similar. Dos activos en particular fueron un punto de cuello de botella: muchas personas los necesitaban para diferentes laboratorios de producción. La simple observación dejó en claro que la gente hacía cola para usarlos.

Sin embargo, el equipo no era lo suficientemente sofisticado para rastrear cuándo cada área de producción necesitaba esos activos. Luego, COVID obligó a la facultad a distribuir turnos durante un período de tiempo más largo, y eso resolvió efectivamente los problemas de cuello de botella.

La compañía planea crecer otro 10% el próximo año. Están utilizando esos datos para ver si realmente necesitan o no más activos, ya que un turno de noche podría ser una mejor alternativa a la compra de más equipos.

Seguimiento del inventario dentro de UpKeep

La empresa utiliza un sistema completamente independiente para rastrear y comprar piezas. Sin embargo, no estaba funcionando bien para esta unidad de producción en particular. Aunque el sistema de seguimiento era funcional, los defraudaba regularmente debido a los desabastecimientos.

Para ciertas líneas de producción, no importa demasiado si algo ha estado agotado por un tiempo. Pero para esta área es fundamental que el equipo tenga repuestos cuando los necesite; la disponibilidad es clave.

El equipo obtuvo permiso de la empresa para usar UpKeep para su división. Le tomó algún tiempo al equipo hacer la transición a UpKeep, pero está funcionando bien. Solo rastrean piezas para equipos críticos. El equipo también implementa una segunda verificación para garantizar que las piezas lleguen a tiempo. A menos que haya un problema con el proveedor, el equipo rara vez se queda sin piezas.

Para resolver el problema de falta de existencias, el equipo acordó tiempos intermedios para diferentes artículos del inventario. Por ejemplo, mantienen dos semanas de inventario en el sitio en todo momento para ejecutar piezas y productos químicos. Otros artículos necesitan un tiempo de búfer más largo por diferentes razones. Sin embargo, han encontrado un buen medio en este punto.

El equipo también realiza un seguimiento de los costos dentro de UpKeep. Todos los meses pueden ver cuánto están gastando, cuántas piezas han comprado, cuántas necesita cada laboratorio y cuánto cuestan. El director resume esa información cada mes.

Toda la información del inventario está disponible en el tablero para todo el equipo. En las reuniones, miran el estado de los pedidos y el inventario. Pueden ver si los artículos llegan tarde y si necesitan o no volver a pedir piezas.

Aumento del tiempo de actividad

El equipo resume el tiempo de actividad en informes mensuales. Durante el año pasado, han tenido períodos en los que fue peor, pero en general para los activos, ha estado entre el 80 % alto y el 90 % bajo.

Antes de UpKeep, el equipo no rastreaba el tiempo de actividad. Sin embargo, en un área en particular, a veces se redujeron a alrededor del 60% del tiempo de actividad. Ahora pueden identificar qué lo está causando, ya sean desabastecimientos, enfermedad de los técnicos o vacaciones. UpKeep le da respuestas al equipo.