Aesop elige UpKeep debido a sus poderosas herramientas de análisis.

Desafío

Erin administra el mantenimiento de todas las tiendas de Aesop, además de sus responsabilidades en el diseño y las renovaciones. Con una agenda apretada, se estaba volviendo imposible administrar las solicitudes de mantenimiento usando hojas de cálculo de Excel y correos electrónicos. Erin necesitaba una forma más sencilla de unificar todas las solicitudes de mantenimiento en un solo lugar para colaborar mejor con los diferentes miembros del equipo dispersos internacionalmente.

Solución

Erin recurrió a la solución de mantenimiento móvil de UpKeep para monitorear mejor y priorizar las solicitudes de trabajo provenientes de diferentes tiendas Aesop para maximizar la eficiencia en todas las ubicaciones.

Resultados

UpKeep ha ayudado a agilizar las solicitudes de mantenimiento y los análisis para Aesop. La solución ha transformado un sistema ineficiente compuesto por llamadas telefónicas y correos electrónicos descoordinados y redundantes que consumían dos horas de cada día para un miembro clave del personal en una máquina de mantenimiento bien engrasada. Las órdenes de trabajo son ingresadas por los solicitantes, revisadas y priorizadas, y luego enviadas a los proveedores apropiados para la acción. Cualquiera que busque una actualización de estado puede simplemente iniciar sesión en UpKeep para obtener información.

Ahorro de tiempo gracias a las solicitudes de trabajo optimizadas

Al comenzar su búsqueda de una solución, Erin buscaba una herramienta con análisis simples pero potentes que funcionara mejor con su equipo distribuido. Erin eligió UpKeep sobre otros proveedores de software porque “sus gráficos eran complicados. Te dio casi demasiada información que no se aplicaba a lo que necesitaba. Descubrí que los análisis de UpKeep eran mucho más fáciles de entender”, compartió Erin.

Anteriormente, Erin se había basado en hojas de cálculo de Excel para registrar las solicitudes de mantenimiento que llegaban de las tiendas a través de un formulario enviado por correo electrónico. Erin tuvo que ingresar la información que luego se compartiría con sus proveedores, quienes se encargan de todo el trabajo de mantenimiento. “Especialmente la cantidad de solicitudes, la comunicación por correo electrónico, recibí toneladas de correos electrónicos y múltiples correos electrónicos de diferentes personas sobre la misma orden de trabajo, se estaba volviendo muy caótico para mí. Así que pensé que tenía que haber una mejor manera”, dijo Erin. Anteriormente, Erin tenía que reservar dos horas en su día para revisar el formulario que le envió un correo electrónico del gerente de la tienda y luego escribir manualmente la orden de trabajo en su hoja de cálculo. Recibía alrededor de 200 correos electrónicos por día relacionados con solicitudes de mantenimiento y cada vez le resultaba más difícil encontrar el tiempo para filtrar manualmente las órdenes de trabajo de mayor prioridad, a medida que crecían su rol y sus responsabilidades. A menudo, Erin recibía correos electrónicos duplicados de gerentes de tienda, gerentes de área y gerentes de sucursales regionales que buscaban información sobre la misma solicitud de mantenimiento. Incluso cuando las órdenes de trabajo estaban en curso, era difícil proporcionar actualizaciones claras en un espacio centralizado. Sin un sistema de orden de trabajo digital, Erin compartió: "Simplemente no era eficiente ni sostenible".

Ahora, con UpKeep, Erin ha recuperado dos horas de su día sin necesidad de revisar manualmente los correos electrónicos y volver a ingresar la información en las hojas de cálculo. Cada tienda ahora tiene acceso a un portal de solicitud de trabajo, donde pueden enviar solicitudes de trabajo cuando surgen problemas de mantenimiento. Erin no solo tiene una comprensión clara del trabajo pendiente y completado, sino que también los Gerentes de Sucursales Regionales y los Directores Comerciales pueden ver todo en UpKeep. Si un gerente de tienda desea conocer el estado de su solicitud de trabajo, puede ver todos los comentarios sobre el progreso en la sección de actualizaciones.

Comunicación centralizada de proveedores entre equipos distribuidos

Erin puede comunicarse más fácilmente con sus proveedores de mantenimiento preferidos directamente en las solicitudes de trabajo que llegan a través de la aplicación UpKeep. Por ejemplo, si llega una solicitud de trabajo de mantenimiento relacionada con el HVAC de una tienda, etiqueta a su proveedor, Professional Retail Services, en la orden de trabajo.

La comunicación directa sobre la orden de trabajo le facilita la vida a Erin. Ya no tiene que pasar horas yendo y viniendo entre hojas de cálculo, correos electrónicos y llamadas telefónicas para coordinar el trabajo de mantenimiento y reparación a nivel internacional. Una comunicación más centralizada le permite a Erin saber exactamente qué está pasando en cada una de las tiendas de Aesop, pero también mantiene informados a los gerentes de las tiendas locales sobre el estado de sus solicitudes de trabajo.

La transparencia en las órdenes de trabajo aumenta la productividad

Erin ahora puede llegar a más órdenes de trabajo que nunca. A medida que incorpora más tiendas a la plataforma, cada tienda adopta UpKeep como parte de su rutina habitual. “Me doy cuenta de que poco a poco puedo llegar a más órdenes de trabajo porque nos comunicamos mejor y hay menos confusión o falta de comunicación cuando la orden de trabajo debe estar en espera o se está ralentizando por cualquier motivo”, dijo Erin. El equipo de mantenimiento puede recibir órdenes de trabajo rápidamente y llegar a ellas más rápido que antes.

Además, Erin hace malabarismos con muchas responsabilidades diferentes con el mantenimiento, el diseño y las renovaciones de tiendas. “Antes me costaba mucho tener un equilibrio entre los dos porque me concentraba mucho en el mantenimiento y podía ponerme al día con todas las órdenes de trabajo, pero ahora siento que tengo un poco más de tiempo para concentrarme en otras cosas. -Erin dijo-. Erin puede usar sus múltiples sombreros más fácilmente al desplazarse por todas las solicitudes de trabajo pendientes en su teléfono y asignarlas al proveedor correcto

La calidad y el mantenimiento oportuno producen una mayor satisfacción del cliente

Cuanto antes se atienda una orden de trabajo, más rápido la tienda podrá brindar la mejor experiencia posible al cliente. Cada tienda ha sido diseñada de manera única con el lujo y la experiencia del cliente como prioridad para cada ubicación. Sin fregaderos que funcionen, calefacción, electricidad y más, la experiencia del cliente no es la misma. “Queremos que nuestros clientes puedan sentir el diseño de la tienda y estar cómodos, para que puedan disfrutar de nuestros artículos de alta gama. Es muy importante que mantengamos adecuadamente las condiciones y la estética de nuestra tienda. No queremos que nuestros clientes sientan demasiado calor o demasiado frío. Cuando llegan los clientes, les ofrecemos té caliente en invierno y té frío en verano”, dijo Erin.

UpKeep Analytics proporciona información para justificar un mayor número de empleados

Erin tiene múltiples funciones y responsabilidades y está utilizando UpKeep Analytics para proporcionar datos en los procesos de mantenimiento para ayudar a justificar la necesidad de una plantilla adicional en su equipo. Con UpKeep Analytics, pudo obtener rápidamente el tiempo de finalización de la orden de trabajo mes tras mes y año tras año, la finalización de la orden de trabajo por nivel de prioridad, el total de solicitudes recibidas, el total de solicitudes por categoría, el total de solicitudes por prioridad y más . “También soy una sola persona que maneja las solicitudes de más de 80 tiendas. “Solo tengo un número limitado de horas en un día y constantemente llegan solicitudes de trabajo que son de mayor prioridad. Así que estoy usando UpKeep solo para convencer a la alta gerencia de que alguien más ayude con el mantenimiento”, dijo Erin.

Información sobre costos y decisiones informadas con UpKeep Analytics

Erin puede obtener una comprensión completa de adónde van sus costos de mantenimiento cada mes con UpKeep Analytics. “Me gusta ver cuánto dependiendo de los meses o las estaciones o lo que sea, y cuánto de nuestras órdenes de trabajo, en general, son de plomería o cuánto es HVAC”, dijo Erin. Erin tiene una imagen completa del estado de mantenimiento y operaciones en las 80 tiendas y puede compartir fácilmente esa información con la alta gerencia. Cada tienda tiene varios lavabos que se utilizan con demostraciones de productos. El mantenimiento de cada fregadero puede ser costoso, por lo que Erin realiza un seguimiento de todos los costos relacionados con la plomería en UpKeep y rastrea qué ubicaciones tienen la mayoría de los problemas de plomería, para que puedan decidir mejor si reparar o reemplazar las tuberías.

Con información sobre la frecuencia del mantenimiento reactivo en comparación con el mantenimiento preventivo realizado, Erin puede determinar mejor qué ajustes adicionales deben realizarse para que las tiendas estén en las mejores condiciones de funcionamiento. Por ejemplo, cada trimestre hacen mantenimiento de HVAC. Si Erin nota que todavía hay muchas solicitudes de trabajo de HVAC reactivas, puede tomar la decisión de que necesitan aumentar la frecuencia del mantenimiento preventivo para reducir las averías no planificadas.