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Cómo escribir una carta de orden de trabajo

Escribir una carta de orden de trabajo es un proceso simple, pero debe asegurarse de incluir suficiente información para que su equipo de mantenimiento sepa exactamente lo que deben hacer. Aquí, repasaremos cómo escribir una carta de orden de trabajo.

¿Qué es una carta de orden de trabajo?

Una carta de orden de trabajo es un documento formal que solicita que se complete el trabajo. Las cartas de órdenes de trabajo pueden ser impresas o electrónicas. Las cartas de órdenes de trabajo también pueden denominarse solicitudes de órdenes de trabajo .

Algunas instalaciones, generalmente las más pequeñas que administran solo unos pocos activos, crean órdenes de trabajo manualmente, mientras que otras usan un CMMS u otro tipo de software de administración de mantenimiento para generarlas automáticamente.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: las cartas de órdenes de trabajo no necesitan ser complejas; de hecho, un documento simple y directo suele ser lo mejor.

Qué incluir en una carta de orden de trabajo

Debe incluir la siguiente información en su carta de orden de trabajo:

Nombre de empresa

Comience con el nombre de su empresa, generalmente en una de las esquinas superiores. Incluir el nombre de su empresa es especialmente importante si está enviando una carta de orden de trabajo a un proveedor externo, pero también mantiene la profesionalidad de las órdenes de trabajo internas.

Dirección de la empresa

Debajo del nombre de la empresa, incluya su dirección. Una vez más, esto es importante cuando se contratan proveedores externos, pero también es una buena práctica estándar para la comunicación interna.

Número de Orden de Trabajo

Asigne un número a la orden de trabajo. Por lo general, numerará las órdenes de trabajo en orden cronológico, lo que ayuda con el mantenimiento de registros. Tenga en cuenta que si está utilizando esta carta como una solicitud, probablemente no incluya un número.

Título de la orden de trabajo

Asigne un título a su orden de trabajo. No tiene que ser elegante, pero debe decir aproximadamente lo que implica el trabajo. Debería funcionar algo como "Caldera rota" o "Traqueteo del mezclador".

Descripción de la orden de trabajo

Proporcione una breve descripción de la orden de trabajo. Describa el problema, los requisitos para completar el trabajo, etc. Incluya la categoría de orden de trabajo de mantenimiento , si es posible.

Nivel de prioridad

Asigne un nivel de prioridad (bajo, medio o alto) a la orden de trabajo. Hacerlo ayuda a los planificadores y supervisores de mantenimiento a planificar qué hacer cada día.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: además del nivel de prioridad, una fecha de vencimiento ayuda aún más con la planificación y constituye la base para medir el cumplimiento del cronograma .

Ubicación de trabajo

Proporcione la ubicación donde se debe completar el trabajo. Hacerlo ayuda a su equipo de mantenimiento a planificar tareas para lograr eficiencia e identificar el equipo necesario (es decir, herramientas, transporte, accesibilidad).

nombre del trabajador

Asigne un trabajador para completar la tarea. El trabajador debe tener todas las habilidades necesarias para completar la tarea con éxito. En algunos casos, es posible que necesite ayuda externa, en cuyo caso el proveedor externo podría realizar esa asignación en particular.

Nombre del emisor

Incluya el nombre de la persona que asigna la orden de trabajo (usted). Las cartas de orden de trabajo pueden ser redactadas por empleados dentro de la organización para solicitar trabajo, o pueden ser emitidas por los mismos gerentes y planificadores de mantenimiento como una forma de asignar trabajo.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: Obtenga más información sobre cómo administrar las órdenes de trabajo aquí.

Comience con sus propias órdenes de trabajo

Para ayudarlo a comenzar a crear sus cartas de orden de trabajo, proporcionamos un ejemplo. La siguiente carta se puede usar como plantilla para la mayoría de las cartas de órdenes de trabajo, ya sea que necesite solicitar mantenimiento correctivo , tareas recurrentes de PM o trabajo de contratistas externos.

Ejemplo de carta de orden de trabajo

Compañía de Empaque y Sellado.
4321 Carretera de despegue

Orden de Trabajo No. 123

Reemplazo de rodamientos de mezclador

Steve Barkley:

El mezclador A en el ala sur ha estado haciendo ruidos fuertes durante algunas semanas y solo ha empeorado. Es probable que los rodamientos necesiten reemplazo. Jim Roll parece ser el más calificado para la tarea, y probablemente necesitarás una escalera y algunas herramientas eléctricas.

Esta tarea es de alta prioridad y debe completarse al día siguiente si es posible.

Saludos,
jane jefe

Descargar una plantilla de orden de trabajo

Después de que un administrador aprueba una solicitud de trabajo, se crea una orden de trabajo. Crear una orden de trabajo es tan simple como transferir información de la solicitud a la orden de trabajo (con cambios según lo decida un planificador o gerente de mantenimiento). Para que ese proceso sea lo más rápido posible, pruebe nuestra plantilla de orden de trabajo.

Descargue una plantilla imprimible gratis aquí

Las órdenes de trabajo también se pueden generar automáticamente usando un CMMS . Ya sea que utilice una solución de software o escriba documentos a mano, no es necesario que una carta de orden de trabajo sea complicada. Simplemente incluya los detalles necesarios y envíelo a la persona adecuada para comenzar.