Orden de trabajo vs. Orden de compra: ¿Cuál es la diferencia?

La diferencia entre ellos

Aunque la orden de trabajo y la orden de compra suenan similares, tienen funciones muy diferentes en un entorno comercial. Aparece cuando se deben completar determinadas tareas. Una orden de compra, por otro lado, ocurre cuando una empresa compra materiales o servicios de un proveedor externo.

Una organización o empresa que realiza trabajos para clientes internos o externos puede emitir órdenes de trabajo. Por ejemplo, un inquilino en un edificio de apartamentos puede enviar una solicitud de trabajo para la reparación de electrodomésticos, lo que desencadena una orden de trabajo. Es posible que este pedido deba ser revisado por un administrador de propiedades o simplemente sentarse en una fila de orden de llegada.

Quizás en otra empresa se generan una serie de órdenes de trabajo luego de una auditoría externa. En este caso, los técnicos deben realizar el trabajo para que el negocio entre en cumplimiento.

A diferencia del trabajo, las órdenes de compra se emiten para iniciar una relación de compra con un proveedor o contratista externo. Una empresa de fabricación que requiere materias primas como juntas, metales y aceites puede emitir órdenes de compra a varios proveedores. Estos pedidos especifican elementos como la cantidad, el calendario de entrega y las condiciones de pago. Si una empresa depende de un proveedor externo para realizar un servicio, como transporte o limpieza, se emite una orden de compra para detallar la frecuencia del servicio y los arreglos de facturación.

Explicación de la orden de trabajo

Las órdenes de trabajo son documentos que resumen los detalles de una tarea en particular que se debe realizar. Las órdenes de trabajo incluyen la persona que solicita el trabajo, la autorización de gestión, el técnico que realiza el trabajo y la fecha límite. Deben detallar la ubicación del trabajo, las instrucciones para la tarea y las piezas y herramientas necesarias.

El software de computadora, como el CMMS de UpKeep , puede ayudar a rastrear, automatizar y administrar las tareas de trabajo, haciendo que un proceso que anteriormente requería mucho papel sea mucho más eficiente. Con una buena gestión de datos, el software de trabajo puede proporcionar a los directores información de calidad y sin errores en términos de costos, piezas y asignación de mano de obra.

Información que aparece en una orden de trabajo

La información que aparece en una orden de trabajo incluye:

• Descripción de la tarea o trabajo necesario
• Nombre del departamento o individuo solicitante
• Fecha de finalización estimada o requisito de fecha límite
• Nombre de la persona, equipo o contratista para completar la tarea
• Ubicación detallada de donde se va a trabajar
• Lista de piezas, herramientas o documentación necesaria para realizar las tareas

Órdenes de compra explicadas

Las órdenes de compra proporcionan la documentación que autoriza a una empresa a comprar bienes y servicios de proveedores externos. Resume todos los detalles sobre la compra para ayudar a garantizar que tanto la empresa como el proveedor estén de acuerdo con los artículos comprados y las condiciones de pago.

Las órdenes de compra incluyen el nombre, la cantidad y el precio de los artículos o servicios solicitados. También se deben describir las ofertas especiales, los descuentos u otros acuerdos. Finalmente, una orden de compra debe especificar las condiciones de pago, así como las fechas de entrega previstas.

Al asignar un número de orden de compra único, una empresa puede realizar un mejor seguimiento, administrar y analizar sus compras a lo largo del tiempo. Estos datos pueden ayudar a negociar acuerdos de compra mejores o diferentes con proveedores actuales o nuevos.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: Configurar órdenes de compra en un sistema como UpKeep puede ahorrar tiempo y dinero. [/alerta]

Información que aparece en una orden de compra

La información que aparece en una orden de compra incluye:

• Nombre del producto o servicio
• Ordene la cantidad
• Precio del articulo
• Información sobre descuentos, ventas o pedidos pendientes
• Numero postal
• Calendario de entregas
• Términos de pago

Cómo crear órdenes de trabajo y de compra

Órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo se pueden crear en UpKeep en unos pocos y sencillos pasos.

1. Cree una nueva entrada de orden de trabajo ingresando un título, una descripción y una fecha de vencimiento.
2. Asigne un técnico, equipo o contratista a la tarea.
3. Cambie el estado de la orden de trabajo a "en progreso" y luego a "cerrado" al cerrar .

Ordenes de compra

Las órdenes de compra se pueden crear en UpKeep en unos pocos y sencillos pasos.

1. Cree una nueva orden de compra ingresando artículos, cantidad, precio y fecha de entrega.
2. Enviar orden de compra al proveedor.
3. Reciba artículos, reabastezca artículos y marque la orden de compra como cumplida.

Conclusión

Las órdenes de trabajo y las órdenes de compra juegan un papel importante en muchas empresas hoy en día. La diferencia entre los dos reside en el hecho de que la orden de trabajo generalmente se ocupa de la mano de obra y las tareas, mientras que las órdenes de compra se ocupan de las piezas y los artículos. A menudo, las órdenes de compra pueden ser parte de la orden de trabajo, que requieren elementos para realizar las tareas descritas en la orden de trabajo. Independientemente de cuál esté utilizando, un CMMS puede ayudar a organizar, administrar y analizar los datos tanto en las órdenes de trabajo como en las órdenes de compra.