¿Qué es Kaizen? ¿Cómo lo implemento? ¿Y en qué se diferencia de Lean y Six Sigma?

Kaizen es uno de los muchos términos que se utilizan cuando se habla de cómo mejorar los procesos de producción. Si bien el término en sí simplemente significa "cambio para mejorar", se ha aplicado a la filosofía de mejora continua adoptada por numerosas organizaciones en la actualidad.

Se ha demostrado que las empresas que implementan Kaizen producen resultados positivos , pero el proceso de adopción de esta idea no siempre está claro. Aquí, analizaremos qué es Kaizen, cómo se puede implementar y en qué se diferencia de metodologías como Lean y Six Sigma.

Definición de Kaizen

Kaizen es un término japonés que se traduce como "cambio para mejorar", aunque a menudo se interpreta como "mejora continua". Tal como se aplica en las empresas de hoy, es una filosofía centrada en la búsqueda constante de formas en que una organización puede mejorar sus procesos.

Bajo la filosofía de Kaizen, siempre hay algo que se puede mejorar, lo que significa que la cultura de la organización debe enfocarse constantemente en encontrar procesos que se puedan hacer más efectivos o eficientes. Esta responsabilidad recae en todos, no solo en los gerentes o ejecutivos.

Kaizen no es una herramienta o metodología. Más bien, es una cultura de mejora continua en la que todos buscan formas de mejorar los procesos y prácticas internos.

[alert type="info" icon-size="normal"] Consejo: Kaizen no es lo mismo que innovación. La innovación involucra nuevas tecnologías y procesos que crean grandes impulsos, mientras que Kaizen está más preocupado por la mejora constante y gradual. [/alerta]

Beneficios de Kaizen

Las organizaciones que adoptan una cultura centrada en Kaizen ven numerosos beneficios para sus procesos. Estos beneficios pueden tomar las siguientes formas.

Calidad mejorada

Con el enfoque de la cultura Kaizen en la mejora, una de las ventajas será mejorar la calidad del producto o servicio. A medida que los más cercanos a los procesos de producción encuentran áreas donde la calidad o la eficiencia del producto se ven afectadas negativamente, la organización puede implementar cambios que reducen el desperdicio y eliminan los productos defectuosos.

Plazos de entrega más cortos

A medida que el equipo encuentra formas de hacer que los procesos sean más eficientes, se eliminan las actividades que no agregan valor, se eliminan los obstáculos para la entrega y los procesos se vuelven más eficientes. El resultado final son tiempos de entrega más rápidos, lo que tiene el beneficio adicional de aumentar la satisfacción del cliente y eliminar las fuentes de frustración para la propia empresa.

Costos reducidos

Naturalmente, al reducir el desperdicio y eliminar las actividades sin valor agregado, se reducen los costos de funcionamiento de los procesos de producción y otros servicios. Las empresas que se enfocan en las mejoras encuentran formas de gastar menos tiempo y dinero en sus procesos y, por lo tanto, se benefician de menores gastos generales.

Gestión más eficaz

Las mejoras no se limitan únicamente a los procesos o flujos de trabajo de producción física. Kaizen se centra en el cambio continuo para mejorar en todas las áreas de las operaciones comerciales, incluidas las prácticas de gestión. Las formas en que se pueden mejorar las prácticas de gestión incluyen:

• Implementar procedimientos más efectivos
• Mejorar la formación
• Agilización de procesos administrativos
• Mejorar las prácticas de planificación
• Optimización del flujo de trabajo
• Facilitar la comunicación y la presentación de informes.
• Limpiar la documentación y el almacenamiento de datos

Los líderes deben buscar constantemente formas en las que puedan mejorar la gestión de personas y procesos.

Mayor seguridad

La seguridad es una preocupación importante en muchas industrias. Una cultura Kaizen será sensible a las áreas donde la seguridad se pone en riesgo y tomará medidas para mitigar esos riesgos. Puede ser tan simple como colocar etiquetas en los equipos de limpieza o brindar capacitación en seguridad. Puede ser tan complicado como instalar características de seguridad en el equipo o mejorar las prácticas de mantenimiento.

moral mejorada

El cambio cultural que requiere la adopción de Kaizen ayuda a que todos asuman más responsabilidad en su trabajo. Además, la comunicación mejora y todos juegan un papel en hacer que el progreso suceda. El resultado final suele ser un aumento de la moral en el lugar de trabajo.

En un proceso efectivo orientado a Kaizen, los empleados de bajo nivel pueden enviar sugerencias sobre dónde se pueden realizar mejoras y, a medida que ocurren los cambios, ven los resultados. El resultado final es una fuerza laboral más responsable y de pensamiento positivo que sabe que sus aportes son importantes.

El proceso Kaizen

Si bien Kaizen es más una filosofía o cultura corporativa que una metodología establecida, tomará forma física dentro de una organización. El proceso Kaizen a menudo sigue los pasos y las prácticas que se describen a continuación.

Identificar oportunidades de cambio

La mejora continua comienza con la identificación de áreas donde se necesitan cambios. Todo cuenta, desde las prácticas de gestión hasta la forma en que se mantiene el equipo. Hay varias maneras de identificar estas oportunidades de cambio, que incluyen:

• Solicitar sugerencias de los empleados.
• Seguimiento de la salud y los datos de los activos
• Mantener registros de actividad

El simple hecho de realizar un seguimiento de los datos de todas las facetas de su negocio lo ayudará a identificar las áreas en las que es necesario mejorar, lo que iniciará el proceso.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: cuando un grupo de empleados, gerentes e incluso ejecutivos de alto nivel se reúnen para analizar formas de mejorar, se denomina evento Kaizen. Estos eventos pueden ser una simple reunión o pueden ser reuniones muy involucradas . [/alerta]

Analizando los procesos actuales

A medida que recopila datos e identifica procesos que necesitan mejoras, será importante analizar cómo funcionan esos procesos. Después de todo, simplemente hacer un cambio, sin comprender cómo podría afectar el proceso, puede resultar contraproducente. Como tal, es importante tomarse un poco de tiempo para analizar cómo funcionan los procesos actuales, antes de analizar qué se podría hacer al respecto.

Al analizar los procesos actuales, identificará las áreas en las que podrían estar fallando. Por ejemplo, si una línea transportadora específica tiende a producir más artículos defectuosos que productos que funcionan correctamente, y los datos muestran fallas regulares con la máquina CNC, puede valer la pena investigar qué causa esas fallas. Tal vez la máquina no tenga el mantenimiento adecuado o algo esté mal con las calibraciones.

Llegar al fondo de cada problema es clave para empezar a resolverlo.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: el análisis de causa raíz (RCA) es una herramienta valiosa en esta etapa. [/alerta]

desarrollar una solución

Una vez que haya identificado los problemas exactos que necesitan solución, es hora de desarrollar una solución. A menudo, eso podría implicar discutir el problema con otras personas que forman parte del proceso. A medida que presente ideas, considere aquellas que están a su alcance para implementar. Cualquier cosa que esté más allá de sus medios o alcance debe ignorarse o enviarse a aquellos que tienen la autoridad/recursos necesarios.

La solución que desarrolle debe ser:

• Simple
• Procesable
• Eficaz

Recuerda que no tiene que ser nada trascendental, ni tiene que ser perfecto . Los procesos Kaizen tienden a consistir en numerosas pequeñas mejoras implementadas de manera consistente en lugar de una innovación innovadora.

Sugerencia: hacer referencia al método 5S en el mantenimiento productivo total puede ser un excelente punto de partida para ver cómo se pueden realizar mejoras.

Implementar la solución

Una vez que tenga una solución, comience a implementarla. Hacerlo puede requerir capacitar al personal en nuevos procesos, crear y publicar letreros o etiquetas, usar las herramientas existentes de nuevas maneras o adoptar nuevas prácticas de gestión.

La clave para implementar soluciones es la consistencia. Asegúrese de que todos estén en la misma página, desde operadores de nivel de entrada hasta gerentes de alto nivel.

Además, asegúrese de estar al tanto del nuevo proceso a medida que se usa. Obtenga comentarios de los trabajadores, realice un seguimiento de los datos a través del software empresarial y, en general, observe cómo va.

Analizar resultados

A medida que recopila datos sobre su nuevo proceso, puede ser necesario implementar cambios. Tómese el tiempo para analizar los resultados de sus soluciones para asegurarse de que está logrando lo que desea.

Si estás viendo un cambio positivo, ¡genial! No se necesitan ajustes. Por otro lado, si descubre que no está logrando los resultados que le gustaría (o peor aún, creando nuevos problemas), querrá hacer un análisis para ver qué está fallando y luego hacer los ajustes necesarios. Intente volver a implementarlo y continúe haciendo ajustes hasta que haga lo que necesita.

Tenga en cuenta que las soluciones que implemente no necesariamente tienen que ser perfectas desde el principio, pero deberían generar mejoras. Siga trabajando en ello, esa es la esencia de la filosofía Kaizen.

Estandarizar

Una vez que su solución se haya implementado y esté funcionando de la manera que desea, es hora de estandarizarla. Eso puede significar codificar nuevas mejores prácticas en materiales y políticas de capacitación, crear órdenes de trabajo recurrentes, asegurarse de que ciertos artículos se mantengan en su inventario de MRO o usar otros métodos para hacer que el cambio sea una parte duradera de sus procesos.

Planificar mejoras futuras

Una vez que se ha implementado y estandarizado un nuevo método o proceso, Kaizen no ha terminado. Es una filosofía de mejora continua, lo que significa que debe esforzarse por seguir mejorando en cada cambio que realice a medida que avanza.

Siga monitoreando nuevos procesos, y cuando haya una oportunidad de mejora, aproveche y desarrolle formas de hacer mejor las cosas. Kaizen es un ciclo continuo, por lo que nunca termina realmente.

Cómo empezar a implementar Kaizen

El proceso en sí es bastante sencillo, pero Kaizen es, en última instancia, una cultura, no un proceso. Para tener éxito, debe crear un cambio cultural en su organización, uno que apoye la mejora continua en lugar de centrarse en mantener el status quo.

Los siguientes consejos le ayudarán a hacer ese cambio.

involucrar a todos

Kaizen involucra a todos. No es solo una forma de que los gerentes hagan ajustes de arriba hacia abajo, ni es estrictamente para los empleados. Es una cultura de toda la empresa donde todos están involucrados en un cambio continuo.

Una forma de involucrar a todos es permitir que los trabajadores hagan sugerencias . Si bien no todas las sugerencias hechas por sus empleados darán resultados positivos, muchas de ellas lo harán y deberían ser parte del proceso. Después de todo, suelen ser los más cercanos a los elementos que desea mejorar, por lo que obtener su opinión puede ser invaluable.

Además, se debe alentar a los gerentes, supervisores e incluso a los ejecutivos a encontrar formas de mejorar sus procesos también. Las herramientas de software diseñadas para monitorear los flujos de trabajo, la productividad, el mantenimiento, etc., así como la consultoría sobre las mejores prácticas de gestión, pueden ayudarlos a realizar cambios desde su nivel.

Consultar procesos personalmente

Cada vez que falla una pieza del equipo, un empleado hace una sugerencia válida o surgen tendencias problemáticas en los datos, no es suficiente tomarlo al pie de la letra. Se alienta al personal de administración a analizar el problema personalmente para comprender mejor cómo funciona.

Un ejemplo de esto se encuentra en las mejores prácticas de planificación de mantenimiento. La planificación del mantenimiento no es un trabajo de escritorio : los planificadores deben ir y revisar los equipos por sí mismos al responder a las solicitudes de trabajo. Si lo hace, los hará más conscientes de los problemas que pueden surgir en el transcurso de la realización de reparaciones, como problemas de seguridad, tráfico peatonal y obstáculos.

Seguimiento de datos

Dado que la cultura Kaizen funciona mejor cuando puede respaldar sus planes con datos, el seguimiento de esos datos debe convertirse en una prioridad. Sin datos numéricos concretos sobre sus procesos y rendimiento, será difícil encontrar áreas de mejora o hacer planes efectivos.

Un ejemplo de seguimiento de datos es el software CMMS (sistema de gestión de mantenimiento computarizado) . Con un CMMS, un equipo de mantenimiento puede registrar órdenes de trabajo, realizar un seguimiento del estado de los activos, administrar el inventario de MRO y planificar el mantenimiento con un esfuerzo mínimo.

Herramientas de software similares pueden beneficiar a otros departamentos de manera similar, lo que las convierte en una forma efectiva de adoptar la ideología de "hacia adelante y hacia arriba" de Kaizen.

Buscar formas de residuos

Uno de los términos que se usan a menudo en Kaizen es "muda", que significa "desperdicio". Uno de los objetivos de una cultura Kaizen en el lugar de trabajo debe ser la eliminación de todas las formas de desperdicio, ya sea desperdicio de materiales de los procesos de producción, tiempo perdido en actividades que agregan poco valor o exceso de energía utilizada por equipos con mantenimiento deficiente.

Los procesos en el piso de producción, en la oficina o en otras áreas deben examinarse de cerca para identificar posibles formas de desperdicio. Una forma útil de encontrar desperdicios potenciales es trazar un mapa de los procesos utilizados para crear elementos de valor, una práctica conocida como mapeo del flujo de valor .

Kaizen frente a Lean y Six Sigma

Los términos "Kaizen", "esbelto" y "Six Sigma" a menudo se usan indistintamente y, si bien todos están relacionados con hacer que los procesos comerciales sean más eficientes, técnicamente no son lo mismo. Cada uno tiene su propio enfoque y matices.

Inclinarse

Lean, a diferencia de fat, es un término que se usa para indicar que los procesos deben mantenerse lo más optimizados posible. El término se usa a menudo para describir procesos específicos en un negocio, como "fabricación ajustada", "mantenimiento ajustado" y "confiabilidad ajustada".

Hacer que un proceso sea "esbelto" significa eliminar tantas formas de desperdicio como sea posible. En la fabricación, esos tipos de residuos se identifican como:

• Defectos
• Superproducción
• Espera
• talento no utilizado
• Transporte
• Inventario
• Movimiento
• Procesamiento adicional

Al eliminar estos tipos de desperdicio, una operación se vuelve más eficiente, menos costosa y más fácil de sostener.

seis sigma

Six Sigma es un proceso destinado a ayudar a mejorar la calidad del producto mediante la eliminación de defectos y variaciones. Lo hace haciendo uso de dos metodologías diferentes, conocidas como DMAIC y DMADV.

DMAIC significa:

• Definir
• Medida
• Analizar
• Mejorar
• Control

Mientras que DMADV significa:

• Definir
• Medida
• Analizar
• Diseño
• Verificar

El objetivo principal es eliminar las fuentes de defectos, que se pueden descubrir mediante el análisis de causa raíz y otros métodos.

Comparación con Kaizen

Lean se enfoca en eliminar el desperdicio, y Six Sigma se preocupa principalmente por mejorar la calidad de los resultados finales de un proceso. Como tal, los dos a menudo se usan juntos, como en Lean Six Sigma .

Kaizen se centra en mejorar todas las facetas de un negocio al estandarizar procesos e identificar oportunidades de mejora. Como tal, puede ser una parte clave para mantener procesos eficientes y eliminar defectos. En ese sentido, las metodologías lean y Six Sigma operarían bajo una filosofía Kaizen.

Conclusión

Para resumir, Kaizen como filosofía se centra en la mejora continua, que normalmente requiere un cambio cultural. Como tal, todos deben participar en ese proceso, desde su primer evento Kaizen hasta la implementación y estandarización finales.

Lean y Six Sigma a menudo operan bajo los principios de Kaizen al enfocarse en eliminar el desperdicio y mejorar la calidad del producto, respectivamente. Sin embargo, no deben confundirse con el propio Kaizen.

Los resultados de la implementación de la mejora continua en una instalación u otra organización comercial son una mejor calidad, un aumento de la moral, menores gastos generales, tiempos de entrega más rápidos y, en general, mejores prácticas comerciales. Estos beneficios pueden tardar en llegar, pero tienden a perdurar a largo plazo a medida que se produce un cambio cultural con visión de futuro en la organización.