Junto con el lado tecnológico de la implementación de CMMS, también se recomiendan fuertes habilidades de personas. Necesita que los miembros de su equipo estén genuinamente comprometidos con el uso del software, y tener a alguien en su equipo que pueda defenderles las virtudes de su nuevo sistema puede ayudar a lograrlo.
La planificación anticipada es vital para la implementación exitosa de CMMS. Tiene una gran cantidad de datos para poner en su sistema, ya sea de órdenes de trabajo, listas de materiales, manuales de instrucciones o bases de datos existentes. Examinar toda esa información, asegurarse de que sea precisa y crear un sistema de codificación consistente en su CMMS lleva tiempo, y deberá asegurarse de que se maneje de la manera más eficiente posible.
Tómese el tiempo para asegurarse de tener planes establecidos para cada etapa del proceso, con las personas adecuadas asignadas a cada tarea. Si lo hace, hará que la implementación sea más fluida.
Antes de implementar su CMMS, asegúrese de contar con su equipo de mantenimiento. Es posible que vean el cambio como innecesario o como una amenaza para la seguridad de su trabajo, y eso podría obstaculizar el uso efectivo del sistema.
Para ayudar a su equipo de mantenimiento a ver el cambio de papel a un CMMS como algo positivo, tómese un tiempo para obtener su opinión y abordar sus inquietudes. Si lo hace, puede facilitar la transición.
[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: un CMMS fácil de usar probablemente será más fácil de adoptar para su personal.
Una parte de su capacitación debe cubrir la terminología y la codificación utilizadas en su sistema. Si bien su personal puede considerar innecesarias algunas de las distinciones entre diferentes partes o activos (como la diferencia entre una "lámpara" y una "bombilla"), ayuda a evitar confusiones y errores más adelante, y mantendrá la coherencia de su proceso.
Los proveedores de CMMS generalmente tendrán sus propios recursos para ayudar con la implementación y la capacitación. Ofrecerán soporte para ayudarlo durante la implementación y, a menudo, ellos mismos se encargarán de gran parte de la capacitación, especialmente cuando se trata de usar su software. Aproveche estos recursos: después de todo, ellos conocen su software mejor que nadie.
Quizás lo más importante que debe recordar es centrarse en lo "bueno" en lugar de lo "perfecto". Si bien desea asegurarse de que su CMMS se implemente correctamente y funcione sin problemas como parte de sus flujos de trabajo de mantenimiento, tratar de que todo sea perfecto desde el principio puede evitar que lo implemente.
Recuerde que seguirá actualizando el sistema después de la implementación, así que concéntrese en hacer que funcione primero y preocúpese por perfeccionarlo más tarde.
Si bien el proceso de cambiar de órdenes de trabajo en papel a un CMMS puede llevar mucho tiempo, los ahorros de costos a largo plazo valen la pena . Con un plan sólido y un proceso consistente, su implementación debería ser exitosa.
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Los datos de sus activos y equipos no pertenecen a un silo. UpKeep simplifica ver dónde se encuentra todo, todo en un solo lugar. Eso significa menos conjeturas y más tiempo para concentrarse en lo que importa.
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Si su instalación actualmente usa órdenes de trabajo en papel, la transición a un CMMS puede ahorrarle tiempo y dinero, al tiempo que lo ayuda a mejorar la confiabilidad. Sin embargo, hacer esa transición es un proceso largo, que a menudo toma entre seis meses y un año . Sin embargo, cuando se implementa correctamente, puede generar ahorros de costos significativos.
Por qué hacer la transición a un CMMS desde órdenes de trabajo en papel
Las instalaciones que utilizan órdenes de trabajo en papel pueden beneficiarse de la implementación de un CMMS de las siguientes maneras.
Hacer la información más accesible
En primer lugar, un CMMS hace que la información sea más accesible. En lugar de tener registros de mantenimiento en papel escondidos en un sistema de archivo, podrá recuperar órdenes de trabajo anteriores con una búsqueda rápida. Ya sea que esté buscando a través de datos históricos para realizar un análisis de la causa raíz de un activo o simplemente contando las horas con fines contables, esos procesos se simplifican mucho al tenerlos ubicados en una base de datos computarizada central.
Optimice el análisis de datos
Los sistemas CMMS modernos hacen más que simplemente almacenar datos de órdenes de trabajo. También proporcionan una amplia gama de herramientas que están diseñadas para ayudar a su equipo de mantenimiento a analizar esos datos con fines de planificación y contabilidad. Por ejemplo, un CMMS robusto facilita la creación de informes visuales personalizados para su uso en la gestión de activos.
Las herramientas incluidas con los sistemas modernos le permiten analizar rápidamente los datos y utilizarlos para mejorar sus procesos de mantenimiento . Además, su compatibilidad con otros sistemas de software permite un análisis aún mayor sin la dificultad de revisar cientos de formularios en papel.
Centrar las horas de trabajo en tareas más importantes
Los registros en papel pueden ralentizar sus instalaciones. No solo toma tiempo transferir la información de las órdenes de trabajo en papel a sus registros, sino que también necesita tiempo para archivarlos correctamente.
En el caso de que necesite acceder a la información de sus órdenes de trabajo, el tiempo que se tarda en filtrar un sistema de archivo físico desperdicia horas de trabajo que podrían invertirse mejor en otro lugar. De hecho, en promedio, las empresas en los EE. UU. gastan alrededor de $20 en costos de mano de obra para archivar cada documento , y puede tomar alrededor de $120 recuperar una orden de trabajo mal archivada.
Al cambiar a un CMMS para manejar sus órdenes de trabajo, podrá dedicar esas horas de trabajo a tareas más productivas.
Reduzca los costos de administración de archivos
El mantenimiento de los archivadores cuesta dinero (alrededor de $2,000 por año por archivador, en promedio). Asegurarse de que los documentos se mantengan seguros, organizados y actualizados puede resultar costoso. Por otro lado, administrar sus órdenes de trabajo en un CMMS electrónico puede agilizar enormemente el proceso.
9 pasos para configurar un CMMS
Configurar un CMMS para hacerse cargo de la administración de órdenes de trabajo es un proceso que requiere una planificación anticipada y una implementación cuidadosa, lo que puede explicar por qué aproximadamente el 80 % de todas las implementaciones fallan . Los pasos descritos aquí deberían ayudar a que su implementación sea exitosa.
1. Delinea tus metas
El primer paso para implementar un CMMS es decidir qué pretende lograr al hacerlo. Algunos de los objetivos que su equipo de mantenimiento podría discutir incluyen:
Los objetivos que decida le darán una idea del alcance de la implementación de su CMMS. Eso le permitirá elegir un CMMS con las características adecuadas para su instalación y, al mismo tiempo, respaldar un plan de implementación sólido.
2. Reúna un equipo de implementación
El siguiente paso es reunir un equipo de implementación sólido. Su equipo debe estar compuesto tanto por la gerencia como por miembros del personal, pero también debe ser pequeño para asegurarse de que el proceso de implementación se maneje de manera consistente.
En general, las mejores cualidades que debe buscar al elegir a los miembros de su equipo de implementación son:
La familiaridad con el funcionamiento de los procesos de su empresa, como los flujos de trabajo de mantenimiento o la forma en que actualmente organiza los datos, también ayuda. Además, al menos uno de los miembros de su equipo debería poder ayudar a su equipo de mantenimiento a utilizar el nuevo sistema, tanto en términos de capacitación como para ayudarlos a comprender cómo les facilita la vida.
[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: No basta con decirle a su equipo que use su CMMS una vez que esté implementado. Su equipo necesita ver cómo hará que su trabajo sea más fácil y se comprometa de una manera genuina y humana.
3. Elija un CMMS fácil de usar
Una vez que haya reunido a su equipo con objetivos generales establecidos, deberá elegir un CMMS que satisfaga sus necesidades. Los programas de CMMS suelen ser de naturaleza modular, lo que facilita la elección de uno que tenga las funciones que necesita para alcanzar sus objetivos.
Además de elegir un programa que tenga las funciones adecuadas, es especialmente importante asegurarse de que sea fácil de usar. Hacerlo no solo facilitará la implementación, sino que también facilitará la adopción por parte de los miembros del personal de mantenimiento que lo usarán a diario.
4. Crea un plan de implementación
Una vez que haya elegido un CMMS, puede pasar a un plan claro para la implementación. Su plan de implementación debe tener en cuenta lo siguiente:
Sin un plan claro, es probable que la implementación no cumpla con sus expectativas, así que tómese el tiempo para armar uno.
5. Enumerar activos con listas de materiales
Un CMMS ayuda a organizar sus esfuerzos de gestión de activos y mantenimiento. Para asegurarse de que todo se transfiera con precisión a su sistema, necesitará una lista completa de todos los activos que mantiene en sus instalaciones. Puede ser tentador quedarse solo con los artículos más importantes o las máquinas que se averían con más frecuencia, pero es importante ser lo más minucioso posible aquí.
Junto con cada activo de su lista, incluya también las listas de materiales . Tener la lista de materiales para cada activo le ayudará en el futuro, ya que utiliza su CMMS para crear órdenes de trabajo.
Si está extrayendo la información de los registros existentes, se recomienda que confirme sus datos con un inventario físico. Si lo hace, se asegurará de que los datos en su CMMS coincidan con la realidad de sus instalaciones.
6. Desarrollar códigos consistentes
La estandarización es fundamental para una gestión eficiente del mantenimiento. Los términos y códigos utilizados para piezas, modos de falla y activos en su CMMS deberán ser consistentes, así que tómese el tiempo para crear un sistema de nombres y numeración para usar en sus órdenes de trabajo.
Sus listas de materiales serán útiles aquí, ya que le darán una lista completa de las piezas necesarias para cada activo. Además, sus órdenes de trabajo existentes deberían darle una idea decente de qué tipos de fallas ocurren con mayor frecuencia (suponiendo que sean precisas), por lo que no debería ser demasiado difícil obtener una lista de códigos juntos. La clave es ser consistente para evitar problemas en el futuro.
7. Complete su CMMS
Con sus datos existentes reunidos, es hora de comenzar a poblar su CMMS. Este puede ser el paso que requiere más tiempo, pero tener sus códigos y términos estandarizados debería ayudar a acelerar el proceso.
Determinar quién realizará la entrada de datos depende de su fuerza laboral existente. Es posible que desee considerar el uso de contrataciones temporales o contratistas para manejar grandes cantidades de datos, o puede tener empleados internos que lo hagan. De cualquier manera, este paso solo debe realizarse una vez si sus métodos y códigos de ingreso de datos son consistentes.
8. Forma a tu equipo en el uso del CMMS
Con los datos ingresados en su sistema, deberá asegurarse de que su equipo de mantenimiento esté preparado para usarlos. El entrenamiento de CMMS a menudo cubre dos objetivos separados:
Es posible que su personal necesite capacitación en habilidades informáticas, así como en cómo usar el software que ha elegido. Además, la capacitación debería ayudar a su equipo a seguir un proceso consistente al usar el sistema.
[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: la capacitación de CMMS no es un evento único. Revise sus procesos con su personal de manera regular y capacite a los nuevos empleados cuando comiencen en su departamento de mantenimiento.
9. Continúa actualizando tu CMMS y procesos
Una vez que su CMMS esté implementado, es una buena práctica continuar actualizándolo. A medida que crece su negocio, sus necesidades de mantenimiento pueden cambiar, y eso podría significar agregar más funciones a su sistema.
Además, es probable que su implementación inicial no sea perfecta, y su equipo de mantenimiento puede tardar algún tiempo en dominar los procesos que tiene implementados para usar el sistema. Realice auditorías periódicas para verificar la integridad de los datos o para encontrar puntos débiles en el flujo de trabajo de su CMMS, y luego use sus hallazgos para realizar mejoras.
6 consejos para hacer el cambio a un CMMS
Como con cualquier proceso, la implementación de CMMS tiene sus mejores prácticas. A medida que convierte sus órdenes de trabajo en papel a formato digital en su sistema, estos consejos le ayudarán a evitar la mayoría de las trampas.
1. Elija personal experto en tecnología (y personas) para su equipo de implementación
En primer lugar, necesitará personas con conocimientos tecnológicos en su equipo de implementación. Si bien puede ser tentador llenar su equipo con los veteranos experimentados de su equipo de mantenimiento, no ayudarán mucho con la integración del software en sus flujos de trabajo existentes si no tienen las habilidades técnicas necesarias.
Además, la implementación de CMMS puede requerir algunos ajustes en sus flujos de trabajo de mantenimiento existentes, por lo que la memoria institucional de sus empleados de larga data puede no ser tan útil como podría pensar.
[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: la experiencia de los empleados mayores aún puede ser útil cuando se trata de hacer un inventario de sus activos y anotar fallas comunes durante las primeras fases de implementación, así que no contarlos completamente.