¿Qué es el mantenimiento planificado? | 6 Beneficios y flujo de trabajo

Si bien el mantenimiento planificado y el mantenimiento programado parecen lo mismo, existen algunas diferencias esenciales entre ellos. En pocas palabras , el mantenimiento planificado detalla cómo y qué trabajo se completará; el mantenimiento programado determina quién completará el trabajo y cuándo se completará.

¿Qué es el mantenimiento planificado?

El mantenimiento planificado es el proceso de detallar qué materiales, herramientas, tareas y servicios se requieren para resolver un problema. El propósito del mantenimiento planificado es determinar qué trabajo debe completarse y cómo debe realizarse.

El mantenimiento planificado comienza con un problema e identifica los materiales, las herramientas y las tareas necesarias para trabajar en el problema. El proceso de planificación implica inspecciones, pedidos de piezas, descripciones de procesos y priorización del trabajo. Estas responsabilidades recaen sobre los hombros del planificador de mantenimiento . El programa de mantenimiento planificado para una instalación puede incluir la programación, pero a veces la programación se realiza por separado a través de un programador de mantenimiento.

Flujo de trabajo de mantenimiento planificado

El flujo de trabajo para el mantenimiento planificado implica varios pasos, como se ilustra a continuación.

1. Identifique el problema y cree una orden de trabajo

El mantenimiento planificado comienza con la descripción del alcance del trabajo que se completará. Esto se hace a menudo en respuesta a una orden de trabajo , aunque también puede basarse en un cronograma repetitivo. En cualquier caso, la información exacta es necesaria. El operador o supervisor que detecta el problema necesita enviar la información correcta al planificador de mantenimiento. Esta información incluye detalles sobre el problema, el activo en cuestión y cualquier problema adicional que pueda estar relacionado con él.

2. Inspeccionar el activo y las instalaciones donde se realizará el trabajo

Después de recopilar toda la información necesaria y señalar el problema exacto, el planificador de mantenimiento describe los detalles del trabajo a realizar. Esto incluye el alcance del trabajo, qué herramientas se requerirán y si se necesitan piezas de repuesto o materiales específicos. Además, es vital inspeccionar el lugar de trabajo: el equipo, los materiales y los andamios temporales pueden estar en el camino, lo que podría afectar la forma en que se realiza el trabajo.

3. Solicite las piezas necesarias y prescriba un proceso para completar el trabajo

También es importante detallar los procedimientos necesarios para completar el trabajo con éxito. Elementos como los procedimientos de apagado, los requisitos de acceso y las precauciones de seguridad son vitales para completar una tarea de mantenimiento, y es importante resumir esas consideraciones durante la fase de planificación.

4. Agregue un nivel de prioridad a la orden de trabajo

Una vez que se delinea el trabajo, se debe priorizar y ordenar los materiales necesarios. El planificador de mantenimiento debe manejar estas tareas para asegurarse de que el trabajo esté listo una vez que esté programado.

Los niveles de prioridad asignados pueden ser tan simples como bajo, medio o alto:

• Bajo : tareas que no son sensibles al tiempo o que no involucran equipos críticos.
• Medio : tareas de mantenimiento preventivo sensibles al tiempo realizadas en equipos críticos.
• Alto : tareas de emergencia y urgentes.

Al asignar prioridad a las tareas de mantenimiento , los planificadores deben considerar la criticidad del equipo, los riesgos que tratan esas tareas y los recursos actualmente disponibles.

[tipo de alerta="info" icon-size="normal"] Sugerencia: Muchas instalaciones utilizan una escala del 1 al 5 al priorizar las tareas. Los activos de alta criticidad y las tareas de alto impacto tienen prioridad sobre el trabajo menos crítico. [/alerta]

5. Programar y completar el mantenimiento planificado

Cuando se completa el proceso de planificación, comienza la fase de programación. El planificador de mantenimiento puede encargarse de la programación o un planificador independiente puede hacerse cargo. La programación del mantenimiento es un proceso separado de la planificación del mantenimiento, pero los dos dependen en gran medida el uno del otro para garantizar que el mantenimiento preventivo se complete con éxito.

5 principales beneficios del mantenimiento planificado

El mantenimiento planificado ofrece varios beneficios a las empresas además de reducir el tiempo de inactividad no planificado. Estos beneficios incluyen:

1. Costos de mantenimiento reducidos

El mantenimiento planificado crea una oportunidad increíble para reducir los costos de mantenimiento. Al delinear un plan de mantenimiento preventivo, se pueden detectar pequeños problemas y reparaciones fáciles antes de que se conviertan en grandes fallas y reparaciones costosas.

2. Vida extendida de los activos

El mantenimiento frecuente de los activos aumenta su ciclo de vida. Mantener el equipo y mantenerlo funcionando en buenas condiciones extenderá su tiempo operativo, por lo que no será necesario reemplazarlo con tanta frecuencia.

3. Mayor seguridad en el lugar de trabajo

Prevenir fallas en los equipos es lo mejor para todos. No solo obtiene los ahorros de costos discutidos anteriormente, sino que también los operadores y otros trabajadores en las proximidades de su equipo están más seguros con un riesgo mínimo de desastre.

4. Cultura laboral mejorada

El mantenimiento planificado reduce no solo el tiempo de inactividad del equipo, sino también el tiempo de inactividad de los empleados. Planificar las tareas de mantenimiento preventivo y aliviar el estrés de las fallas inesperadas del equipo mantendrá a los empleados activos, colaborando y, en general, más felices.

5. El mantenimiento planificado reduce el tiempo de inactividad

Si se deja desatendido, cualquier activo eventualmente fallará. Las fallas, fallas y averías interrumpen procesos de producción completos, y eso podría resultar en horas, si no días, de tiempo de inactividad no planificado. Ese tiempo de inactividad es costoso, especialmente considerando cómo los costos de mano de obra y operaciones continúan aumentando, mientras que la productividad está estancada.

El mantenimiento planificado permite resolver problemas menores antes de que se conviertan en averías importantes. El proceso de recopilación de datos y priorización de tareas de mantenimiento asegura que los problemas más urgentes se manejen primero, evitando así que los activos clave se deterioren aún más. El proceso de planificación también garantiza que todos los materiales y herramientas necesarios estén disponibles. Como resultado, el tiempo de inactividad planificado se reduce al mínimo, ya que el trabajo se realiza a tiempo.

Mantenimiento planificado frente a no planificado

Obviamente, lo opuesto al mantenimiento planificado es el mantenimiento no planificado, y generalmente se prefiere tener un mayor porcentaje de tareas planificadas. Las tareas no planificadas toman dos formas diferentes, incluida la emergencia y el llamado "esfuerzo libre".

Mantenimiento de emergencia

El mantenimiento de emergencia a menudo ocurre cuando se rompen piezas críticas del equipo. En la mayoría de los casos, los equipos de mantenimiento querrán minimizar la cantidad de mantenimiento de emergencia necesario en sus instalaciones.

Para mantener el mantenimiento de emergencia al mínimo, los equipos de mantenimiento pueden:

• Implementar un plan efectivo de mantenimiento preventivo .
• Mejorar los PM existentes.
• Utilice el análisis predictivo para centrarse en las tareas clave de mantenimiento.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: si bien generalmente se prefiere el mantenimiento preventivo, a veces el mantenimiento de averías es mejor para ciertos activos no críticos, por lo que las tareas no planificadas no siempre son malas . [/alerta]

Mantenimiento de "esfuerzo libre"

Cualquier tarea de mantenimiento que no sea de emergencia que se realice sin haber sido planificada primero se denomina mantenimiento de "esfuerzo libre" (también conocido como mantenimiento menor). Las tareas de esfuerzo libre suelen ser simples y es posible que no requieran mucha planificación.

Sin embargo, a veces los técnicos de mantenimiento encontrarán y solucionarán un problema en el acto sin tener las herramientas o las piezas necesarias disponibles. Eso puede traducirse en los mismos tipos de desechos que el trabajo de emergencia, como:

• Tiempo dedicado a buscar el equipo necesario o las piezas de repuesto.
• Tiempo dedicado a los procedimientos LOTO (difícil cuando los operadores de equipos no se lo esperan).
• Potencial exceso de mantenimiento del equipo.
• La tarea retrasa la finalización de las órdenes de trabajo ya asignadas.

Como tal, estas tareas deben reducirse al mínimo. Como mínimo, el trabajo de esfuerzo libre debería restringirse a tareas de bajo riesgo que de todos modos no requerirían mucha planificación.

10 formas de mejorar el mantenimiento planificado en sus instalaciones

El mantenimiento planificado es más efectivo cuando se hace bien. Algunas de las formas en que su instalación puede mejorar la planificación del mantenimiento incluyen las que se enumeran a continuación.

1. Mejorar la notificación de incidentes

Cualquier proceso de planificación de mantenimiento solo será tan bueno como su información, lo que significa que los informes de incidentes deben estar completos y lo más actualizados posible. Cada vez que algo suceda en la instalación, se debe alentar al personal a informarlo, incluso si técnicamente pueden tener la culpa.

Una forma de facilitar la notificación de incidentes en sus instalaciones es convertirlo en un proceso sin sanciones. Eso se puede lograr haciendo que las solicitudes de trabajo sean anónimas.

Además, animar a las personas de otros departamentos a informar sobre averías o problemas con los equipos puede ayudar a completar la notificación de incidentes en general. Por ejemplo, el equipo de mantenimiento debe mantenerse en contacto constante con las cuadrillas de operaciones para facilitar la comunicación.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: De todos modos, la coordinación entre el mantenimiento y las operaciones es un componente clave de las mejores prácticas de mantenimiento. Los dos departamentos deben estar en contacto constante. [/alerta]

2. Aléjate del escritorio

La planificación del mantenimiento no es un trabajo de oficina. Cada vez que se informa un problema, los planificadores de mantenimiento deben ir a inspeccionar el problema ellos mismos. Si lo hace, los ayudará a comprender mejor el problema y también los hará conscientes de los factores que podrían afectar el trabajo que se está planificando.

Por ejemplo, si algunos andamios o blindajes impiden el acceso a una pieza que necesita reemplazo, será importante tenerlo en cuenta al planificar la tarea. Puede haber procedimientos específicos de bloqueo y etiquetado que también deban llevarse a cabo, tanto para el activo en el que se va a trabajar como para otros en la línea de producción.

3. Pasar de la extinción de incendios a la prevención

Si bien las tendencias actuales de mantenimiento se están alejando del mantenimiento reactivo y más hacia las tareas preventivas (el 80 % del personal de mantenimiento está a favor del mantenimiento preventivo ), gran parte del trabajo realizado en la mayoría de las instalaciones aún es reactivo. La mentalidad de "apagar incendios" de resolver los problemas solo después de que ocurren cuesta mucho a las empresas y, de hecho, también puede afectar negativamente la planificación del mantenimiento.

Con el trabajo reactivo, el marco de tiempo casi siempre es ajustado, lo que significa que es posible que el proceso de planificación deba acelerarse. Por otro lado, un plan de mantenimiento preventivo bien ejecutado puede facilitar la planificación. Hay más tiempo para reunir los materiales y las habilidades necesarias, y el trabajo se puede realizar sobre una base más calculada.

4. Involucrar a los líderes senior

Otra clave para el mantenimiento planificado es asegurarse de contar con el apoyo de la alta dirección. Si no se les muestran los beneficios prácticos del mantenimiento planificado, es probable que haya poco apoyo para los cambios culturales que pueden ser necesarios para pasar de la extinción de incendios al mantenimiento preventivo.

Para convencer a los líderes senior de que dediquen recursos a la planificación del mantenimiento, lo siguiente debería ayudar:

• Un plan estratégico que demuestre cómo el mantenimiento planificado resultará en ahorros de costos.
• Un presupuesto que muestre lo que se necesita para llevar a cabo el plan.
• Un programa de trabajo que muestra cómo se utilizan los recursos para cumplir con las tareas prescritas en el plan estratégico.

Pasar a la alta gerencia sin ninguno de estos componentes puede resultar en recortes presupuestarios que dejen a su equipo de mantenimiento sin los recursos que necesitan. Como tal, se necesita una estrategia completa de mantenimiento planificado para incorporarlos.

5. Optimice los PM existentes

El mantenimiento preventivo ofrece ahorros de costos por encima de un enfoque reactivo, pero aún puede generar desperdicio si no se optimiza. Parte de ese desperdicio incluye el tiempo dedicado a planificar tareas que podrían no lograr nada.

Deben eliminarse las tareas de mantenimiento preventivo que no brindan beneficios reales a los equipos de sus instalaciones. En promedio, eso podría significar eliminar alrededor del 30 % de los MP , lo que puede ayudar a sus planificadores a usar su tiempo de manera más efectiva.

Además, la optimización de PM puede mejorar la confiabilidad general del equipo, lo que significa menos tiempo dedicado a la planificación de tareas de mantenimiento reactivo después de las averías.

6. Controle el trabajo de "esfuerzo libre"

Como ya se mencionó, el trabajo de esfuerzo libre debe definirse cuidadosamente o mantenerse en un mínimo absoluto. Si los operadores o técnicos notan que algo anda mal con un equipo determinado, se les debe alentar a completar una solicitud de trabajo en lugar de arreglarlo ellos mismos.

La excepción, en este caso, es si el trabajo no requiere ningún equipo, herramienta o procedimiento especializado para completarlo. Por lo general, el trabajo de esfuerzo libre debe restringirse a tareas que:

1. Se puede realizar con herramientas ya disponibles, y;
2. No tardaría más de media hora en completarse.

Además, centrarse en los indicadores clave de rendimiento puede alentar aún más al personal de mantenimiento a limitar las tareas no planificadas. El porcentaje de mantenimiento planificado (PMP) es el principal indicador clave para realizar un seguimiento en este caso.

7. Considere los trabajadores y la cartera de pedidos

El tiempo que dedican los planificadores de mantenimiento a la creación de órdenes de trabajo depende de una serie de factores, incluidos los trabajos pendientes y la capacidad actuales . Por ejemplo, si su equipo consta de 15 técnicos, cada uno de los cuales trabaja 40 horas por semana, entonces su planificador de mantenimiento tendrá que planificar alrededor de 600 horas de trabajo en total.

Parte de ese trabajo debe consistir en PM recurrentes, y el trabajo atrasado actual también puede ocupar una parte de ese tiempo. Se debe priorizar una gran acumulación de trabajo. Si es particularmente grande, puede haber menos tiempo para trabajar en los detalles más allá de una descripción básica del trabajo más el tiempo, las herramientas y las habilidades necesarias para completarlo.

8. Optimizar el inventario de MRO

La planificación del mantenimiento debe tener en cuenta los artículos del inventario MRO . Si el inventario de MRO no está optimizado, podría significar que el planificador necesita permitir más horas en cada orden de trabajo. Además, podría significar retrasar ciertas tareas hasta que se puedan obtener las piezas de repuesto adecuadas.

Para respaldar los PM recurrentes y la eficiencia general del mantenimiento, el inventario de MRO debe estar bien organizado y debidamente abastecido. El planificador de mantenimiento también debe estar al tanto de cómo funciona el inventario de la instalación, para que pueda tener en cuenta los plazos de entrega y otros factores relacionados.

9. Programe PM recurrentes a través de un CMMS

La planificación del mantenimiento lleva tiempo. Si ese tiempo se puede reducir haciendo que algunas tareas de planificación sean automáticas, solo puede servir para mejorar la productividad y la eficacia de su planificador de mantenimiento.

El uso de un CMMS para generar automáticamente tareas de PM recurrentes puede reducir la carga de trabajo de su planificador de mantenimiento, al tiempo que respalda la confiabilidad en sus instalaciones.

10. Seguimiento de los datos de mantenimiento

Como se mencionó anteriormente, la planificación del mantenimiento es tan efectiva como la información disponible. Para asegurarse de tener la información que necesita, es importante realizar un seguimiento de los datos de mantenimiento. Los tiempos de finalización de la orden de trabajo, la rotación de inventario de MRO, la frecuencia de las tareas dadas, el PMP y otras métricas deben tenerse en cuenta al planificar el trabajo de mantenimiento.

Con el tiempo, los datos pueden mostrar la necesidad de realizar ajustes en sus prácticas de planificación de mantenimiento. Por ejemplo, si una determinada pieza de equipo no parece beneficiarse a largo plazo del aumento de ciertas tareas de PM, es posible que sea necesario ajustar la frecuencia de esas tareas. La clave es vigilar de cerca las tendencias en los datos y hacer cambios según sea necesario.

[alert type="info" icon-size="normal"] Sugerencia: un CMMS proporciona una forma cómoda y sencilla de realizar un seguimiento de los datos de mantenimiento. [/alerta]

Conclusión

El mantenimiento planificado es un componente clave del proceso de mantenimiento de cualquier instalación. Cuando está bien respaldado y correctamente ejecutado, puede mejorar la calidad del trabajo de mantenimiento en general en la instalación.