¿Cuál es la diferencia entre una orden de trabajo en papel y una orden de trabajo digital?

Las órdenes de trabajo son algunos de los documentos más utilizados en mantenimiento. Prácticamente todas las tareas de mantenimiento realizadas en una planta tendrán una orden de trabajo asociada. En este artículo, echamos un vistazo más de cerca a estos formularios y registros cotidianos. También veremos cómo el software de mantenimiento moderno ha mejorado este proceso. La búsqueda a través de montones de rastros en papel ahora se está moviendo hacia órdenes de trabajo digitales perfectas, donde puede encontrar fácilmente lo que está buscando en una simple consulta de búsqueda.

¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo es un documento que detalla una tarea que debe realizarse. En mantenimiento, las órdenes de trabajo pueden tomarse como autorización para realizar las actividades solicitadas. Esto diferencia las órdenes de trabajo de las solicitudes de trabajo.

Una solicitud de trabajo, como su nombre lo indica, es un documento que solicita tareas de mantenimiento, pendiente de revisión y aprobación por parte de un gerente de mantenimiento o un miembro del personal adicional.

Una orden de trabajo contiene toda la información necesaria sobre la actividad de mantenimiento requerida. Esto incluye el propósito del trabajo, los recursos necesarios y las instrucciones y procedimientos involucrados. Estos detalles relevantes aparecen en la orden de trabajo y luego se transmiten a los grupos responsables.

¿Cuáles son las partes de una orden de trabajo?

Las órdenes de trabajo aparecen en varias longitudes y tamaños, según la empresa. Todas las órdenes de trabajo generalmente tienen tres secciones principales en común: encabezado, cuerpo y resumen. Puede esperar que el nivel de detalle de cada sección varíe según la empresa, según su preferencia. Mientras que los detalles de una orden de trabajo en papel pueden mancharse o humedecerse con los materiales, una orden de trabajo digital es una fuente de información más confiable. Se puede acceder a las órdenes de trabajo digitales desde cualquier lugar si está disponible en la tecnología de la nube. En comparación, las órdenes de trabajo en papel solo existen en un único documento escrito, lo que significa que podría perderse o extraviarse fácilmente.

1. Encabezado

El encabezado contiene todo lo que necesita saber antes de comenzar una actividad. Esto le indica dónde se encuentra el equipo, el motivo de la tarea y la descripción de lo que debe hacerse. El encabezado proporciona la información necesaria para que el personal de mantenimiento realice el trabajo.

2. Cuerpo

El cuerpo de la orden de trabajo es el espacio principal que contiene los comentarios del mecánico o técnico de mantenimiento. Los detalles sobre la actividad realizada van en esta sección. Esto incluye el problema que se encontró, cualquier solución realizada y otras valoraciones y comprobaciones de evaluación. Además, incluya otra información relevante que originalmente no formaba parte de la solicitud inicial.

3. Resumen

Por último, el resumen concluye la orden de trabajo. Proporciona detalles de alto nivel sobre todo el trabajo. El total de horas para completar la tarea, los cargos y tarifas incurridos y otros costos de materiales o mano de obra se encuentran en esta sección. También proporciona una breve reseña del resultado de la actividad, así como recomendaciones adicionales.

¿Cuáles son los campos importantes que se deben incluir en una plantilla de orden de trabajo?

El propósito principal de una orden de trabajo es comunicar la acción requerida. Los campos contenidos en la sección de encabezado juegan un papel vital en la transmisión de información a los técnicos asignados. Aquí hay algunos campos típicos para incluir en una plantilla de orden de trabajo:

1. Número de orden de trabajo (número WO)

El número de OT es un número, o código alfanumérico, que identifica de forma única una orden de trabajo. Las empresas pueden usar una determinada convención de numeración al generar el número de OT para clasificar fácilmente las órdenes de trabajo a primera vista. Por ejemplo, cualquier número de WO que comience con el número "1" podría indicar una mayor prioridad sobre aquellos que comienzan con "2" o "3".

2. Descripción de la tarea

La descripción de la tarea o actividad proporciona detalles sobre el trabajo que debe realizarse. Con más información en este campo, el técnico de mantenimiento puede anticipar mejor los recursos necesarios para el trabajo. Esta sección también permite una mejor comprensión de la complejidad del trabajo.

3. Información del solicitante

La orden de trabajo debe indicar claramente el nombre y los datos de contacto de la persona que solicitó el trabajo. Esto permite un punto de contacto específico en caso de que se requiera alguna aclaración para la tarea.

4. Fechas de inicio y finalización

Las fechas de inicio y finalización deben revisarse y aprobarse junto con el resto de los detalles de la orden de trabajo. Estas fechas alinean las expectativas del técnico, el solicitante y los planificadores y programadores. Las fechas de inicio y finalización objetivo ayudan a los grupos de trabajo relevantes a comprender las limitaciones de tiempo y, a su vez, trabajar de manera más eficiente.

5. Unidad responsable

Para garantizar la finalización, las tareas deben asignarse al equipo adecuado. El nombre de la persona o equipo responsable de completar la tarea debe identificarse en la orden de trabajo. Esto permite que el solicitante, o cualquier otro personal relevante, se ponga en contacto con la unidad responsable.

6. Información de ubicación de activos

Una planta típica tendría varios equipos e instalaciones dentro de sus instalaciones. Es crucial que la orden de trabajo especifique la ubicación exacta, el equipo y el componente que requiere servicio. Este campo sería mucho más fácil de identificar y completar con el uso de un sistema integrado de etiquetas de activos .

7. Requisitos previos para completar la tarea

La mayoría de las tareas de mantenimiento implican piezas que deben cambiarse. También suelen requerir conjuntos de herramientas para desmontar y volver a montar los componentes del equipo. Cualquiera de estos requisitos previos debe aparecer en la orden de trabajo y estar disponible de antemano. Esto permite que los equipos de mantenimiento estén bien equipados para completar las tareas.

¿Qué son las categorías de órdenes de trabajo?

Las órdenes de trabajo cubren una amplia gama de trabajos que deben realizarse dentro de la planta. Las actividades que van en una orden de trabajo incluyen reparaciones, ajustes, trabajo de emergencia, tareas de mantenimiento preventivo y más. Para tener una mejor idea de la naturaleza de la tarea en cuestión, las órdenes de trabajo se asignan a categorías. Además, las categorías de órdenes de trabajo ayudan a facilitar la generación y el análisis de informes.

Las empresas tienen la libertad de elegir el número de categorías que quieren definir. Algunos ejemplos de categorías de órdenes de trabajo incluyen lo siguiente:

Inspección

A las tareas de mantenimiento que requieren inspecciones de rutina se les puede asignar su propia categoría de orden de trabajo. Esto incluye cualquier tarea que requiera inspecciones visuales, inspecciones con instrumentos especiales o incluso recorridos periódicos. Un ejemplo que se incluye en este tipo de orden de trabajo es la inspección de detección de fugas. Esta categoría también es útil para garantizar que se cumplan las normas y reglamentos de seguridad.

Mantenimiento preventivo

Las tareas de mantenimiento preventivo son actividades programadas para las que los equipos de mantenimiento pueden prepararse y anticiparse. Estas son actividades basadas en el uso o en el calendario que suelen ser tareas recurrentes. Por ejemplo, el cambio de líquidos y filtros de vehículos entraría en esta categoría.

Descomponer

Las tareas de avería son reparaciones no programadas que deben realizarse con urgencia. Este tipo de tarea tiene un impacto potencial en la producción y debería completarse con alta prioridad. Idealmente, esta categoría tendría la menor cantidad de órdenes de trabajo en su contra. Cualquier pico en el trabajo de reparación puede requerir un análisis más detallado.

Mantenimiento correctivo

Es posible que algunos equipos de la planta aún no hayan fallado, pero ya muestran signos y síntomas que deben abordarse. Estos activos requieren algún tipo de mantenimiento correctivo. Esta categoría incluye tareas que fueron identificadas por accidente o sin intención.

Monitoreo basado en condiciones

Las actividades de monitoreo basadas en la condición son tareas clave que respaldan una estrategia de mantenimiento basada en la condición . Esta categoría incluye la medición de niveles de presión, temperatura o vibración de ciertos equipos. Otras técnicas de monitoreo basadas en la condición incluyen la recolección de muestras de aceite y la inspección por infrarrojos.

Estas categorías son solo algunos ejemplos comúnmente utilizados en la planta. En realidad, podría haber más categorías que pueden estar en uso. Por ejemplo, puede haber categorías específicas de equipo o de criticidad que las empresas podrían optar por agregar.

El software CMMS permite la libertad en la configuración de múltiples categorizaciones. Esta es solo una de las muchas capacidades de CMMS para la gestión general de órdenes de trabajo digitales.

¿Qué son las órdenes de trabajo digitales?

Hubo una vez en que todas las órdenes de trabajo tenían que escribirse minuciosamente en papel. Un documento escrito tenía que pasar por un rastro de procesos en papel para comunicar tareas entre varios grupos.

Con el advenimiento de la tecnología, este rastro en papel se ha vuelto digital. Partes individuales del proceso de órdenes de trabajo han comenzado a evolucionar y adaptarse a la disponibilidad de las herramientas. En estos días, hay tres formas comunes de cómo crear órdenes de trabajo digitalmente:

1. Usando una hoja de cálculo

El uso de una hoja de cálculo permite formas más rápidas y personalizables de generar órdenes de trabajo. Esta podría ser una de las opciones disponibles más convenientes para pequeñas empresas y empresas de nueva creación.

La desventaja es que gran parte del seguimiento y la actualización de datos siguen siendo predominantemente manuales. Por ejemplo, recopilar la información para identificar un activo específico que necesita trabajo de mantenimiento aún requeriría trabajo preliminar e investigación. Espere trabajar bastante en la recopilación de los procedimientos de tareas requeridos y cualquier otro requisito previo al usar este método.

2. Generadores de órdenes de trabajo

Una alternativa al uso de hojas de cálculo es utilizar generadores de órdenes de trabajo gratuitos disponibles en línea. Estas son una buena opción para las empresas que no saben por dónde empezar. Los generadores de órdenes de trabajo tienen un conjunto de preguntas y campos estándar. Esto trata de ayudar a determinar la información básica que debe incluirse en una orden de trabajo.

3. Sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS)

Los programas CMMS contienen información masiva sobre los activos y equipos de una planta completa. Al usar la capacidad del CMMS para generar órdenes de trabajo, mucha de la información del encabezado se puede extraer más fácilmente. El CMMS también se puede configurar para generar órdenes de trabajo automáticamente cuando se cumple un conjunto de criterios. Por ejemplo, las órdenes de trabajo para tareas de mantenimiento preventivo se pueden configurar para que se generen automáticamente en un horario determinado.

¿Cuáles son algunos de los beneficios de usar un CMMS para crear órdenes de trabajo?

En comparación con el uso de otras herramientas, acabamos de ver cómo un CMMS existente está muy por delante en la generación de órdenes de trabajo. Aquí hay algunos otros puntos con los que el software CMMS puede ayudar, particularmente en el seguimiento y análisis de órdenes de trabajo:

Asegurar la precisión de la información de la orden de trabajo

Al realizar tareas a través del CMMS, la información relevante se puede validar al ingresar los datos. La precisión de los requisitos previos para cualquier tarea, por ejemplo, se puede extraer de las listas de materiales de los equipos existentes y de las listas de tareas guardadas. De esta manera, los componentes que necesita para completar un trabajo se pueden revisar en el momento en que se crea la orden de trabajo.

Evaluar su preparación para realizar un trabajo

Después de confirmar las partes requeridas para completar una tarea, querrá saber si está listo para comenzar. Para esto, su CMMS puede aprovechar los datos de su inventario y verificar si tiene las piezas disponibles en el estante. Su sistema puede incluso ir más allá y activar solicitudes de compra de cualquier otra pieza que falte.

Actualizaciones en tiempo real del estado de la orden de trabajo

Una de las funcionalidades clave del software CMMS moderno es su capacidad móvil . Los trabajadores pueden enviar y recibir actualizaciones de estado desde prácticamente cualquier punto dentro de la planta. En lugar de que las llamadas telefónicas interrumpan el trabajo para obtener actualizaciones de estado, una plataforma de órdenes de trabajo digitales elimina las llamadas redundantes. Gracias al software CMMS instalado en los dispositivos móviles, las notificaciones en tiempo real están literalmente al alcance de su mano.

Facilidad para crear informes y recopilar estadísticas

El CMMS actúa como depósito de toda la actividad del sitio. Tener toda la información en una base de datos integral permite una elaboración de informes de datos más sencilla . Al configurar estos informes para satisfacer sus necesidades, los equipos pueden rastrear fácilmente el progreso de los KPI de mantenimiento.

Programe y documente el trabajo recurrente

Todo el tiempo caminando de un lado a otro para recolectar una orden de trabajo en papel puede reemplazarse con ahorros de tiempo y financieros en productividad con un CMMS digital. Ya hemos mencionado brevemente cómo un CMMS puede generar órdenes de trabajo automáticamente. Sin embargo, es posible que solo hayamos cubierto la punta del iceberg. Recuerde que los sistemas CMMS también pueden vincularse a dispositivos de monitoreo que están instalados en equipos clave. Con los sensores correctos instalados, por ejemplo, las actividades de mantenimiento recurrentes pueden ir más allá de los cronogramas basados en el calendario. Puede configurar criterios basados en el uso, o incluso criterios basados en la condición, que generarán órdenes de trabajo según sea necesario.

Conclusión

Las órdenes de trabajo son una parte integral del sistema de mantenimiento. Si bien se pasan por alto fácilmente, estos documentos son herramientas de comunicación vitales para realizar las tareas de mantenimiento. Trabajan informando a los técnicos sobre el trabajo requerido, así como también recibiendo comentarios sobre el estado de finalización.

Para que el proceso de órdenes de trabajo sea perfecto, los sistemas CMMS se utilizan para cubrir muchos de los aspectos manuales de la gestión de órdenes de trabajo. El CMMS actúa como un medio para comunicar los requisitos de las tareas, así como las actualizaciones del trabajo completado. Luego se convierte en una fuente integral de información que conecta los activos vitales con las personas que los cuidan.