7 métricas que debe seguir para el inventario de mantenimiento

El inventario puede hacer o deshacer su rendimiento de mantenimiento. Otras métricas de mantenimiento y KPI se basan en tener las piezas correctas en el momento correcto. Según la experiencia, sabe lo frustrante que es postergar tareas solo porque una pieza no está disponible.

Si bien es imperativo obtener las piezas de inmediato, la solución no es simplemente cargar el almacén. De hecho, reducir las cantidades de stock es una de las principales prioridades de la mayoría de las empresas para disminuir el capital de trabajo. La gestión adecuada del inventario no es simplemente deshacerse de las existencias o no almacenarlas por completo. La mentalidad correcta en la gestión del inventario es optimizar, en otras palabras, almacenar de manera inteligente.

Para tomar decisiones informadas al optimizar el inventario, debe estar equipado con las herramientas adecuadas, en forma de buenos datos. A lo largo de las décadas, organizaciones de diversas industrias establecieron algunas mejores prácticas que sirven como guía para la gestión de inventario. Aquí hay una métrica clave para rastrear el inventario, según lo prescrito por la Sociedad de Profesionales de Mantenimiento y Confiabilidad (SMRP) .

Turnos de inventario de la tienda

La rotación de inventario es la relación entre el valor de las existencias compradas y el valor de las existencias actualmente disponibles. El valor de las acciones compradas se mide durante un período determinado, como un año. En forma de fórmula, esto se escribe como:

Rotaciones de inventario = valor de las existencias compradas / valor de las existencias disponibles

Esta métrica le da una idea de qué tan rápido fluye el inventario a través del almacén. Indica la tasa de reposición de sus existencias. Los valores más altos indican un inventario de movimiento rápido, mientras que los valores más bajos indican un inventario de movimiento lento. Otra forma de interpretar los valores bajos para esta métrica es que los materiales podrían tener un exceso de existencias; es posible que esté trayendo pequeñas cantidades y aún tenga cantidades masivas.

El número ideal de rotaciones de inventario no solo varía con el tipo de empresa o industria, sino también con el tipo de stock. Por ejemplo, espere que los repuestos críticos tengan índices de rotación de inventario más bajos dado que no se cambian con regularidad. Estos repuestos críticos generalmente se mantienen a mano en el improbable caso de averías y fallas. Por otro lado, esperaría usar algunos tipos de materiales regularmente. Para dichos materiales, como los consumibles, desea apuntar a índices de rotación de inventario más altos para traer unidades solo según sea necesario. Esto impulsa sus procesos hacia formas más eficientes de utilizar el espacio de almacenamiento.

Teniendo en cuenta la naturaleza de esta métrica, debe tener en cuenta el establecimiento de objetivos. Al considerar todos los tipos de inventario dentro de su instalación, se considera aceptable un valor de 1. Cuando se analizan materiales que se mueven más rápido, o cuando se excluyen repuestos críticos, se recomienda un valor de alrededor de 3. Además, el uso de esta métrica junto con otros indicadores, como los desabastecimientos, puede representar una visión más amplia de la condición del inventario.

Desabastecimientos

Como sugiere el nombre, los desabastecimientos son una medida de la cantidad de veces que una pieza no está disponible de inmediato. Se cuenta un escenario de falta de existencias cada vez que alguien intenta obtener una pieza requerida del almacén y no puede hacerlo. Como métrica, se expresa como el porcentaje de solicitudes sin stock, sobre el total de solicitudes. Los objetivos de mejores prácticas para desabastecimientos relacionados con el trabajo no planificado sugieren un valor de menos del 2%. En forma de fórmula, los desabastecimientos se pueden escribir como:

Desabastecimiento (%) = (número de solicitudes de inventario con desabastecimiento / número total de solicitudes de inventario) x 100

Medir los desabastecimientos es una forma proactiva de aumentar la confiabilidad general. Afecta directamente la rapidez con la que los equipos de mantenimiento pueden llevar a cabo las actividades requeridas. Tener cero desabastecimientos prepara a sus equipos de mantenimiento para tiempos de reparación más rápidos. Sin embargo, debe ser cauteloso para que sus estrategias para reducir los desabastecimientos también consideren un punto de vista de optimización de inventario. Si su plan para reducir los desabastecimientos es llenar el almacén hasta su capacidad física, entonces es posible que desee pensarlo de nuevo.

Como se mencionó anteriormente, los desabastecimientos generalmente se usan junto con las rotaciones de inventario. Por ejemplo, sabemos que un valor de desabastecimiento bajo es generalmente una indicación de buen desempeño. Sin embargo, tener bajas existencias junto con bajas rotaciones de inventario puede sugerir problemas de exceso de existencias. Tener cantidades desbordantes en el estante obviamente daría como resultado prácticamente cero desabastecimientos, pero con costos injustificables. La aplicación de una capa adicional a los desabastecimientos, en este caso, las rotaciones de inventario, proporciona una evaluación más informada del rendimiento real de su inventario.

Inventario de proveedor administrado

En este punto, podemos estar de acuerdo en que mantener existencias en su almacén cuesta dinero y que la logística del almacén es esencialmente un acto de equilibrio. El objetivo es almacenar los tipos correctos de inventario que agreguen valor mientras los mantiene en niveles óptimos. Una forma de tener las piezas que necesita a tiempo, sin la carga de administrarlo usted mismo, es a través del inventario administrado por el proveedor .

Como métrica, el inventario administrado por el proveedor se define como la cantidad de materiales almacenados administrados por el proveedor dividido por la cantidad total de materiales almacenados. La base para contar cada material es por unidad de almacenamiento (SKU) individual. En forma de fórmula, esto se puede mostrar como:

Inventario administrado por el proveedor (%) = (número de materiales almacenados administrados por el proveedor / número total de materiales almacenados) x 100

Alternativamente, la base para calcular el porcentaje de inventario administrado por el proveedor puede ser el valor real de las unidades almacenadas. Esto explica el valor del inventario almacenado, en lugar de la cantidad de SKU. En este caso, la fórmula se convierte en:

Inventario administrado por el proveedor (%) = (valor de los materiales almacenados administrados por el proveedor / valor total del material almacenado) x 100

Hay algunos beneficios notables de hacer que sus proveedores asuman la responsabilidad total de satisfacer sus necesidades de inventario. No solo obtiene una visibilidad precisa de los plazos de entrega, sino que también realiza pedidos en cantidades y frecuencias óptimas. Elegir el tipo adecuado de materiales que deben gestionar los proveedores es una oportunidad para optimizar los niveles de almacenamiento. Las notas importantes para recordar con este tipo de configuración son garantizar una comunicación clara con sus proveedores y proporcionar pronósticos de uso precisos.

Acciones inactivas

El stock inactivo incluye materiales en su almacén que no se han utilizado en los últimos 12 meses o más. Analizar la cantidad de acciones inactivas puede llevarlo a tomar decisiones y acciones más estratégicas para administrar su capital de trabajo. Por ejemplo, es posible que desee revisar sus niveles de almacenamiento en busca de materiales inactivos identificados, o incluso cancelar algunas de las unidades disponibles.

La lista de registros de existencias inactivas debe excluir repuestos críticos y materiales fuera de existencias. Los repuestos críticos se mantienen en stock debido a su importancia para mantener las operaciones en funcionamiento en caso de un tiempo de inactividad inesperado. Por lo general, son equipos de alto valor con plazos de entrega relativamente largos. Los materiales no almacenados, por otro lado, son artículos que están en los registros de inventario mientras no están almacenados físicamente. Puede realizar fácilmente un seguimiento de estas categorías cuando utiliza un programa CMMS que distingue una de la otra.

La métrica de existencias inactivas se calcula como el porcentaje de registros de inventario inactivos del número total de registros de inventario. Es decir, excluyendo repuestos críticos y materiales fuera de stock. En este cálculo, piense en cada registro de inventario como equivalente a un SKU único. En forma de fórmula:

Registros de existencias inactivas (%) = {[número de registros de existencias de inventario inactivos – (registros de repuestos críticos + registros de no existencias)] / [número total de registros de existencias de inventario – (registros de repuestos críticos + registros de no existencias)]} x 100

El stock inactivo también se puede calcular en función del valor del inventario en lugar de la cantidad de registros. La siguiente fórmula muestra este escenario:

Valor de stock inactivo (%) = [(valor de stock de inventario inactivo – valor de stock de repuestos críticos) / (valor de stock de inventario total – valor de stock de repuestos críticos)] x 100

El uso del porcentaje basado en la cantidad de registros le indica el alcance del problema, mientras que el valor de las acciones le informa sobre el potencial de reducción de su capital de trabajo. El uso de ambos puede indicarle qué categorías de acciones puede priorizar para obtener la mayor reducción de costos con la menor cantidad de esfuerzo.

Transacciones de almacén

Los asistentes de almacén, también conocidos como empleados de almacén, generalmente asumen una variedad de tareas como parte de sus actividades diarias. Estos deberes incluyen la entrega de piezas, la organización de existencias, los preparativos para enviar o recibir materiales, realizar recuentos de inventario y limpieza general. Contar el número de transacciones en un período determinado aproxima la cantidad de trabajo realizado por estos empleados.

Calcule esta métrica tomando la cantidad total de transacciones dentro de un período y luego dividiéndola por la cantidad de empleados. Otra interpretación de este cálculo es que representa el número promedio de transacciones que cada empleado realiza dentro del período. La siguiente fórmula expresa el cálculo de esta métrica:

Transacciones de almacén = número total de transacciones de almacén / número total de empleados de almacén

Antes de calcular esta métrica, es importante definir todos los tipos de transacciones que se realizan en el almacén. De esta manera, se asegura de contabilizar todo tipo de actividades. Las transacciones deben incluir salidas de bienes, devoluciones, conteo de ciclos, recibos, ajustes, etc. Ayuda a utilizar las capacidades del software de gestión de inventario existente para realizar un seguimiento de estos movimientos.

Otro aspecto importante de esta métrica es calificar a las personas que se consideran empleados de almacén. Cada empleado de almacén asignado debe ser un equivalente dedicado a tiempo completo en el rol asignado mientras realiza estos cálculos. Sin asignaciones específicas, la salida de datos no sería representativa de las transacciones reales que realiza cada empleado.

Los valores de las mejores prácticas para los recuentos de transacciones en el almacén pueden variar ampliamente según la instalación y la industria a la que pertenezca. Esta métrica puede ser útil cuando se amplía dentro de los mismos modos de operación, especialmente cuando se usa junto con otras métricas de servicio o entrega.

Registros de almacén

Similar a las transacciones de almacén, los registros de almacén también evalúan la carga de trabajo del personal de almacén. Puede suponer que las tareas que un empleado tendría que hacer aumentarán con la cantidad de materiales que administrarán. El número de SKU individuales registrados, en este caso, representa el número de materiales gestionados.

Puede calcular esta métrica tomando el número total de registros de existencias y dividiéndolo por el número de empleados que trabajan a tiempo completo en un período determinado. Esto estima aproximadamente la cantidad promedio de registros de los que cada empleado que trabaja necesitaría hacerse cargo. En forma de fórmula:

Registros de almacén = número total de registros de existencias de inventario / número total de empleados de almacén

El número total de registros de existencias de inventario incluiría cualquier material que tenga un SKU único. Esto significa que se incluyen materiales fuera de stock, repuestos críticos, así como stock inactivo. Solo los materiales que no están catalogados por la instalación serían excluidos de este conteo. Ejemplos típicos de materiales que no están catalogados son materiales de bajo valor de entrega gratuita que generalmente se emiten sin una transacción de salida de mercancías.

Al igual que con las transacciones de almacén, los objetivos de mejores prácticas para los registros de almacén serán diferentes para cada instalación. También demuestra ser una herramienta útil para medir las adiciones de mano de obra dado un aumento en los registros de materiales recién creados. Puede ser un punto de referencia útil entre instalaciones similares con procedimientos de trabajo comparables.

Costos de materiales de mantenimiento

La implementación de una estrategia de mantenimiento integral requiere una gran cantidad de recursos y podría acumularse hasta un costo total sustancial. Una porción considerable de los costos totales de mantenimiento se asignaría a los costos de materiales. Los costos de materiales de mantenimiento incluirían cualquier gasto incurrido por materiales, suministros y consumibles necesarios para realizar actividades de mantenimiento dentro de un período determinado.

Casi todos los materiales de mantenimiento, reparación y operación (MRO) incluirían costos de materiales de mantenimiento. Esto incluye todas las piezas en stock, los materiales que no están en stock, los suministros y los consumibles. Los gastos de reparación de componentes de repuesto también se incluirían en los costos de materiales de mantenimiento. Tenga en cuenta que, por definición, los costos de materiales de mantenimiento excluirían los materiales adquiridos para las expansiones y mejoras de la planta; estos ya no están dentro del alcance del programa de mantenimiento.

Hay varias otras fuentes de costos cuando se analiza toda la estrategia de mantenimiento. La mayoría de los otros componentes del costo total de mantenimiento provendrían de los gastos de mano de obra y servicios. Otras partes del presupuesto de mantenimiento incluirían mano de obra de mantenimiento interno, sueldos y salarios del personal de mantenimiento, servicios de contratistas y servicios de conserjería. Todo esto, más el costo de mantenimiento del material, sumaría el costo total de mantenimiento.

Los costos de materiales de mantenimiento, a través de esta métrica, se expresan como un porcentaje de la suma de todos los costos de mantenimiento. La base de tiempo para la métrica suele ser meses, trimestres o años. La siguiente fórmula muestra este cálculo:

Costo de material de mantenimiento (%) = (costo de material de mantenimiento / costo total de mantenimiento) x 100

Como análisis complementario, los costos de materiales de mantenimiento se pueden comparar con los costos de mano de obra de mantenimiento. Altos porcentajes de costos de materiales pueden sugerir que las estrategias preventivas o predictivas no son tan efectivas como se esperaba. Altos porcentajes de costos de mano de obra, por otro lado, podrían sugerir una planificación ineficaz. Al comparar instalaciones similares, estos porcentajes pueden usarse como valores de referencia para comparar las mejores prácticas.

El seguimiento es el primer paso

Como dice el viejo refrán, no se puede mejorar lo que no se puede medir. El seguimiento de las métricas de inventario es el primer paso hacia una gestión de inventario exitosa. Al tener suficientes datos sobre la situación actual, se pueden desarrollar estrategias para mejorar los procesos existentes. Después de implementar las mejoras, las métricas le mostrarán objetivamente las cosas que hizo correctamente y las cosas que puede refinar aún más. Esto se convierte en un proceso en continua evolución de aprendizaje y desarrollo.

 Esta historia se actualizó en marzo de 2020 con información adicional.