Cómo optimizar las ganancias de su equipo de mantenimiento utilizando un índice de excelencia en el mantenimiento

El mantenimiento efectivo mejora la rentabilidad de una empresa al mantener varios costos bajos. En particular, un equipo de mantenimiento puede usar las mejores prácticas para minimizar los costos asociados con la seguridad, los accidentes, las averías de los equipos, la gestión de inventario MRO y el mantenimiento de rutina. Al mismo tiempo, se mejora la calidad de la producción.

Desafortunadamente, muchas organizaciones ven sus procesos de mantenimiento como una pérdida de ingresos y pueden recortar los presupuestos para esos procesos. Para evitar que esto suceda, y para asegurar la financiación de las mejoras en el proceso, los gerentes de mantenimiento deben demostrar cómo sus departamentos pueden ayudar a optimizar las ganancias. Un índice de excelencia en el mantenimiento (MEI) es una forma eficaz de hacerlo.

Aquí, discutiremos qué es un índice de excelencia en mantenimiento, por qué es útil y cómo implementar uno en su departamento de mantenimiento.

¿Qué es el índice de excelencia en mantenimiento?

El Índice de Excelencia en Mantenimiento , o MEI, es un método para medir el éxito general de un departamento de mantenimiento. Fue creado por Ralph W. "Pete" Peters como una forma para que los gerentes de mantenimiento observen una variedad de métricas clave y, al mismo tiempo, centren sus esfuerzos en optimizar las ganancias para su organización.

Crear un MEI implica tomar de 10 a 15 métricas , compararlas y medir el éxito contra esos puntos de referencia en una hoja de cálculo. El índice se usa para registrar puntajes individuales para cada métrica, después de lo cual se genera un puntaje compuesto. Dado que solo los indicadores clave de desempeño más relevantes se rastrean en el índice, cada uno se adapta a las necesidades de la organización.

El propósito clave del MEI es validar los resultados y el retorno de la inversión (ROI) para los departamentos de mantenimiento. Al demostrar exactamente cómo las métricas de mantenimiento específicas afectan los costos y las ganancias de la organización en su conjunto, los gerentes de mantenimiento pueden usar el índice para justificar ante los accionistas los recursos gastados en tareas de mantenimiento.

Ventajas de usar un índice de excelencia en mantenimiento

La creación y el uso de un índice de excelencia en el mantenimiento puede ser muy ventajoso cuando se trata de la planificación y gestión del mantenimiento . Algunas de las ventajas clave del MEI son las siguientes.

A la medida de su operación

El MEI es una especie de marco que se puede usar para rastrear las métricas que son más importantes para su organización. Dado que elige de 10 a 15 métricas para rastrear en su hoja de cálculo, puede adaptar el índice a su contexto operativo específico. Por ejemplo, un equipo de mantenimiento que tiene solo una pequeña cantidad de inventario MRO podría no priorizar las métricas de inventario en su MEI.

Cada elemento también se pondera, con un peso acumulado de 100. Esto permite que las métricas de mayor prioridad tengan más en cuenta en la puntuación final que las menos importantes.

Consejo: Ya sea que utilice o no el Índice de excelencia en el mantenimiento, aún debe priorizar sus KPI al medir su eficacia. Ponderar las métricas en los informes puede ser una buena manera de hacerlo.

Múltiples métricas en un solo lugar

El éxito en el mantenimiento no se puede medir a través de una sola métrica. Debe realizar un seguimiento de varios indicadores para poder evaluar con precisión la eficacia del mantenimiento, pero puede ser difícil encontrar esos números. Incluso si usa un CMMS , el gran volumen de datos que tiene en su sistema debe organizarse de manera que pueda ver los elementos más importantes rápidamente.

Mientras que un MEI otorga una puntuación única, esa puntuación refleja múltiples métricas, todas las cuales se presentan en una sola hoja de cálculo. Esto le da a su equipo de mantenimiento la capacidad de verificar el progreso actual de un vistazo simplemente revisando su índice de efectividad de mantenimiento. Todo lo que necesita hacer es extraer las métricas de su CMMS e ingresarlas en la hoja de cálculo.

En un sentido general, las métricas utilizadas en los MEI tienden a cubrir las siguientes áreas:

• Personas y recursos laborales
• Presupuesto dólares y recursos monetarios
• MRO
• Planificación
• Servicio al Cliente
• Activos físicos, incluido su tiempo de actividad, confiabilidad y disponibilidad
• Recursos de datos

Mantenga las métricas enfocadas en la optimización de ganancias

El seguimiento de su progreso en una variedad de métricas a través de un MEI es útil, pero solo si esas métricas realmente se enfocan en optimizar las ganancias para su organización. La filosofía general detrás de un MEI es concentrarse en las métricas que afectan la capacidad de su organización para obtener ganancias de manera eficiente y asegurarse de que su equipo esté atento a esos KPI.

Al mantener las métricas enfocadas en lo que es más importante, obtiene el máximo provecho de su CMMS mientras crea un proceso centrado en las ganancias y en el cliente, todo sin sacrificar el mantenimiento de los activos físicos.

Conecte objetivos elevados con acciones básicas

Si bien su índice de excelencia en el mantenimiento se centrará en objetivos a largo plazo, que en última instancia están representados por su puntaje general, hace un trabajo decente al conectar esos objetivos con las acciones del día a día. Muchas de las métricas que rastrea pueden verse directamente afectadas por las tareas cotidianas, lo que facilita la adopción de medidas en lugar de pasar años analizando cómo alcanzar sus elevados objetivos.

Inspirar al personal de mantenimiento

A medida que conecta los objetivos con las acciones cotidianas, su MEI mostrará de manera efectiva si su departamento de mantenimiento está "ganando". Es una manera fácil de hacer que su éxito sea visible para sus técnicos, supervisores, planificadores y operadores, lo que hace que sea mucho más fácil involucrarlos con mejoras en procesos y prácticas. A medida que ven cómo su trabajo afecta su éxito, es más probable que su equipo de mantenimiento acepte los cambios necesarios, lo que en última instancia los hace más comprometidos con la mejora continua .

Informar a los líderes sénior sobre la importancia del mantenimiento

Si bien su objetivo final es mantener bajos los costos de mantenimiento, reparación y operaciones, eso solo es realmente posible si tiene fondos suficientes para un mantenimiento preventivo y una planificación efectivos. Para asegurarse de obtener los dólares del presupuesto necesarios para lograr sus objetivos de mantenimiento, debe demostrar cómo esa financiación reducirá los costos y optimizará las ganancias con el tiempo.

Su MEI actúa como una forma sucinta de mostrar a los accionistas y altos ejecutivos el valor de varias tareas de mantenimiento como se refleja en sus indicadores clave. En concreto, podrá demostrar la rentabilidad de mantener, mejorar, renovar e instalar activos físicos de forma segura y eficaz. El resultado final debería ser la prevención de recortes presupuestarios inoportunos.

Métricas potenciales utilizadas en un MEI

Los gerentes de mantenimiento deben enfocar a las MEI en las métricas más importantes para el éxito de su organización. Dicho esto, algunos KPI son más útiles para realizar un seguimiento de esta manera que otros. En particular, las siguientes métricas se adaptan mejor a un índice de excelencia en mantenimiento.

• Cumplimiento del presupuesto de mantenimiento general : porcentaje de variación de su presupuesto de mantenimiento planificado.
• Costo real de mantenimiento por unidad de producción : divida el costo de la mano de obra y los materiales de mantenimiento por la cantidad de unidades que produce.
• Trabajos de consumo o financiados con capital completados : el porcentaje de todos los trabajos de consumo/financiados con capital completados según lo programado dentro del 5 % de su estimación de costos.
• Otras órdenes de trabajo planificadas completadas según lo programado : porcentaje de órdenes de trabajo completadas según lo programado.
• Cumplimiento del cronograma : porcentaje de trabajo completado a tiempo.
• Órdenes de trabajo planificadas frente a verdaderas órdenes de trabajo de emergencia : el porcentaje de órdenes de trabajo que se planificaron frente a las que se generaron como emergencias.
• Orden de tiempo de trabajo artesanal para devolución de cargo del cliente : porcentaje de todas las horas de trabajo artesanal que se cobraron al cliente.
• Tiempo de fabricación para órdenes de trabajo : el porcentaje de horas de trabajo que se cargaron a las órdenes de trabajo.
• Utilización artesanal : la cantidad de "tiempo de llave inglesa" cargado a las órdenes de trabajo como porcentaje del total de horas de trabajo.
• Desempeño artesanal : un porcentaje que muestra cómo las horas de trabajo reales en tareas de PM y el trabajo planificado se comparan con estimaciones confiables para esas tareas.
• Calidad artesanal y excelencia en el servicio : el porcentaje de devoluciones de llamada y similares del total de órdenes de trabajo completadas.
• Eficacia general de la artesanía (OCE) : el impacto positivo acumulativo de la utilización de la artesanía, el rendimiento de la artesanía y la calidad de la artesanía y la excelencia en el servicio. Los tres se multiplican juntos para obtener el OCE.
• Órdenes de trabajo con tiempos planificados confiables : el porcentaje de órdenes de trabajo que tienen tiempos planificados confiables. Se utiliza para medir la eficacia de la planificación.
• Cumplimiento general de mantenimiento preventivo : porcentaje de órdenes de trabajo de PM completadas a tiempo. Puede dividirse por tipos de activos, departamentos, etc.
• Valor obtenido de la utilización artesanal : valor de las mejoras en la productividad artesanal, medido en dólares.
• Precisión del inventario : porcentaje de variación de los recuentos de artículos y estimaciones de costos de los valores reales.
• Reducción de inventario de MRO real : porcentaje o valor del inventario reducido desde un valor de referencia inicial.
• Número de desabastecimientos : número de veces que se producen desabastecimientos de inventario en un período determinado. Puede indicar impactos negativos de la reducción de inventario.
• Valor de los ahorros de costos de compras directas : ahorros de costos de mejores prácticas de adquisición.
• Eficacia general del equipo (OEE) : impacto positivo general de la disponibilidad, el rendimiento y la calidad de salida de los activos. Los tres se multiplican juntos para obtener OEE.
• Disponibilidad/Tiempo activo de los activos : el porcentaje de horas que los activos están activos y se están agotando de todas las horas programadas.

Si bien esta lista puede parecer un poco intimidante, recuerde que al crear un MEI, solo elegirá de 10 a 15 de estas métricas. Un CMMS moderno generalmente medirá la mayoría, si no todas, de estas métricas en función de las órdenes de trabajo y los datos de inventario de MRO que ingrese.

Sugerencia: si actualmente no está realizando un seguimiento de estas métricas, es posible que desee hacerlo. Dicho esto, puede que no siempre sea útil hacer un seguimiento de todo, así que elige con cuidado.

Cómo usar el MEI en su instalación

Para comenzar a implementar un MEI en su centro, deberá pasar por un proceso de implementación como se describe a continuación. Los siguientes pasos lo ayudarán a aprovechar al máximo un índice de excelencia en el mantenimiento.

1. Definir el éxito

Antes de hacer cualquier otra cosa, debe tener una idea clara de cómo se ve el éxito en sus instalaciones. Concéntrese en los objetivos de su empresa, particularmente cuando se trata de optimizar las ganancias. A partir de ahí, podrá tener una idea clara de lo que puede hacer su departamento de mantenimiento para alcanzar esos objetivos, lo que a su vez informará los tipos de métricas que medirá en su MEI.

2. Elija métricas de su CMMS

Con algunos objetivos en mente, así como tareas de mantenimiento que pueden ayudar a alcanzarlos, elija las métricas que medirán mejor su éxito en la realización de esas tareas. Puede encontrar estas métricas en su CMMS y software financiero. El mejor lugar para comenzar es elegir de 10 a 15 de los KPI descritos en la sección anterior y extraerlos en su CMMS.

Sugerencia: si actualmente no usa un CMMS, UpKeep es una excelente opción para comenzar . Nuestra plataforma de gestión de operaciones de activos le permite realizar un seguimiento de la mayoría de las métricas de mantenimiento con un esfuerzo mínimo.

3. Establecer objetivos para cada métrica

Con una lista de aproximadamente una docena de métricas para rastrear, necesitará saber qué tan bien tendrá que hacerlo con cada una de ellas. Lo mejor es comparar sus objetivos con base en estándares de clase mundial , como el 85 % para la eficacia general del equipo . Comparar sus objetivos con estándares de clase mundial le permitirá ver cómo está progresando hacia los procesos de mantenimiento más óptimos posibles.

4. Asigne un peso y puntuaciones a cada métrica

Si bien cada una de las métricas que elija debe ser importante, aún deberá priorizarlas según el impacto que tengan en la rentabilidad y la seguridad de sus operaciones. Como tal, a cada métrica se le debe asignar un peso. Ese peso cambiará cuánto afecta cada métrica al puntaje final en su MEI.

El peso de todas sus métricas combinadas debe sumar 100, por lo que actúa como un porcentaje. Por ejemplo, su OEE podría ponderarse en 16, mientras que su Cumplimiento de programa podría ser 4, lo que significa que componen el 16 % y el 4 % de su puntaje final, respectivamente. Estos son solo ejemplos, por supuesto, así que asegúrese de sopesar sus métricas en función de su importancia real para la optimización de costos en sus instalaciones.

Además, necesitará saber cómo se calificará cada métrica. La puntuación va de 0 a 10, siendo 10 la mejor. Determine qué nivel de desempeño corresponde a cada puntaje. Por ejemplo, si está midiendo OEE, 10 sería 85 %, mientras que 0 podría ser 35 %. Luego, el valor aumentaría gradualmente para 1, 2, 3, etc. Por el contrario, si está midiendo desabastecimientos, los valores más altos de desabastecimiento corresponderían a una puntuación más baja.

Crear una hoja de cálculo

Con las métricas elegidas, los objetivos de comparación y los pesos, es hora de crear su hoja de cálculo. Un eje enumerará sus métricas, mientras que el otro enumerará lo siguiente para cada KPI:

• Progreso mensual actual para la métrica
• Objetivo de rendimiento
• Puntuaciones de 0 a 10 y niveles de rendimiento correspondientes
• Puntuación del nivel de rendimiento actual
• Valor ponderado de cada métrica
• Puntuación ponderada del nivel de rendimiento (puntuación x ponderación)
• Valor MEI total (suma de todas las puntuaciones ponderadas)

Completará su progreso mensual actual con datos de su CMMS, luego hará los cálculos a partir de ahí. También puede incluir una sección que registre el progreso a lo largo del tiempo con puntajes totales para cada mes, trimestre, etc.

Sugerencia: un CMMS puede permitirle generar informes personalizados con las métricas exactas necesarias para completar su cuadro de mando MEI. Incluso puede querer que se reflejen en su tablero, haciéndolos visibles para todos en su departamento de mantenimiento.

Seguimiento de su progreso

Después de crear su hoja de cálculo, es hora de seguir su progreso. Con el tiempo, controle cada métrica a través de su CMMS y registre sus puntajes a intervalos regulares, como cada mes. Con cada métrica registrada, asigne un puntaje de 0 a 10, multiplíquelo por el valor ponderado de la métrica y súmelos todos para obtener su puntaje compuesto total.

La puntuación máxima posible en un índice de excelencia en mantenimiento es 1000, por lo que cuanto más se acerque a 1000, mejor lo estará haciendo.

Puede ser necesario hacer ajustes a su MEI con el tiempo. Por ejemplo, si encuentra que una métrica en realidad no parece reflejarse en las ganancias de su organización, es posible que desee eliminarla. Alternativamente, es posible que deba agregar otras métricas para desarrollar su puntaje.

Sugerencia: es importante que su puntaje sea visible para su departamento de mantenimiento. Si su equipo puede ver qué tan bien lo está haciendo , o en otras palabras, si pueden ver si está "ganando", será más probable que acepten los cambios que hará a medida que intenta mejorar. tu puntuación.

Tomar acción

A medida que realiza un seguimiento de su progreso y califica a su departamento de mantenimiento en diferentes áreas, es probable que vea métricas que necesitan mejorar. Ese es en gran parte el punto de un MEI. Con la información que obtenga sobre sus métricas de mantenimiento, podrá tomar medidas para mejorar su puntaje.

Por ejemplo, si observa que el porcentaje de mantenimiento planificado es constantemente bajo, es posible que desee observar los tipos de fallas de los equipos que tiene y planificar las tareas de mantenimiento preventivo que las evitarán. Sus prácticas de planificación también pueden necesitar mejoras.

Además de planificar mejoras en sus procesos, también podrá obtener la participación de los accionistas cuando necesite financiación para realizar esas mejoras. Su cuadro de mando muestra cómo las métricas individuales pueden mejorar la rentabilidad, demostrando la importancia de mejorar esas métricas a través de acciones específicas.

Conclusión: Optimice las ganancias con MEI

En última instancia, un MEI hace que las métricas importantes sean más visibles al tiempo que establece claramente su relación con la optimización de las ganancias. Con la información y puntajes de tu índice, puedes mantener tus esfuerzos enfocados en tareas que beneficien a tu gente, empresa y clientes mientras validas la inversión realizada en tu departamento.