Costes de mantenimiento en la gestión de instalaciones

Costos de Mantenimiento: Justificando su ROI en la Gestión de Instalaciones

Justificar los costos de mantenimiento puede ser más difícil que justificar la compra de un nuevo activo, pero es factible si logramos que las partes interesadas entiendan el valor final del trabajo de mantenimiento.

¿Qué son los costos de mantenimiento?

Los costos de mantenimiento son los gastos necesarios para mantener los activos en buen estado de funcionamiento. Se deben considerar y contabilizar los costos de mantenimiento, además del precio de etiqueta original de un activo.

¿Cuáles son los diferentes tipos de costos de mantenimiento de las instalaciones?

Aunque medir los costos puede ser un desafío, es importante comprender las diferentes categorías de órdenes de trabajo de mantenimiento para tener un buen punto de partida. Aquí hay una introducción rápida sobre los tipos de costos:

1. Costos laborales

Uno de los mayores costos de mantenimiento para la mayoría de las organizaciones es la mano de obra. Por mano de obra, no me refiero simplemente a sueldos y salarios. De hecho, una gran cantidad de subcostos se incluyen en esta categoría, incluidos:

1. Sueldos y salarios
2. Beneficios y bonificaciones
3. Costos de capacitación y desarrollo
4. Seguros y costes de seguridad e incidencias
5. Costos del contratista
6. Pago de emergencia o de horas extras

2. Equipos, Suministros y Herramientas

Dependiendo de su negocio e industria, necesitará diferentes equipos, suministros y herramientas para realizar el mantenimiento necesario. Si usted es responsable de administrar un complejo de apartamentos, necesitará equipo de reparación, suministros eléctricos y de plomería, filtros de horno, equipo de jardinería y suministros de limpieza. En el caso de una instalación de fabricación, es posible que necesite medidores específicos del equipo u otras herramientas de prueba. En prácticamente cualquier departamento de mantenimiento, la compra y el uso de software de mantenimiento también suponen un coste significativo.

3. Mantenimiento continuo

Los costos de mantenimiento continuo podrían incluir costos de reparación o costos de mantenimiento preventivo. Por ejemplo, podría estar realizando una inspección de mantenimiento de rutina en un HVAC. Esto podría tener en cuenta los costos de mantenimiento y los costos promedio para su organización en general.

¿Cómo justificamos los costos de mantenimiento cuando el retorno de la inversión no siempre es obvio?

1. Explicar el trabajo de mantenimiento en términos de confiabilidad

Digamos que una empresa compra un nuevo robot que aumenta la tasa de producción en un 15%. Ese es un retorno de la inversión obvio: a pesar de que el robot cuesta una cierta suma, recuperará esa suma con el tiempo porque aumenta la productividad. Podemos explicar el trabajo de mantenimiento exactamente de la misma manera: cuando optimizamos la confiabilidad de los activos y aumentamos el tiempo de actividad de los activos, estamos reduciendo drásticamente la cantidad de tiempo que nuestro equipo pasa fuera de línea y en tiempo de inactividad (y fabricando más productos para arrancar).

Podemos explicar el costo de mantenimiento de una manera que enfatice los beneficios de optimizar el tiempo de actividad del equipo (aumenta el tiempo de actividad = aumenta el tiempo de producción = más productos = más ganancias).

2. Evaluación comparativa de KPI y métricas

El seguimiento de métricas y KPI también ayuda a justificar el costo de mantenimiento, ya sea el tiempo de actividad, la disponibilidad de activos o la cantidad de averías durante un período de tiempo específico. Si bien puede que no siempre sea persuasivo mostrar cómo se está desempeñando su instalación en el vacío, comparar su instalación con estándares de clase mundial puede ser una forma increíblemente persuasiva de demostrar el valor del trabajo de mantenimiento (y hay recursos para ayudarlo a hacerlo ) .

Por ejemplo, supongamos que un gerente de mantenimiento desea implementar un nuevo programa de mantenimiento preventivo para influir en el porcentaje de mantenimiento planificado (PMP) de la instalación . En este caso, es útil calcular el PMP actual de su instalación y compararlo con un PMP de clase mundial (~80 % de mantenimiento planificado). Cuando la gerencia ve que sus cifras son mucho más bajas que los puntos de referencia establecidos, esa puede ser una forma particularmente persuasiva de justificar los costos de mantenimiento.

3. Comunicarse regularmente con la gerencia y los empleados

La comunicación bidireccional ayuda a las personas a comprender de manera cualitativa cómo es útil el mantenimiento. Incluso con PMP y otras métricas similares, sigue siendo difícil justificar los costos de mantenimiento en términos cuantitativos. Si ese es el caso, puede usar un enfoque cualitativo para justificar los costos de mantenimiento:

• Qué tan bien está funcionando la instalación
• Cómo los técnicos tienen que centrarse menos en el mantenimiento reactivo
• Qué tipo de retroalimentación recibe de los empleados en todos los niveles

En última instancia, justificar el costo de mantenimiento se basa en cambiar la cultura de pensamiento en torno al mantenimiento. El equipo mal mantenido conduce a una baja productividad porque el equipo de mantenimiento siempre está combatiendo incendios. Sin embargo, cuando las cosas funcionan sin problemas, la productividad aumenta, lo que significa más producto final y más ganancias.

Ahorre en costos de mantenimiento con programas de mantenimiento efectivos

Es difícil hablar de costos de mantenimiento sin abordar el otro lado de la ecuación: ¿qué costos se ahorran con programas de mantenimiento efectivos?

La mayoría de las empresas admitirán que el mayor costo es el tiempo de inactividad no planificado. Según Aberdeen Research , más del 80 por ciento de las empresas tuvieron tiempo de inactividad no planificado en un período de tres años con un costo potencial de más de $250,000 por hora. Si se puede implementar y operar un programa de mantenimiento eficiente a una fracción de ese costo, experimentará un gran impulso en su balance final.

En un nivel micro, un CMMS puede ayudarlo a identificar tareas de mantenimiento preventivo y predictivo para equipos críticos particulares, así como a medir el impacto de esas tareas a lo largo del tiempo. Con ese tipo de datos, puede comparar el costo real del mantenimiento con el costo de reemplazo de sistemas específicos en su organización y tomar mejores decisiones a largo plazo.