Norma ISO 41001:2018

ISO 41001:2018 cubre los estándares de gestión de instalaciones (FM), y su cumplimiento puede ayudar a su organización a ser más eficiente y confiable. Además, la certificación ISO 41001 mejora la imagen de su negocio. Si bien el proceso de obtener la certificación y el cumplimiento total puede llevar tiempo, los beneficios a menudo valen la pena.

¿Qué es ISO 41001?

ISO 41001:2018 es un estándar publicado por la Organización Internacional de Normalización que establece pautas para la gestión de instalaciones. Sigue la misma estructura que otras normas ISO, como ISO 45001 (Salud y seguridad en el trabajo) e ISO 50001 (Gestión de la energía), con el mismo texto central, definiciones y términos.

Antes de que se publicara ISO 41001 en abril de 2018, también se publicaron documentos de respaldo, incluidos los estándares que describen el vocabulario de FM, los conceptos clave, los beneficios y el desarrollo de acuerdos.

El propósito de la norma es ayudar a las organizaciones a demostrar un FM eficiente y eficaz, buscar la coherencia al definir los requisitos de FM y lograr la sostenibilidad. Estandariza los conceptos y requisitos de FM de tal manera que las organizaciones de todo tipo pueden beneficiarse de él.

Por qué es importante el cumplimiento en la gestión de instalaciones

Con el valor creciente de la administración de instalaciones subcontratadas ( se proyecta que alcance $ 1 billón para 2025 ), es más importante que nunca tener un sistema FM confiable. El objetivo de ISO 41001 es ayudar a las organizaciones que se esfuerzan exactamente por eso.

Si bien ISO 41001:2018 no es una ley y, por lo tanto, no incurrirá en sanciones si no la cumple por completo, sigue siendo un componente importante de la gestión de instalaciones. Las empresas que se esfuerzan por obtener la certificación ISO están mejor equipadas para enfrentar los numerosos desafíos que surgen en FM, incluidos los siguientes.

Cumplimiento normativo

Nuevamente, ISO 41001 es un estándar, no una ley. Sin embargo, su diseño ayuda a los administradores de las instalaciones a garantizar el cumplimiento de todas las reglamentaciones aplicables, como las que rigen la seguridad, la responsabilidad ambiental, el mantenimiento de registros, etc.

Lugar de trabajo seguro

Otra preocupación importante es la seguridad en el lugar de trabajo. Mientras que otras normas, a saber, la ISO 45001, se ocupan más explícitamente de la salud y la seguridad en el trabajo , la ISO 41001 aún ayuda a promover un entorno seguro al evitar fallas en las instalaciones. Como tal, el cumplimiento de las normas internacionales a menudo juega un papel clave en la minimización de los peligros en los entornos de trabajo.

Cuestiones ambientales

De la mano de la salud ocupacional está la seguridad ambiental. El cumplimiento de los estándares de FM ayuda a las empresas a mantener instalaciones que reducen al mínimo los desechos mientras manipulan de manera segura materiales tóxicos o peligrosos. Muchos productos químicos deben manejarse con cuidado desde la compra inicial hasta su eliminación, por lo que es crucial contar con un conjunto de estándares para guiar el manejo de estos materiales.

Experiencia del empleado

Factores de salud y seguridad ocupacional en un ambiente de trabajo positivo para los empleados. Además, cuando los sistemas como el HVAC o el equipo de producción funcionan correctamente, se crea una mejor experiencia para los empleados. Dado que la mayoría de los directores de recursos humanos dicen que la experiencia de los empleados es una parte importante del éxito organizacional , la FM efectiva es aún más importante que nunca.

Estandarización

Una de las principales ventajas de adherirse a los estándares es el hecho de que están (naturalmente) estandarizados. La estandarización ayuda a mejorar la confiabilidad de las instalaciones y agiliza los procesos, al mismo tiempo que respalda la documentación completa.

Fiabilidad

Las empresas que luchan por la confiabilidad están bien atendidas si se adhieren a las normas ISO 41001. Estos estándares están diseñados específicamente para ayudar a las instalaciones a mantener sistemas que van desde HVAC hasta equipos de producción en condiciones de funcionamiento confiables, lo que los convierte en una parte importante de FM.

Obtener la certificación ISO 41001

El proceso para obtener la certificación ISO 41001 implica comprender el estándar, implementarlo en los procesos de gestión de sus instalaciones y tener una auditoría de un organismo de certificación.

Beneficios de obtener la certificación ISO 41001

Los objetivos centrales de ISO 41001 ayudan a las organizaciones a obtener los siguientes beneficios:

• Mejora de la seguridad, la salud y el bienestar de los trabajadores

• Productividad mejorada

• Mayor eficiencia y eficacia

• Comunicación mejorada, particularmente cuando se trata de requisitos y metodologías de FM

• Mayor consistencia de los servicios.

• Estandarización de FM en todo tipo de organizaciones

• Credibilidad reconocida a nivel nacional/internacional

El resultado final de estos beneficios es ayudar a las organizaciones a ser más rentables y mejorar su reputación entre los consumidores y socios comerciales. Al obtener la certificación 41001, las organizaciones demuestran que cuentan con un sistema de gestión de instalaciones eficaz.

Obtener la certificación ISO 41001

Para comenzar el proceso de obtener la certificación ISO 41001, hay una serie de elementos que debe tener en cuenta. La siguiente lista es de las secciones del estándar en sí , y debería brindarle una descripción general de lo que significará la certificación para su organización.

1. Comprender el alcance de la norma

En primer lugar, es útil familiarizarse con el alcance de la norma ISO 41001. Su objetivo es guiar a las organizaciones a través de la implementación de un sistema FM efectivo que satisfaga las necesidades de todos aquellos afectados por él. El estándar no es específico de ninguna región o sector y, como tal, pretende ser aplicable a organizaciones de todo el mundo, independientemente de su tamaño, tipo o jurisdicción. Si bien puede brindar orientación que puede ayudar con el cumplimiento normativo, no proporciona información específica sobre las leyes locales, estatales o nacionales.

2. Utiliza documentos de referencia

Se publicaron varios documentos antes del lanzamiento de la norma ISO 41001, incluida la norma ISO 41011, que establece el vocabulario utilizado en la gestión de instalaciones. El texto de la norma a veces se refiere a la norma ISO 41011, lo que hace que valga la pena tener ese documento disponible cuando lo revise.

3. Comprender la terminología

Las definiciones proporcionadas en ISO 41011 se aplican al interpretar este estándar, e ISO 41001 también establece una lista de términos que pueden ser útiles para determinar exactamente cómo se debe implementar el estándar. Algunos ejemplos de los tipos de términos definidos en el estándar incluyen   sistema de gestión ,   parte interesada parte interesada ,   alta gerencia , y   mejora continua , por mencionar algunos.

4. Conoce el contexto de tu organización

La primera etapa real de la implementación de ISO 41001 es la planificación, y la primera parte de la planificación es comprender las necesidades generales y el contexto de su organización. Un aspecto importante del contexto de su organización son las necesidades de aquellos que pueden verse afectados por su sistema FM, como clientes, socios, empleados y otras partes interesadas.

Otro componente importante es el alcance de su sistema FM y cómo afectará a su organización y a cualquier persona conectada a él.

5. Involucrar al liderazgo

Ningún plan de FM despega sin algún tipo de apoyo por parte del liderazgo. La identificación de las funciones que desempeñan los líderes en la gestión de sus instalaciones, el diseño de políticas y la determinación de las funciones y responsabilidades de la organización son pasos clave para elaborar un plan que funcione de manera eficaz.

6. Planea

La planificación debe basarse en los objetivos que tiene para sus instalaciones, incluidos los que se derivan de los objetivos comerciales generales. Con los objetivos adecuados en mente, planifique las acciones que deberán tomarse para alcanzar esas metas.

Además, debe delinear los riesgos potenciales y determinar qué acciones son necesarias para mitigarlos. Junto con estas acciones debe estar quién es responsable de hacer qué y cómo se les hará rendir cuentas.

7. Obtén apoyo

El apoyo externo puede ser útil, ya menudo necesario, al crear un sistema de gestión de FM efectivo para su organización. Los materiales publicados, los datos documentados y las consultorías externas pueden proporcionar información muy necesaria, mientras que los contratistas y el personal interno ofrecen habilidades y recursos que ayudan a que todo el sistema funcione.

Incluso los sistemas que brindan un conocimiento adicional de sus procesos internos y factores externos pueden ser invaluables cuando se esfuerza por obtener la certificación ISO 41001.

8. Implementa tu plan en operaciones

Con un plan completo desarrollado, es hora de ponerlo en acción. A lo largo de este proceso, es importante coordinarse con las partes involucradas, como operadores, profesionales de mantenimiento , contratistas, gerentes y cualquier otra persona que desempeñe un papel en sus operaciones. La integración de servicios internos y externos en sus controles operativos es vital para asegurarse de que todos estén en la misma página, creando así un sistema cohesivo.

9. Medir y evaluar el desempeño

Una vez que tenga un sistema FM, es hora de comenzar a evaluar su desempeño. Medición   los indicadores clave , la creación de informes y la comparación de métricas con los puntos de referencia de la industria juegan un papel vital en la evaluación del rendimiento de su sistema. Como tal, el monitoreo y el análisis deben convertirse en parte de su estrategia de administración de instalaciones.

Además, realizar auditorías internas y revisiones de gestión también lo ayudará a "mantener el oído atento", por así decirlo.

10. Encuentra maneras de mejorar

Con el tiempo, los datos que recopile sobre el rendimiento de su sistema FM deberían darle una idea de cómo hacer los ajustes necesarios en su sistema. Puede haber casos en los que no se ajuste del todo a los estándares ISO, o simplemente puede haber espacio para mejoras adicionales. Es importante recordar que ningún sistema FM es perfecto y, como tal, las mejores estrategias implicarán una mejora continua.

Preparación para una auditoría ISO 41001

Parte de obtener la certificación ISO 41001 es una auditoría externa de un auditor del organismo de certificación. Además de asegurarse de que su sistema FM cumpla con los estándares a través de sus propias auditorías internas, querrá prepararse para su auditoría de certificación de las siguientes maneras.

Prepárate con mucha anticipación

En primer lugar, es importante asegurarse de que su sistema de gestión de instalaciones esté establecido mucho antes de su auditoría. Debe ser un sistema establecido completo con su propio cronograma de tareas, revisiones y auditorías internas. Como tal, no puede apresurarse en el último minuto y esperar pasar la auditoría de certificación.

Realizar auditorías internas y revisiones de gestión.

Parte del mantenimiento de un sistema FM eficaz son las revisiones de gestión y las auditorías internas coherentes. Establezca un horario para ambos y asegúrese de tomarlos en serio. Las auditorías internas deben usarse para encontrar áreas donde se necesita mejorar, y sus líderes revisarán esas auditorías durante las revisiones de gestión.

Supervise su sistema y realice mejoras

Junto con las auditorías y revisiones internas, el monitoreo constante también es una parte vital de la mejora continua de su sistema FM. Vigile de cerca las métricas clave y los objetivos que respaldan, y realice los ajustes que considere oportunos.

Limpia tu espacio de trabajo

Antes de la auditoría, asegúrese de que su espacio de trabajo esté limpio. La incorporación de 5S en su sistema puede ayudar a mantener su área de trabajo limpia de manera rutinaria, pero hacer que la gerencia realice un recorrido por sus instalaciones antes de una auditoría también puede garantizar que cumpla con los estándares.

recuerda la etiqueta

En el momento de su auditoría, querrá ser profesional y cortés, pero no demasiado formal. Además, es importante ser honesto con el auditor y reconocer que es posible que no esté completamente familiarizado con los procesos específicos de su organización.

Prepárate para hacer cambios

Si el auditor encuentra no conformidades, no discuta con ellos. Su función es determinar si cumple con los estándares ISO 41001, por lo que si determinan que se necesitan cambios, generalmente es mejor planificar para realizar esos cambios.

Otras certificaciones ISO

Además de ISO 41001, otras certificaciones ISO que pueden ayudar a su organización incluyen:

• Gestión de calidad ISO 9000

• ISO 14000 Gestión Ambiental

• Gestión de Riesgos ISO 31000

• ISO 45001 Salud y Seguridad Ocupacional

• Gestión de energía ISO 50001

• Gestión de activos ISO 55000

Cada documento ISO tiene una estructura similar, lo que facilita la construcción de un   marco de gestión de alto nivel para manejar los diversos requisitos establecidos en cada estándar.

Conclusión

Con una planificación cuidadosa, un control coherente y una estructura de gestión fiable, podrá cumplir con las normas ISO para la gestión de sus instalaciones y otros sistemas, lo que le proporcionará los beneficios del cumplimiento y una instalación más fiable.