Sistema de notificación, análisis y acción correctiva de fallas (FRACAS)

FRACAS es un acrónimo que significa Sistema de Informes de Fallas, Análisis y Acción Correctiva. El término se origina en el Departamento de Defensa y se registró por primera vez en el estándar militar MIL-STD-2155 publicado en 1985.

FRACAS es un proceso de tres pasos utilizado originalmente para lograr el potencial de confiabilidad y mantenibilidad de los sistemas de equipos militares. Su ámbito inicial se centró en defensa, aeroespacial, automoción, telecomunicaciones, etc. Hoy, FRACAS se ha convertido en una herramienta que puede beneficiar a cualquier industria.

Este enfoque de tres pasos forma un sistema de circuito cerrado, y cada paso se lleva a cabo metódicamente antes de pasar al siguiente. Los siguientes pasos se describen con más detalle a continuación.

Informe de fallas

Al igual que con cualquier proceso de resolución de problemas, FRACAS comienza planteando el problema. El informe de fallas es el proceso de recopilar todo lo que necesita saber sobre una falla o un problema.

Se espera que el nivel de detalle de estos informes varíe entre las diferentes organizaciones e industrias. FRACAS generalmente se personaliza para adaptarse a los requisitos únicos de cada empresa. La información típica incluida en un informe de falla es:

• Fecha y hora del incidente
• La persona que encontró el problema o falla
• La persona que está realizando el informe.
• Detalles sobre el incidente, incluidos los eventos anteriores al incidente
• Acción correctiva realizada, si corresponde, para solucionar el problema
• Soluciones que pueden prevenir futuras ocurrencias

Con un sistema de gestión de mantenimiento computarizado , los datos requeridos para la notificación de fallas e incidentes deberían estar disponibles más fácilmente. Todo lo que necesita hacer es asegurarse de que sus activos estén configurados y contabilizados correctamente en el sistema. También le gustaría alinear a su equipo en los procedimientos para realizar y actualizar las tareas de mantenimiento en su CMMS. De esta manera, puede maximizar su software para que haga el trabajo por usted.

Análisis

Después de recopilar toda la información disponible, el siguiente paso es investigar la falla y sus orígenes. El objetivo principal de la fase de análisis es identificar la causa raíz del problema. Aprender la razón detrás de una falla allana el camino para futuras soluciones.

Los técnicos , ingenieros o líderes de equipo suelen ser los que realizan el análisis. Su conocimiento y experiencia ayudan a informar el análisis de la causa raíz y respaldar la acción correctiva.

Acción correctiva

Después de identificar los pasos para resolver el problema, lo último que debe hacer es implementar la acción correctiva. En este paso, se desarrollan, documentan e implementan tareas específicas para resolver el problema. También se deben realizar las pruebas correspondientes para verificar que las resoluciones sean adecuadas.

Recuerde que FRACAS es un proceso de circuito cerrado. Es solo hasta después de la implementación de la acción correctiva que un caso puede considerarse "cerrado".

¿Cómo se implementa FRACAS?

En este punto, puede ver que FRACAS es bastante sencillo. Le brinda un marco básico sobre cómo garantizar que se aborden las inquietudes de sus instalaciones. La siguiente pregunta sensata entonces es cómo empezar a implementarlo.

La clave para implementar FRACAS de manera efectiva es asegurarse de maximizar sus datos. No es suficiente tener una gran cantidad de datos. Además, es igualmente importante asegurarse de que sus datos estén organizados. Esto le permite identificar más claramente las asociaciones entre sus observaciones y sus conclusiones. Para asegurarse de que no se está perdiendo ningún punto crucial, es útil seguir las siguientes fases de implementación.

1. Fase de descubrimiento

La primera fase requiere que identifique cada tarea que debe realizarse. Esto incluye la persona o unidad responsable, los procedimientos específicos involucrados y los procesos de aprobación, si los hubiere. Las definiciones y los estándares también deben establecerse en esta fase.

Hay algunos pasos que deben determinarse en esta fase. Para nombrar algunos, debe identificar definiciones de falla, descripciones de falla, procedimientos de verificación, modos de falla y procedimientos RCA. Al final de esta fase, asegúrese de que todos los procesos estén bien documentados.

2. Fase de diseño

La siguiente fase tiene como objetivo simplificar sus requisitos. Después de identificar todos los requisitos previos en la fase de descubrimiento, querrá crear un sistema que satisfaga sus necesidades de manera sostenible.

Cada actividad debe planificarse en la fase de diseño. Las tareas se pueden clasificar como trabajo humano o tareas basadas en documentos. El trabajo humano requiere intervención manual y debe asignarse a una persona de contacto o a un equipo de ejecución. Las tareas basadas en documentos, por otro lado, pueden considerarse como tareas de análisis, generalmente en forma de informes.

3. Fase de Promulgación

La fase de promulgación es el proceso que todos han estado esperando. La promulgación implica poner en práctica las actividades planeadas. Los miembros del equipo deben conocer sus tareas, horarios y métodos de actualización. Para garantizar que se realice un seguimiento preciso del progreso, los miembros también deben notificar al equipo sobre su estado en tiempo real mediante el uso de un CMMS. Esto evita ineficiencias, como tareas redundantes y paradas innecesarias.

¿Cuáles son algunos métodos de resolución de problemas comúnmente utilizados con FRACAS?

A medida que se expanden la tecnología y las comunicaciones, también lo hacen las innovaciones en el enfoque para resolver problemas. Lo que solían ser estrategias fuera de línea se han incorporado a estándares industriales generalizados. Por ejemplo, los flujos de trabajo adaptados al proceso FRACAS de una empresa pueden basarse en otros métodos de resolución de problemas existentes, como las ocho disciplinas (8D) o los métodos DMAIC .

El enfoque 8D

El Enfoque 8D es una metodología para la resolución de problemas, enfocada en la mejora de productos y procesos. Este método fue desarrollado por Ford Motor Company, utilizado inicialmente por profesionales que trabajaban en la industria automotriz. Los siguientes pasos resumen las ocho disciplinas.

D0: Planificar y preparar

Antes que nada, 8D comienza con un plan. En este paso, identifica los pasos que necesitaría tomar para resolver un problema.

D1: Formar un equipo

El siguiente paso consiste en formar un equipo. La idea detrás de este paso es que cada miembro proporciona varios puntos de vista al mismo problema. Se utiliza el conocimiento y la experiencia de cada persona para tener una visión más amplia de la situación.

D2: Definir y describir el problema

Luego se define el problema y se describe en detalle. Las preguntas básicas para hacer en esta etapa son: ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuando? ¿Por qué? ¿Cómo? ¿Y cuántos?

D3: Contener el problema

Después de identificar un problema, es importante aislar el problema del cliente y de las operaciones habituales. En esta etapa, se toman acciones para mantener el problema contenido y bajo control.

D4: Identificar, describir y verificar las causas raíz

Luego, la causa raíz se identifica utilizando técnicas de análisis de causa raíz. Ejemplos de técnicas RCA son los 5 porqués , el diagrama de Ishikawa y el análisis de árbol de fallas . Cada situación puede requerir una o una combinación de estas técnicas.

D5: Elegir acciones correctivas

Identificar la causa raíz lo coloca en una mejor posición para identificar acciones correctivas que abordarán la fuente real del problema. El siguiente paso tiene como objetivo elegir la acción correctiva más adecuada que se verifique para proporcionar una solución permanente.

D6: Implementar y validar acciones correctivas

A continuación, se pone en práctica la acción correctiva elegida. Los pasos específicos del proceso de implementación se identifican y luego se llevan a cabo. Este paso también incluye, a través de la evidencia observada, la validación de que las acciones correctivas son efectivas.

D7: Tomar medidas preventivas

Además de identificar una solución al problema, también es importante tomar medidas preventivas contra posibles fallas recurrentes. Este paso incluye cambios en los sistemas y procedimientos existentes para mejorar la preparación de la organización para eventos futuros.

D8: Felicite a su equipo

Para concluir el enfoque 8D es el reconocimiento al esfuerzo de todo el equipo. Esto destaca el logro de todos en la empresa para mejorar los procesos.

¿Qué es DMAIC?

DMAIC es un acrónimo que significa definir, medir, analizar, mejorar y controlar. DMAIC es un enfoque de resolución de problemas y una herramienta importante utilizada en el método Six Sigma .

1. Definir

Aquí se define e identifica el problema, la oportunidad de mejora, los objetivos y las acciones. Además de la declaración inicial del problema, en esta etapa también se deben especificar los recursos, los beneficios e incluso los plazos.

2. Medida

El próximo paso se realiza para establecer una línea de base cuantitativa que se utilizará como base para la efectividad de cualquier acción adicional. Una gran parte de este paso se asigna a la recopilación y recopilación de datos. Tener un software CMMS o EAM debería liberarlo de muchas de las tareas manuales relacionadas con este paso.

3. Analizar

Al igual que con los métodos anteriores de resolución de problemas, este paso garantiza que se identifique la causa raíz. Este paso tiene como objetivo identificar la causa principal de la falla y evaluar los efectos de la causa raíz identificada. En este paso, se realizan investigaciones para detectar el verdadero origen de un evento de avería identificado.

4. Mejorar

El siguiente paso tiene como objetivo implementar una solución al problema. En esta fase se debe desarrollar un esquema detallado de los pasos. Esto actuará como el esquema de los procedimientos que deben llevarse a cabo.

5. Controlar

El último paso enfatiza que DMAIC es un proceso en constante evolución. Está orientado a la mejora continua y promueve la misma cultura en el equipo. A través de esta etapa, se realiza un seguimiento de las actividades para medir la estabilidad y sostenibilidad de los procesos de resolución de problemas.

¿Cuáles son los beneficios de FRACAS?

Existen enormes ventajas al incorporar FRACAS en las operaciones diarias de una empresa. Saber que las FRACA son un proceso de circuito cerrado debería darle la confianza de que los problemas se están abordando a largo plazo. Algunos beneficios clave de FRACAS incluyen:

1. Costos reducidos

Un enfoque sistemático para corregir fallas reduce la necesidad de reelaboración. Esto se traduce directamente en una reducción de los costos de materiales y mano de obra para cualquier reparación necesaria. También se evitan los excedentes de stock y los materiales sobrantes si se planifican bien las acciones correctivas.

2. Mayor confiabilidad

FRACAS promueve una cultura de mejora continua con una mentalidad basada en datos. La disciplina de verificar el estado de un activo y realizar las acciones requeridas le brinda menos posibilidades de falla. Esto, a su vez, contribuye a aumentar la confiabilidad del equipo y el rendimiento general.

3. Disminución de las ineficiencias

En relación con la confiabilidad, FRACAS puede conducir a métricas que podrían revelar posibles ineficiencias. El tiempo medio entre fallas (MTBF) y el tiempo medio de reparación (MTTR) , por ejemplo, son métricas que normalmente serían el foco de los informes de fallas de equipos. Tener una visión integral de las ineficiencias dentro de la planta puede llevarlo a tomar medidas concretas para abordar el problema.

¿Cuáles son algunas preocupaciones comunes al implementar FRACAS?

Para maximizar los beneficios de FRACAS, una empresa debe ser consciente de algunos de los errores y conceptos erróneos comunes asociados con él. Los siguientes puntos son algunos de los problemas comunes que las organizaciones enfrentarán potencialmente en el futuro.

1. Estructuras organizacionales complejas

FRACAS es utilizado por múltiples equipos dentro de la organización. Al mismo tiempo, varias personas también son responsables de ingresar los datos. Esto hace que el proceso sea vulnerable a ineficiencias como la doble manipulación y el trabajo innecesario.

Para mejorar este problema, es útil identificar el alcance del trabajo que cada equipo debe completar. La capacidad de proporcionar información puede limitarse a ciertos grupos responsables para garantizar que cada paso se asigne a la persona adecuada.

2. Falta de metas priorizadas

Otro desafío en la implementación de FRACAS son las diferencias de percepción cuando se trata de la priorización de objetivos. Cada grupo funcional puede centrarse en diferentes aspectos de un determinado proyecto.

Un ejemplo identificable es cuando se implementa FRACAS con un presupuesto limitado. Bajo tales condiciones, las acciones correctivas se pueden realizar con datos insuficientes y análisis limitado. Esto se habría manejado de manera más efectiva si los objetivos se enumeraran y priorizaran claramente. De esa manera, los recursos se habrían centrado más en resolver las preocupaciones más apremiantes.

3. Seguimiento de datos ineficiente

Los datos son la base sobre la que se construyen los procedimientos de FRACAS. Sin confianza en sus datos, los siguientes pasos en FRACAS no funcionarán a su favor. Lo complicado de los datos es que es necesario realizar un seguimiento constante para proporcionar información utilizable. Un buen punto de datos puede desperdiciarse fácilmente si el siguiente punto de datos es inexacto.

Con múltiples activos en ejecución, puede ser una tarea abrumadora hacer un seguimiento de cada equipo en todo momento. Aquí es donde su software puede venir y ahorrarle mucho trabajo. Los sistemas de software modernos pueden realizar un seguimiento de los datos de sus activos en tiempo real. Las actividades manuales que le habrían llevado valiosas horas de trabajo pueden automatizarse y configurarse con la información correcta.

Conclusión

El aumento de las tareas de mantenimiento preventivo es sin duda una forma de reducir los eventos de falla. Sin embargo, esta no es necesariamente la mejor opción que existe. En lugar de eso, querrás ser tan eficiente como efectivo.

Hay otras formas más inteligentes de optimizar las actividades de PM sin arruinarse. FRACAS es uno de los primeros pasos para optimizar su estrategia de PM. Al identificar sistemáticamente el problema y encontrar soluciones, los procesos se vuelven más sostenibles a largo plazo.