Gestión de instalaciones

La gestión de instalaciones es la coordinación de todo lo que mantiene en funcionamiento los edificios físicos, los sistemas y los activos de una empresa. Los gerentes de las instalaciones ejecutan un plan estratégico de administración de las instalaciones a largo plazo, así como también administran las operaciones diarias. Estas tareas diarias a menudo incluyen trabajos de mantenimiento reactivo , como pintar, reparar equipos averiados o ajustar pernos sueltos. También podrían incluir tareas de mantenimiento predictivo y preventivo , como órdenes de trabajo recurrentes que involucran inspecciones HVAC o auditorías de rutina.

Una buena gestión de las instalaciones permite que todos los demás empleados se centren en la misión general de la empresa u organización. Según la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA) , la gestión de instalaciones es la profesión que "abarca múltiples disciplinas para garantizar la funcionalidad del entorno construido mediante la integración de personas, lugares, procesos y tecnología".

Gestión de instalaciones frente a mantenimiento de instalaciones

La diferencia entre la gestión de instalaciones y el mantenimiento de instalaciones es una cuestión de alcance. El mantenimiento de las instalaciones es el componente práctico de la gestión de las instalaciones. El primero es de naturaleza más reactiva y se ocupa de las operaciones diarias de una instalación. Este último, sin embargo, es responsable de una visión estratégica de largo plazo enfocada en el mantenimiento predictivo y preventivo.

Funciones de la gestión de instalaciones

Las funciones de la gestión de instalaciones implican dar un paso atrás para ver el panorama general. Los gerentes de instalaciones fuertes podrán concentrarse en las prioridades a largo plazo. Estos gerentes implementarán la tecnología, los procesos y las personas que pueden ayudar a una organización a adoptar una mentalidad más proactiva y predictiva . Esto resultará en costos reducidos, mayor eficiencia, productividad mejorada y un ambiente de trabajo más seguro.

¿Por qué es importante la gestión de instalaciones?

La gestión de instalaciones es importante porque es responsable de mantener en funcionamiento la estructura física de un edificio y sus activos. Cuando esto se hace bien, el ciclo de vida de los activos, sistemas y equipos se alarga porque están bien mantenidos. Esto significa que una empresa paga menos por reparaciones de emergencia o reemplazos de activos costosos, lo que agrega ingresos al resultado final.

Reduce costos

Una buena gestión de las instalaciones puede cambiar los recursos de tareas de mantenimiento reactivo a tareas preventivas y predictivas. Las reparaciones de emergencia siempre son más caras. Y, a menudo, los técnicos deben ser retirados de otros trabajos, las piezas requieren envío acelerado y la producción puede detenerse.

Mejora la seguridad

Muchos aspectos de la gestión de instalaciones se centran en proporcionar un entorno de trabajo seguro. Por ejemplo, los administradores de las instalaciones se aseguran de que los detectores de humo y los equipos de extinción de incendios funcionen. También mantienen los sistemas HVAC responsables de proporcionar aire limpio y un clima interior saludable.

Mejora la eficiencia operativa

Casi todos los activos críticos tienen un modo de funcionamiento máximo. Factores como fugas, suciedad y escombros, y componentes desgastados pueden disminuir la eficiencia del equipo. La gestión de instalaciones ayuda a una empresa a mantenerse al tanto de los problemas de mantenimiento que pueden mejorar la eficiencia de los activos en todos los ámbitos.

Se adhiere al cumplimiento

Es posible que muchas instalaciones deban cumplir con las reglamentaciones de cumplimiento locales, industriales o federales. Una buena gestión de las instalaciones incluye registros completos de mantenimiento e inspección. A menudo, se pueden usar para ilustrar el cumplimiento durante las auditorías o para cumplir con los requisitos de informes regulares.

Proporciona entornos atractivos y productivos

Un personal obligado a trabajar con equipos más antiguos y parcialmente operativos puede sentir que es imposible ser productivo. Sin embargo, cuando los empleados trabajan en un entorno bien administrado, puede aumentar la moral y crear un lugar de trabajo positivo y atractivo.

Extiende el ciclo de vida de los activos

Muchos activos críticos pueden ser grandes inversiones para empresas y organizaciones. Un sistema HVAC comercial, por ejemplo, es un gasto necesario pero grande. Una buena gestión de las instalaciones mantiene todos los componentes funcionando sin problemas y de manera eficiente. Al ejercer menos presión sobre el sistema en general, la administración de instalaciones ayuda a que los activos duren más.

Mejora la satisfacción del cliente

Cuando el trabajo detrás de escena de la administración de las instalaciones funciona sin problemas, el resto de los empleados pueden concentrarse en su misión principal. Esto significa que los productos y servicios de calidad se crean y entregan a tiempo. También permite la transparencia en el sistema, lo que puede facilitar una resolución de problemas más rápida. Ambos factores ayudan a aumentar la satisfacción del cliente.

El papel de los administradores de instalaciones

Los gerentes de las instalaciones son las personas de contacto que son responsables de la administración crítica, aunque a menudo oculta, de propiedades y activos. Mantienen todo funcionando dentro de los edificios, incluidos los sistemas, los activos y los equipos, para que otros puedan concentrarse en la misión de la empresa.

Diez habilidades esenciales de un administrador de instalaciones exitoso

1. Gestión de proyectos

Experto en usar muchos sombreros diferentes al mismo tiempo, bueno para realizar múltiples tareas y trabajar con diferentes miembros del equipo de manera efectiva.

2. Liderazgo y Estrategia

Decisivo y visionario en el trabajo diario, centrado en el panorama a largo plazo, no logra atascarse en los detalles.

3. Operaciones y Mantenimiento

Comprensión integral de procesos y procedimientos, capaz de transferir este conocimiento según sea necesario a los técnicos.

4. Gestión de riesgos

Capacidad para equilibrar los costos de prevención con la minimización del potencial de errores e incidentes.

5. Sostenibilidad

Aprecio por el impacto de la empresa en el medio ambiente y la comunidad y trabaja para implementar soluciones y procesos responsables cuando sea posible.

6. Gestión de instalaciones

Comprensión general de los sistemas de construcción y los activos críticos que permite tomar decisiones comerciales efectivas e inteligentes.

7. Gestión de la tecnología

Capaz de mantenerse al día con los últimos desarrollos y tomar buenas decisiones sobre qué tecnologías implementar.

8. Comunicación

Habilidad para proporcionar instrucciones e información claras y concisas a múltiples niveles de empleados.

9. Control de calidad

Comprensión de las facetas que contribuyen a la durabilidad y confiabilidad del producto o servicio, capacidad para implementar procesos y procedimientos de calidad según sea necesario.

10. Enfoque en el cliente

Empático con los problemas y necesidades de la base de clientes, capacidad para construir y mantener esas relaciones para fomentar la lealtad a largo plazo.

¿Dónde encaja un CMMS con la gestión de instalaciones?

Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) puede servir como la columna vertebral de un programa de gestión de instalaciones de alta calidad. Un CMMS tiene la capacidad de almacenar y manipular datos clave de activos, mantenimiento y órdenes de trabajo. Como resultado, el sistema puede servir como una forma automatizada de organizar y administrar una gran cantidad de información.