Registro de mantenimiento de equipos [Plantilla y beneficios]

Un registro de mantenimiento de equipos es un documento que registra las actividades que se han realizado en un activo.

Se necesita al menos un puñado de equipos clave para mantener una planta operativa. Es inimaginable cuánto tiempo y esfuerzo se dedica anualmente a las actividades de mantenimiento de cada activo. Compuesto por el número total de equipos y los años combinados de funcionamiento, la documentación de las tareas de mantenimiento puede salirse de control fácilmente sin un proceso sistemático para el seguimiento de las actividades.

3 tipos de registros de mantenimiento

1. Registros del programa de mantenimiento

Los registros del programa de mantenimiento son un cronograma para todos los proyectos en curso dentro de una organización. Estos registros brindan una descripción general integral de todo en lo que la empresa está trabajando en un momento dado, así como un cronograma esperado para su finalización.

2. Registros de mantenimiento de maquinaria

Los registros de mantenimiento de maquinaria contienen información sobre el mantenimiento programado para todas las máquinas utilizadas por la organización. Estos registros garantizan que los equipos realicen el mantenimiento de su maquinaria dentro del intervalo especificado para que siga funcionando de manera eficiente.

3. Registros del proyecto

Los registros de proyectos rastrean los proyectos actuales de la empresa. De forma similar a los registros del programa de mantenimiento, ayudan a las organizaciones a ver el trabajo en curso y los plazos de finalización previstos. Los registros de proyectos pueden incluir registros de programación de mantenimiento, así como proyectos de otros departamentos. También cubren proyectos terminados.

Las actividades de mantenimiento son invaluables para maximizar la vida útil de un activo. Para ayudar a garantizar que las tareas de mantenimiento se realicen con diligencia, es necesario crear y actualizar registros en forma de registros de mantenimiento.

Al mantener las actividades de mantenimiento bien documentadas, toda la organización se mantiene al día sobre el estado de un activo. Conocer el estado actual de los activos es un paso hacia la mejora del rendimiento general de la planta y la garantía de condiciones de trabajo seguras.

Beneficios de usar registros de mantenimiento de equipos

Las empresas utilizan registros de mantenimiento de equipos para monitorear las condiciones de sus equipos. Sus operaciones comerciales dependen de la funcionalidad de sus activos, por lo que es importante contar con registros de mantenimiento de equipos de alta calidad. Los beneficios de mantener buenos registros incluyen la creación de decisiones más rentables, el aumento del valor de reventa de los equipos y el desarrollo de programas de mantenimiento de equipos especializados.

Crea decisiones más rentables

Tener registros claros de las tareas completadas puede permitir a los planificadores de mantenimiento planificar más fácilmente las actividades futuras y delegar recursos de manera más eficiente. Se pueden tomar decisiones más rentables si se tiene una imagen clara del estado de las actividades de mantenimiento del equipo.

Aumentar el valor de reventa del equipo

Mantener actualizados los registros de mantenimiento es una prueba de que se están cuidando los activos. En el caso de que sea necesario actualizar las instalaciones y vender los activos existentes, los registros de mantenimiento detallados pueden ayudar a aumentar el valor de reventa del equipo.

Desarrollar programas de mantenimiento de equipos especializados.

Los registros de mantenimiento de equipos proporcionan datos históricos ricos que se pueden analizar para proporcionar información sobre el rendimiento de un activo en comparación con dispositivos similares. Se pueden comparar diferentes marcas o modelos de equipos, por ejemplo, analizando las diferencias en los costos de mantenimiento incurridos, las frecuencias de las actividades de mantenimiento no planificadas, etc.

Con las tecnologías disponibles, los beneficios de tener un registro de mantenimiento de equipos bien documentado se logran más fácilmente que nunca.

Plantilla de registro de mantenimiento de equipos

Un registro de mantenimiento de equipos puede variar para cada empresa. La idea general es que cada equipo tenga su propio registro de mantenimiento y cada registro de mantenimiento tenga espacios para completar con detalles cada vez que se realice una actividad de mantenimiento.

Una plantilla de muestra, si se imprime en papel, podría parecerse a la siguiente...

Tenga en cuenta que el encabezado proporciona información sobre el equipo: nombre del equipo, número de serie, ubicación de la planta, fabricante, número de pieza del fabricante, detalles de contacto del fabricante, fecha de fabricación y fecha de servicio.

Cada registro se mantendrá separado incluso para tipos de equipos similares. Por ejemplo, dos bombas centrífugas del mismo tamaño del mismo fabricante diferirán en el número de serie y/o ubicación de la planta. Mantener registros separados para cada bomba garantiza que no haya confusión sobre qué registro de mantenimiento se refiere a qué equipo.

La segunda parte permite entradas de actividades de mantenimiento. Se enumeran los detalles sobre la actividad de mantenimiento: la fecha en que se realizó y una descripción de la actividad y la persona que la realizó. También se incluye la persona responsable de validar que los procedimientos de mantenimiento se realizaron correctamente. La próxima fecha programada para cualquier acción requerida y otros comentarios también se pueden agregar como referencia.

Sugerencias para actualizar una plantilla de registro de mantenimiento de equipos

Del ejemplo anterior, actualizar los registros de mantenimiento parece un proceso tedioso que requiere montones de papeleo cada vez que se realizan operaciones de mantenimiento. Sin embargo, es posible que observe que la información en un registro de mantenimiento típico ya estaría disponible en una orden de trabajo que normalmente vendría con cada tarea de servicio.

El software CMMS eliminaría la mayoría de los procesos manuales de realizar registros de mantenimiento actualizándolos automáticamente a medida que se cierran las órdenes de trabajo en el sistema. Esto permite a los equipos de mantenimiento realizar un seguimiento más preciso de las cuentas históricas de la actividad de mantenimiento.

Actualizar los registros de mantenimiento del equipo solía ser un proceso manual de completar cada uno de los campos en un formulario como el ejemplo que se muestra arriba. Esto tendría que hacerse cada vez que se realizara cualquier trabajo de mantenimiento para cualquiera de los activos clave de la planta. Aunque anticuados, algunos equipos de mantenimiento y gestión de activos todavía utilizan métodos manuales de papel y lápiz para actualizar los registros de mantenimiento de los equipos.