6 pasos para escribir una RFP de CMMS

Para servicios de CMMS complejos o especializados , es posible que deba redactar una RFP. Escribir una RFP de CMMS es un proceso complicado, pero los pasos descritos aquí lo ayudarán a superarlo.

¿Qué es una Solicitud de Propuesta (RFP)?

En esencia, una solicitud de propuesta, o RFP, describe los requisitos de su negocio y solicita propuestas de los proveedores.

Una RFP esencialmente les pide a los proveedores que le muestren cómo pueden satisfacer sus necesidades, lo que le brinda la información que necesita para una empresa que se ajuste mejor.

¿Cuándo debe crear una RFP de CMMS?

Una RFP se utiliza mejor cuando necesita una solución técnica especializada, como una integración de software compleja. Como tal, solo necesitará una RFP de CMMS si sus necesidades de mantenimiento son demasiado complejas para las ofertas de proveedores de CMMS estándar .

Solicitud de Información (RFI)

Además, por lo general no iniciará con una RFP. Antes de solicitar propuestas, querrá enviar una solicitud de información (RFI).

Si bien el objetivo de una RFP es evaluar las capacidades de diferentes empresas, una RFI está destinada a reunir a un grupo de posibles candidatos. En una RFI, hará un conjunto de preguntas estándar para obtener información sobre las capacidades, los servicios, las perspectivas, etc. de cada empresa.

Una vez que reúna un grupo calificado, puede enviar una RFP para ver cómo cada empresa cumpliría con sus necesidades de mantenimiento .

Consejo: una RFI es una gran herramienta para reducir sus prospectos. De esa manera, solo tendrá que administrar una pequeña lista de proveedores.

8 preguntas que debe hacerse al crear una RFP de CMMS

Al crear una RFP de CMMS, hará muchas preguntas, tanto a su equipo como a los proveedores de CMMS.

Preguntas para hacerse a sí mismo y a su equipo:

• ¿Qué implementación/plataforma prefiere? – ¿Su equipo necesita algo en las instalaciones o prefiere una solución basada en la nube?
• que características necesita? – ¿Necesita una gestión de activos especializada? ¿Capacidades móviles? Sea específico aquí.
• ¿Qué capacidades de integración necesita? – Si ya está utilizando otros tipos de software para administrar su negocio, como un ERP, las capacidades de integración pueden ser importantes.

Preguntas para hacer a los proveedores de CMMS:

• ¿Qué métodos de implementación o plataformas ofrecen? – ¿Se adaptará el software que proporcionan a su infraestructura de TI actual?
• ¿Qué capacidades ofrecen con su software? – Querrá a alguien que ofrezca funciones de software que se ajusten a sus necesidades.
• ¿ Cuánto tiempo tomará la implementación ? – Tener un marco de tiempo para la implementación completa lo ayuda a planificar y evitar tiempos de inactividad innecesarios.
• ¿Qué tipo de apoyo proporciona? – ¿Ofrecen soporte 24/7? ¿Pueden brindar capacitación o ayudar a llenar los vacíos de habilidades al implementar el software?
• ¿Puede su software integrarse con los sistemas que estoy usando actualmente? – La integración con el software existente puede agilizar sus procesos de gestión.

6 pasos para redactar una RFP eficaz de CMMS

Los siguientes pasos lo guiarán a través del proceso de diseño, redacción y envío de su RFP de CMMS.

Paso 1: comience definiendo sus requisitos

Antes de hacer cualquier otra cosa, deberá asegurarse de que sus requisitos estén claramente definidos. Las preguntas anteriores pueden ayudarlo a desarrollar una lista de requisitos de mantenimiento, al igual que las siguientes consideraciones:

• su presupuesto
• Problemas de cumplimiento y específicos de la industria
• Funciones de software
• Movilidad
• Plataforma
• El nivel de apoyo deseado

Sus requisitos específicos pueden variar de bastante amplios a bastante específicos, según sus necesidades. La idea es asegurarse de que esos requisitos estén claramente definidos, independientemente de cuán amplios o limitados puedan ser.

Paso 2: Genere una lista de posibles proveedores de CMMS

Como se mencionó, antes de escribir una solicitud de propuesta, normalmente presentará una solicitud de información. La razón de esto es limitar su búsqueda a un puñado de posibles candidatos.

Usando los requisitos que definió en el Paso 1, busque proveedores de CMMS que parezcan capaces de manejar esos requisitos. Utilizando la información recopilada directamente del proveedor y su literatura, elabore una lista corta (no más de seis o siete en total) de proveedores potenciales.

Paso 3: Resuma su RFP

Con sus requisitos en la mano y una idea de hacia dónde se dirigirá su RFP, cree un esquema. Un esquema de RFP de CMMS de muestra podría verse así:

• Descripción general de su empresa, incluidos los activos, el tamaño y la capacidad
• Descripción de las capacidades técnicas, software y TI existentes
• Objetivos que espera alcanzar
• Lista de requisitos
• Directrices para el envío
• Línea de tiempo con hitos

Este esquema hará que sea mucho más fácil escribir los detalles de su RFP de software en el próximo paso.

Paso 4: Cree un documento RFP detallado

Con un esquema básico en la mano, es hora de desarrollar los detalles. Desea ser lo suficientemente específico para que los proveedores potenciales sepan exactamente lo que necesita, pero no tanto como para decirles exactamente cómo hacer su trabajo.

Sugerencia: Los detalles son especialmente importantes cuando se describen sus capacidades, recursos y requisitos. Por ejemplo, la " gestión de órdenes de trabajo con funcionalidad simple de seguimiento de costos" es mejor que simplemente poner "gestión de órdenes de trabajo" como una característica requerida.

Además de incluir un nivel adecuado de detalle, esfuércese por mantener un tono profesional. Hacerlo ayuda a los proveedores de CMMS a tomar en serio su RFP.

Paso 5: Editar

Para asegurarse de que su RFP sea lo más profesional posible, es fundamental revisarla antes de enviarla. Eso incluye verificar la gramática y la ortografía, pero también deberá asegurarse de que esté bien estructurado y evite términos redundantes o requisitos conflictivos. Debido a esto, es una buena idea darle algunas pasadas antes de enviarlo.

Paso 6: envíe su RFP de CMMS a los proveedores de su lista

Una vez que esté redactado, corregido y finalizado, envíe su RFP a los proveedores de CMMS en su lista. Luego, espere de tres a cuatro semanas para que preparen y envíen una respuesta. Si bien es posible que desee respuestas rápidas, ese tiempo es necesario para crear una respuesta bien analizada.

Sugerencia : tenga cuidado con las respuestas que llegan en un período de tiempo más corto. Si un proveedor solo tarda una semana o dos en responder, probablemente no haya realizado un análisis muy exhaustivo.

Evaluar los resultados y solicitar cotizaciones. Una vez que haya recibido propuestas de los proveedores en su lista, es hora de evaluar cada una. Mientras lo hace, busque tarifas ocultas, precios escalonados, módulos demasiado complejos, etc. Esos pueden estar ocultos a lo largo de la respuesta del proveedor.

Cuando lo haya reducido, puede enviar una solicitud de cotización (RFQ) a un par de candidatos, para obtener información de precios y tomar una decisión final sobre a quién contratar.

Detalles importantes para incluir en su RFP de CMMS

Al redactar su RFP, asegúrese de incluir los siguientes detalles:

• Niveles de prioridad para requisitos individuales
• Una descripción completa de su organización.
• El número y tipos de activos que necesita mantener
• Software, hardware e infraestructura de TI existentes
• Capacidades de su personal

Un ejemplo de RFP para un CMMS

Suponga que un gran fabricante de repuestos para automóviles quiere implementar un nuevo CMMS . Ya tienen uno implementado, pero quieren algo que se integre con su otro software empresarial. Además, están buscando algunas características nuevas para agilizar su gestión de mantenimiento, particularmente en lo que respecta a la planificación de mantenimiento y la gestión de órdenes de trabajo .

Después de investigar numerosas empresas y elegir algunos candidatos probables, redactan una RFP (bastante básica):

Solicitud de propuesta para la integración de CMMS con sistemas empresariales existentes

Gerald's Automotive Parts, Inc.

431 Camino Oeste de Westminster

Thattaway, CA, 88888

Representante: Carol Anderson

Teléfono: 888-888-5338

Correo electrónico: [email protected]

Resumen de la empresa:

Producimos partes automotrices utilizadas por muchas marcas y modelos de automóviles en todo el país. Para lograr esto, mantenemos miles de activos mecánicos en múltiples instalaciones.

Empleamos a más de 2000 personas, incluidos operadores, ingenieros, técnicos de mantenimiento, personal de TI, etc. Hemos estado implementando gradualmente nuevos métodos de administración de mantenimiento, incluidos PdM y sensores de monitoreo de condición, así como software empresarial más mejorado.

Capacidades existentes:

Contamos con un equipo de personal de TI altamente capacitado que mantiene nuestra infraestructura de tecnología de la información y mantiene el software actualizado. Han implementado nuevas soluciones de software en el pasado y trabajan constantemente para asegurarse de que todos los sistemas sigan siendo compatibles.

Nuestra infraestructura de TI incluye conexiones por cable e inalámbricas, lo que permite soluciones WiFi y basadas en la nube.

Objetivos:

Nuestro objetivo es optimizar nuestros procesos de gestión de mantenimiento mediante la incorporación de un nuevo CMMS con nuestro software empresarial existente, todo lo cual está vinculado con una API central. Las áreas clave en las que esperamos ver mejoras incluyen la planificación del mantenimiento y la gestión de órdenes de trabajo. Específicamente, esperamos ver:

• Mayor facilidad de acceso a información importante a la hora de planificar tareas de mantenimiento
• Toma de decisiones mejor informada a partir de datos financieros y de otro tipo recopilados por otros sistemas
• Información más completa registrada de las órdenes de trabajo
• Mejor rendición de cuentas al informar sobre las tareas de mantenimiento

Requisitos:

La solución de software que elijamos:

• Ser compatible con nuestro software existente, que incluye Oracle, Netsuite, Misys y Sisense (prioridad alta).
• Permita que los planificadores de mantenimiento se basen en datos financieros y de inventario al tomar decisiones de mantenimiento importantes (prioridad alta).
• Incluya un módulo de gestión de órdenes de trabajo que incluya seguimiento de inventario de costos y MRO (prioridad media).
• Ser fácil de usar para el técnico de mantenimiento promedio con capacitación mínima (prioridad media).
• Incluir capacitación para gerentes de mantenimiento (prioridad baja).

Directrices para el envío:

• Todas las propuestas deben enviarse antes del 31 de marzo.
• Las propuestas deben limitarse a 10 páginas como máximo y pueden enviarse en papel o como un archivo adjunto por correo electrónico.
• Indique cualquier experiencia previa que tenga con proyectos similares.
• Las propuestas deben estar firmadas por un representante autorizado de la empresa.
• Incluya términos y condiciones estándar (si corresponde) con su propuesta.

Cronología:

Nuestro cronograma de solicitud de propuesta es el siguiente:

• Solicitud de emisión de propuestas: 3 de marzo
• Seleccione las mejores propuestas: 31 de marzo
• Inicio negociación: 7 de abril
• Adjudicación de contrato: 21 de abril
• Finalización del proyecto: 1 de junio

Nos reservamos el derecho de otorgar un contrato a la empresa que proporcione el mejor valor a nuestra organización según lo determinemos a nuestra discreción.

Cuando no necesita una RFP de CMMS

Vale la pena señalar que es posible que no necesite necesariamente crear una RFP formal. Muchos proveedores de CMMS, incluidos nosotros en UpKeep , se esfuerzan por brindar servicios sencillos con precios simples. En caso de que nuestras ofertas estándar no cumplan con sus criterios, es posible que sea necesaria una RFP para asegurar los servicios correctos, pero ese no suele ser el caso.

Conclusiones clave

Para resumir, tenga en cuenta estos elementos cuando escriba una RFP de software CMMS:

• Una RFP es un documento formal que solicita información de los proveedores sobre cómo pueden satisfacer sus necesidades específicas.
• El mejor momento para crear una RFP es cuando necesita servicios especializados que no vienen de serie.
• Para crear una RFP de CMMS, comience describiendo sus requisitos y seleccionando algunos proveedores, luego proceda a delinear, redactar y editar su documento RFP antes de enviarlo.
• Asegúrese de incluir información específica sobre su empresa y sus necesidades, activos, capacidades e infraestructura actual.