¿Cuáles son las mejores formas de documentar mi proceso de mantenimiento para evitar el conocimiento aislado?

El "conocimiento aislado" es el conocimiento que se transmite alrededor de una instalación solo de boca en boca, lo que significa que la riqueza del conocimiento procedimental y las soluciones de fallas no existe en una forma física. Sin embargo, esto se puede solucionar implementando prácticas de documentación prístinas.

Invertir en redactores técnicos

Esperar que los ingenieros y los trabajadores de línea realicen toda la documentación de procedimientos es un movimiento terrible para evitar el conocimiento aislado. Por lo general, estos trabajadores están demasiado ocupados para documentar sus procedimientos, que es lo que conduce al conocimiento en silos en primer lugar: nadie tiene tiempo para crear los documentos que luego se usan para capacitar a los empleados, por lo que aprenden observando y escuchando.

Un equipo de redacción técnica dedicado a la documentación de procedimientos puede aliviar esta carga de otros empleados. Esto tiene dos beneficios: permite que los ingenieros y los trabajadores se concentren en sus trabajos mientras brindan a sus instalaciones una base de conocimientos de documentos de procedimientos para aprovechar.

Cree y publique su base de conocimiento

Para que la documentación de capacitación sea útil, también debe ser accesible. Si los documentos y procedimientos de capacitación están ocultos en el disco duro de alguien, no se están utilizando para capacitar, lo que mantiene en circulación el conocimiento aislado.

En su lugar, invierta en una base de conocimientos y encuentre formas de dar a conocer este conocimiento a los empleados. Consulte constantemente la documentación, adjúntela a las órdenes de trabajo y proporcione incentivos para el uso correcto del procedimiento.

Implemente la documentación en su CMMS

Una gran característica del software CMMS es la capacidad de adjuntar documentos a órdenes de trabajo y despachos. Es mucho más fácil para un empleado acceder a esta documentación en el campo si está adjunta a la orden de trabajo a la que está respondiendo.

Esto también mata dos pájaros de un tiro: no solo desaparece el conocimiento en silos, sino que también asegura que los procedimientos se realicen correctamente al 100 % (ya que el conocimiento en silos a veces puede tener lagunas o inconsistencias que distorsionan los resultados).