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Inventario de códigos de barras: cómo implementar el sistema de códigos de barras

En el tiempo que le toma a una persona promedio escribir manualmente un par de letras o números, puede escanear un solo código de barras que contiene numerosos caracteres a la vez . Eso significa que el código de barras de su inventario hará que la gestión del inventario sea mucho más rápida y sencilla.

Imagen de un código de barras en construcción. Inventario de código de barras: cómo implementar un sistema de código de barras para el inventario

¿Necesita un sistema de inventario de código de barras?

Sin embargo, implementar un sistema de código de barras lleva tiempo, entonces, ¿cómo saber si necesita uno? Si alguno de los siguientes es cierto, lo más probable es que se beneficie del uso de códigos de barras.

1. Usted almacena su inventario

Hacer un seguimiento de miles de artículos de inventario en un almacén puede ser difícil si no tiene un sistema fácil de usar para controlar los recuentos de artículos, los detalles, etc. Un sistema de código de barras es imprescindible si almacena su propio inventario.

2. Sus proveedores/minoristas requieren códigos de barras

Si su inventario se envía a proveedores o minoristas, es posible que requieran códigos de barras para los artículos que le compran.

3. Está manteniendo un inventario de códigos de barras

No todo el inventario está destinado a ser enviado a proveedores o tiendas. Algunos artículos guardados para mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO) se mantienen exclusivamente en la empresa. Dicho esto, la gestión de su inventario MRO será mucho más fácil y precisa si utiliza códigos de barras para realizar un seguimiento de todo. De esa manera, no corre el riesgo de quedarse repentinamente sin una pieza de repuesto que necesita.

¿Cuáles son los diferentes tipos y estándares de códigos de barras?

Los tipos de códigos de barras se pueden clasificar en tres grupos principales: numéricos, alfanuméricos y bidimensionales. Los dos primeros tipos se consideran unidimensionales e incluyen solo números o una combinación de letras y números, así como barras de distintos anchos. El último tipo se ve más comúnmente como un código QR: una forma cuadrada o rectangular que muestra una combinación de líneas cortas y puntos.

[alert type="info" icon-size="normal"]Según Barcoding.com , hay más de 100 simbologías diferentes para códigos de barras.

Numérico

Existen alrededor de una docena de simbologías dentro de la categoría de códigos de barras solo numéricos. El más popular es el código UPC, que se encuentra comúnmente en muchos artículos minoristas y contiene información como el fabricante y la identidad del producto. Los códigos EAN generalmente se usan en el punto de venta.

Los códigos de barras industriales, intercalados, estándar y de Código 11 son más populares en los negocios y la industria. A menudo se utilizan en el escaneo de líneas aéreas, aplicaciones de almacén, telecomunicaciones y entornos industriales.

POSTNET es un sistema numérico utilizado por el servicio postal de EE. UU., y FedEx y los bancos de sangre utilizan Codabar.

Alfanumérico

Existen menos códigos alfanuméricos con el principal conocido como el código Plessey, que se utiliza para el etiquetado de estantes de tiendas de comestibles y la codificación de bibliotecas.

El resto de las simbologías dentro de esta categoría tienen su origen en el Código 39, que fue el primer código alfanumérico creado para usarse en industrias no minoristas. LOGMARS, Code 93 y Code 128 se utilizan en las industrias de defensa y automoción.

Bidimensional

Esta categoría final de códigos de barras se hizo popular con el aumento del uso de teléfonos inteligentes. Estos códigos de barras 2D permiten al creador codificar más de 7000 caracteres en un código de barras.

Cuando un lector 2D en un teléfono ve un código de barras, puede transmitir datos seguros y encriptados fácilmente al usuario.

Otros códigos bidimensionales incluyen códigos de matriz de datos utilizados en electrónica y logística, códigos PDF417 utilizados en transporte y gestión de inventario , y Aztec utilizado en industrias de viajes.

¿Qué es un código de barras 2D?

Un código de barras 2D es un conjunto de pequeñas formas geométricas organizadas dentro de un cuadrado o rectángulo para almacenar información. Dado que pueden almacenar información tanto en el plano vertical como en el horizontal, proporcionan cientos de veces la cantidad de datos que puede almacenar un código de barras 1D. Un código de barras 2D puede almacenar más de 7000 caracteres y puede incluir información como el nombre de la marca, el número de modelo, los registros de mantenimiento y muchos otros detalles.

Tipos de códigos de barras 2D

Tres tipos de códigos de barras 2D son los más comunes hoy en día. Un código de barras 2D puede almacenar más de 7000 caracteres y puede incluir información como el nombre de la marca, el número de modelo, los registros de mantenimiento y muchos otros detalles.

Códigos QR

Los códigos QR, también conocidos como códigos de respuesta rápida, pueden ser los códigos de barras 2D más populares. Usados originalmente en Japón para rastrear partes de automóviles, los códigos QR pueden escanearse con teléfonos inteligentes y vincular a los usuarios directamente a sitios web.

[alert type="info" icon-size="normal"]El código bidimensional más popular es el código QR, que se usa en casi todo hoy en día.

Códigos de matriz de datos

Los códigos de matriz de datos deben leerse con generadores de imágenes o lectores que esencialmente toman una fotografía del código para analizarlo. A menudo se utilizan en aplicaciones industriales.

Códigos PDF417

Los códigos PDF417 contienen una gran cantidad de información de forma segura y asequible al apilar filas de códigos una dentro de otra.

Cómo se utilizan los códigos de barras 2D

Si bien es posible que esté más familiarizado con los códigos QR que se encuentran en casi todas partes en el mundo actual para alentarlo a visitar sitios web específicos, muchos códigos 2D se usan en empresas e industrias para ayudar a almacenar y rastrear información sobre activos.

Estos códigos de barras son más rápidos de usar y reducen significativamente los errores. Si una persona debe ingresar códigos manualmente, es posible que experimente un error por cada 1000 pulsaciones de teclas, mientras que los escáneres de códigos de barras 2D pueden cometer un error una vez cada 10 000 escaneos.

Códigos de barras 2D en mantenimiento

Los datos se pueden transferir fácilmente entre un lector y un CMMS , lo que proporciona una manera fácil de estudiar activos particulares, registros de mantenimiento o solicitudes de reparación. Los códigos de barras 2D pueden desempeñar un papel vital para ayudar a una empresa a tomar decisiones comerciales más inteligentes. Además, los códigos de barras 2D pueden almacenar suficiente información para que un empleado remoto, como un técnico de mantenimiento , acceda a los datos necesarios para realizar una tarea de mantenimiento o reparación en particular de manera rápida y eficiente.

Configure su sistema de código de barras para el inventario en 6 pasos

Una vez que haya decidido que necesita un sistema de código de barras, es hora de comenzar a implementarlo. Estos pasos deberían ayudarlo a configurar su sistema de una manera que funcione mejor con su inventario.

1. Definir todos los SKU y variantes

Comience por hacer una lista de todos los artículos en su inventario. Puede hacerlo ingresando cada número de SKU y variantes en una base de datos. Con cada unidad, es posible que desee incluir parte o toda la siguiente información:

Medidas del artículo
Costo de la compra
Informacion del proveedor
La cantidad mínima que necesita en su inventario
Descripción física del artículo.

Esta información puede facilitar la organización de su inventario, especialmente si tiene una amplia gama de artículos similares.

[alert type="info" icon-size="normal"]Consejo: Se recomienda ingresar toda esta información en una hoja de cálculo. De esa forma, puede ordenar fácilmente los artículos sin tener que lidiar con montones de papel.

2. Elija un sistema de software de inventario de código de barras

Una vez que tenga un catálogo completo de su inventario existente, querrá elegir un sistema de software para crear sus códigos de barras. Algunos sistemas populares de software de códigos de barras incluyen:

Inventario final
pecera
QuickBooks
Araña clara
Cuadrado

Algunos CMMS también se pueden usar para crear códigos de barras para artículos , por lo que si está trabajando en el código de barras de su inventario MRO, puede valer la pena considerar esa opción. En última instancia, el sistema que elija debe coincidir con la escala y los requisitos de su empresa.

3. Defina sus códigos de barras para Inventario de códigos de barras

Con un sistema de software listo, es hora de determinar los tipos de códigos de barras que querrá usar. Algunos de los tipos de códigos de barras más comunes son:

Numérico, que a menudo se usa en entornos industriales, de almacenamiento y minoristas
Alfanuméricos, que se utilizan en cualquier lugar, desde los estantes de los supermercados hasta las fábricas de automóviles y las fuerzas armadas.
Bidimensionales, que incluyen códigos QR capaces de contener más de 7000 caracteres en un solo código

El código que elija dependerá en última instancia de la cantidad de información que desee codificar en el elemento. Un código UPC numérico puede ser suficiente para inventarios más pequeños en los que solo necesita realizar un seguimiento de la información del producto y del fabricante, mientras que un código QR puede ser mejor para realizar un seguimiento de una gran cantidad de artículos diferentes.

4. Cree los códigos de barras para Inventario de códigos de barras

Cuando tenga un tipo de código de barras que le guste, use su software para crear los códigos para cada artículo. La mayoría de los sistemas de software lo hacen bastante sencillo. Por lo general, seleccionará el tipo de código que desea y usará el software para generar automáticamente un código para cada artículo.

Si planea usar sus códigos de barras para el almacenamiento, también querrá códigos para los estantes que le permitan realizar un seguimiento de la ubicación del inventario.

5. Actualice su sistema de gestión de inventario con nuevos códigos de barras

Si está utilizando un CMMS o un software de administración de inventario que es independiente de su software de creación de códigos de barras, querrá asegurarse de que el sistema esté actualizado con los nuevos códigos de barras. Si lo hace, hará que la gestión del inventario sea mucho más eficiente.

[alert type="info" icon-size="normal"]Sugerencia: si usó un CMMS para crear códigos de barras para su inventario de MRO, este paso no es realmente necesario. Su sistema ya debería tener esa información almacenada con cada elemento.

6. Coloque el inventario de códigos de barras en su lugar

Por último, imprime los códigos de barras y colócalos en cada artículo. A menudo, esto es tan simple como imprimir la etiqueta y pegarla, pero es posible que deba tomar medidas adicionales o usar materiales especiales con ciertos artículos.

Por ejemplo, los elementos resistentes con superficies irregulares pueden requerir etiquetas de código de barras de aluminio, mientras que los elementos utilizados en la limpieza pueden necesitar laminación sobre el código para protegerlo.

Tus códigos de barras están activados. ¡Esto es lo que puedes hacer con ellos!

Ahora que tiene todo un sistema de códigos de barras, ¿qué hace con él? Su sistema lo ayudará con muchos aspectos del inventario y la gestión de la cadena de suministro, como los que se describen a continuación.

Seguimiento de inventario

En primer lugar, podrá realizar un seguimiento de su inventario dondequiera que vaya, ya sea que lo esté enviando a todo el país o simplemente moviéndolo en su almacén. Idealmente, cada vez que un elemento se mueve a una ubicación diferente, se escanea, lo que significa que es menos probable que se pierda. Si algo falta, es más fácil localizarlo.

[alert type="info" icon-size="normal"]Sugerencia: para poder vigilar de cerca los movimientos de los artículos con su sistema de código de barras, necesitará tener un sistema que lo admita. Capacitar a los empleados para que escaneen elementos dentro o fuera es imprescindible, y es fácil de hacer.

Optimizar la gestión de inventario

Los códigos de barras facilitan la optimización de la gestión de inventario, incluida la colocación de artículos dentro de un almacén. Al realizar un seguimiento de los tipos de artículos que tiene en stock y dónde se colocan, puede tomar decisiones sobre el diseño del almacén que tengan sentido desde el punto de vista logístico.

Auditoría de stock para sistema de código de barras

Otro componente de la gestión de inventario es el seguimiento de existencias. El inventario de código de barras es mucho más rápido y fácil que ingresar números manualmente en una computadora, y también tiende a ser mucho más preciso. Debido a esto, le resultará mucho más fácil realizar auditorías de existencias con códigos de barras de lo que lo haría de otra manera.

¿Cómo debo elegir un escáner de código de barras?

Elija un escáner de código de barras pensando en para qué lo usará, con qué frecuencia lo necesitará y qué tipo de tecnología debe integrarse con él. La tecnología de escaneo de códigos de barras ha mejorado mucho en los últimos años, lo que ha dado como resultado una gran cantidad de opciones a considerar. Aquí hay un par de consejos para ayudarlo a clasificarlos.

Selección de un motor de exploración

La primera consideración al elegir un escáner es qué tipo de motor de escaneo desea. Esto debe estar determinado por el uso que se le dará al escáner. La mayoría de los lectores de códigos de barras utilizan tecnología láser, que es una opción rentable y común. Los motores de escaneo láser solo pueden leer códigos de barras unidimensionales desde distancias cercanas, a menos que invierta en un modelo de rango extendido.

Mientras que los motores de escaneo láser usan luz para leer un código de barras, los motores de escaneo de imágenes lineales en realidad capturan una imagen del código de barras. Este motor puede leer la información en un código de barras unidimensional de la imagen. La tecnología de imágenes lineales ha bajado de precio y ahora es comparable a los escáneres láser mientras hace un mejor trabajo de lectura de códigos de barras dañados. Tanto los motores de escaneo de imágenes lineales como los láser requieren un posicionamiento horizontal del escáner con respecto al código de barras para una lectura precisa.

El motor de escaneo más avanzado es un generador de imágenes de área 2D, que toma una fotografía de cualquier código de barras para su análisis. Este motor de escaneo puede capturar la imagen en cualquier dirección, toma una imagen más detallada y es más rápido y más preciso. Muchos motores de imágenes de área 2D también pueden leer códigos de barras de una pantalla de computadora o dispositivo móvil.

Elegir un formulario

Piense con qué frecuencia y dónde usará su escáner para seleccionar el formulario correcto. La forma más común es el estilo pistola de mano, que está disponible como modelo inalámbrico o con soporte. Los escáneres de presentación y de mostrador son estacionarios y dependen del usuario para mover los artículos con códigos de barras frente a ellos para escanear. Estos tipos son similares a los que se encuentran en las tiendas de comestibles o de ropa.

Para las empresas que utilizan escáneres de códigos de barras para administrar el inventario y la información de seguimiento, un formulario de computadora móvil puede funcionar mejor. En este caso, el escáner y la computadora funcionan en una sola unidad y transmiten la información a través de una conexión WiFi. Los escáneres de montaje fijo también se utilizan en aplicaciones industriales. Por lo general, se montan en un quiosco o en una línea transportadora y siempre están en funcionamiento.

Para ver cómo se comparan los escáneres uno al lado del otro, estudie una guía de compra en línea para obtener aún más detalles.

Cómo UpKeep facilita la gestión de inventario

Conclusiones clave

Al final, la implementación de un sistema de código de barras requiere un poco de trabajo, pero los beneficios que puede tener para sus procesos de gestión de inventario son significativos. Ciertas soluciones de software también facilitan mucho la implementación, ahorrándole tiempo y dinero.