5S

Después de la Segunda Guerra Mundial, Toyota buscó formas de reducir los desechos en sus instalaciones. La metodología que implementó la empresa, que llegó a conocerse como el Sistema de Producción Toyota, incluía principios para crear un orden lógico en el lugar de trabajo. Esos principios finalmente fueron adoptados por Occidente, donde se les dio el nombre de 5S.

¿Qué es 5S?

5S es un conjunto de principios que tienen como objetivo poner un lugar de trabajo en el orden adecuado. Estos principios involucran a todos en la eliminación de materiales innecesarios, colocando todo en su lugar adecuado y estandarizando las prácticas de mantenimiento del lugar de trabajo.

¿Qué significa 5S?

Específicamente, 5S significa:

• Seiri (Ordenar)
• Seiton (Poner en orden)
• Seiso (Brillo)
• Seiketsu (Estandarizar)
• Shitsuke (Sostenido)

Objetivos de 5S

El objetivo final de 5S, como se mencionó anteriormente, es asegurarse de que el lugar de trabajo sea lo más ordenado y lógico posible. Todo lo que no sea necesario se corta, los artículos se colocan donde se necesitan y el área se mantiene ordenada y libre de escombros.

Además de lo anterior, 5S también está diseñado para ejecutarse de forma rutinaria, fomentando así la mejora continua.

Los cinco pasos de 5S

Cada uno de los pasos de 5S tiene su propio proceso. Estos se describen en detalle a continuación.

1. Ordenar

El primer paso de 5S es Siri , que se traduce como “organizar” u “ordenar”. Este paso implica clasificar todo lo que se encuentra actualmente en el espacio de trabajo y determinar qué debe permanecer y qué debe desaparecer.

La clasificación se centra en mantener solo lo estrictamente esencial para realizar el trabajo. Si una herramienta, equipo o proceso es innecesario, se elimina en este paso.

Para ordenar su área de trabajo, comience haciendo estas preguntas sobre cada elemento:

• ¿Cuál es el propósito del artículo?
• ¿Quién lo usa?
• ¿Se usa a menudo?
• ¿Es realmente necesario aquí?

En algunos casos, es posible que no quede claro si un elemento debe estar allí o no. Por ejemplo, un técnico puede pensar que cierta herramienta podría ser necesaria en algún momento, pero en realidad no se ha utilizado en mucho tiempo. En esos casos, se adjuntaría una etiqueta roja al artículo. La etiqueta debe tener información básica, como la descripción del artículo, la ubicación y la hora en que se colocó la etiqueta. Si el elemento no se ha utilizado durante un período de tiempo determinado, se elimina.

Los artículos que no se necesitan pueden desecharse, reciclarse, venderse, almacenarse o transferirse a otra área o departamento. Una instalación también podría extender el seiri más allá de los objetos físicos a elementos abstractos como flujos de datos abrumadores o comportamientos que impiden la innovación .

2. Establecer en orden

Después de haber ordenado el área de trabajo, viene seiton , que significa "orden". Como tal, se traduce como "poner en orden" o "enderezar" en la metodología 5S.

En este paso, tomará el equipo/herramientas/procesos/etc. dejado en el área y organizarlo de la manera más lógica posible. El objetivo final es asegurarse de que el área de trabajo sea lo más fácil de usar posible eliminando formas de desperdicio, como viajes y tiempo de espera (de hecho, más del 20 % del tiempo perdido proviene de viajar a diferentes partes de una instalación) . Al realizar seiton , tenga en cuenta estas preguntas:

• ¿Quién usa este equipo?
• ¿Cuándo se usa?
• ¿Algunas ubicaciones de elementos serían más eficientes o ergonómicas que otras?
• ¿Qué elementos deben agruparse por tipo?
• ¿Cuáles deben agruparse por tarea?
• ¿Cómo se organizarán las piezas individuales?
• ¿Qué caminos toma la gente a través de este espacio?

Mientras considera cómo puede reducir el desperdicio y hacer que el área de trabajo sea lo más útil posible, asegúrese de que se ajuste al contexto completo de su instalación. Si un arreglo hace que el trabajo de una persona sea más fácil mientras se interpone en el camino de los demás, puede que no valga la pena.

3. Brilla

Una vez que su lugar de trabajo esté organizado en un orden lógico, es hora de darle brillo. El tercer paso es seiso , que se traduce como "limpieza" (o "brillo" como se usa en el marco de las 5S).

La mayor parte de "brillar" es una campaña de limpieza: barrer, trapear, limpiar, desempolvar, guardar cosas, etc. Esencialmente, es lo básico del mantenimiento del lugar de trabajo.

Sin embargo, lo que muchas personas pueden no darse cuenta es que el brillo implica no solo la limpieza sino también el mantenimiento preventivo . Parte de mantener su lugar de trabajo en buen estado es asegurarse de que el equipo funcione correctamente, y eso requiere un mantenimiento constante, como reemplazar las piezas desgastadas y lubricar las piezas móviles.

Brillar no es solo el trabajo de su equipo de limpieza. Los empleados necesitan saber cómo mantener sus lugares de trabajo ordenados y en condiciones de trabajo.

4. Estandarizar

Después de haber ordenado, enderezado y limpiado el espacio de trabajo, es hora de convertir esas actividades en una práctica estándar. La limpieza y el alisado no deben hacerse una sola vez, sino de forma rutinaria.

Por esta razón, el cuarto paso en 5S es seiketsu , que se traduce como "estandarizar", y su objetivo es crear procedimientos operativos estándar que respalden un lugar de trabajo eficiente y ordenado. Eso puede tomar la forma de señales y marcas visuales, instrucciones, gráficos, tareas regulares de mantenimiento preventivo y listas de verificación. Es probable que también sean necesarios recordatorios regulares, especialmente al comenzar.

El componente más central de la estandarización es hacer que los primeros tres pasos sean lo más repetibles posible. En términos de mantenimiento preventivo, por ejemplo, eso podría tomar la forma de una lista de verificación de mantenimiento para cada orden de trabajo de mantenimiento preventivo.

Puede tomar tiempo para que estas prácticas se pongan de moda y se conviertan en parte de su cultura. Usando nuestro ejemplo de lista de verificación de mantenimiento preventivo , puede tomar tiempo y capacitación repetida lograr que las personas usen sus listas de verificación de manera consistente.

5. Sostener

La quinta y última S en la metodología 5S es shitsuke , que tiene la traducción literal de “disciplina”. En 5S, se llama "sostener" y el propósito es hacer que toda la metodología sea una parte permanente de sus prácticas de trabajo.

Shitsuke tiene como objetivo hacer que todo el proceso 5S sea fluido y sostenible. Una parte importante de eso es asegurarse de que todos, incluidos la gerencia y los líderes de la empresa, estén involucrados en 5S. Nadie está exento de 5S, y depende de los gerentes implementar prácticas y procesos que lo mantengan en marcha.

Algunas de las prácticas que este paso puede abarcar incluyen:

• Implementar reglas que apoyen los cuatro pasos anteriores
• Auditorías regulares para monitorear el progreso
• Análisis de causa raíz para llegar al núcleo fundamental de los problemas
• Formación de los empleados
• Actualizaciones periódicas del programa 5S

Este último paso incorpora la mejora continua. Las empresas que realizan un seguimiento de los resultados de sus programas 5S y realizan mejoras constantemente fomentarán el tipo de cultura que debe existir para sostenerla. Esperan alcanzar mayores alturas en lugar de conformarse con el statu quo.

5 beneficios de un programa 5S en su lugar de trabajo

Estos son los beneficios clave que ven las empresas cuando implementan 5S correctamente.

1. Bajo costo inicial

En primer lugar, 5S tiene un costo inicial muy bajo en comparación con otras prácticas lean. Se necesita muy poco equipo especial, si es que se necesita alguno, y la curva de aprendizaje no suele requerir ninguna formación técnica. Los costos principales de 5S son un poco de tiempo para la capacitación y la implementación, además de algunos posibles suministros menores, como materiales para las instrucciones, marcas en el piso y la pared, etiquetas, etc.

El bajo costo inicial y la relativa simplicidad del proceso facilitan la implementación, al menos en lo que respecta a los primeros pasos. Los dos últimos, estandarizar y sostener, pueden ser más difíciles ya que involucran hacer de 5S una parte de las prácticas y la cultura de rutina de su lugar de trabajo, pero aún tienen un costo material muy bajo.

2. Ambiente de trabajo eficiente

Uno de los principales beneficios de 5S es el hecho de que puede crear un entorno de trabajo más eficiente. Se gasta menos tiempo tratando de encontrar herramientas o viajando a diferentes áreas dentro del espacio de trabajo, y el área se mantiene limpia y ordenada.

Los resultados son a menudo medibles. De hecho, un estudio realizado en el laboratorio de un estudiante mostró que 5S redujo el tiempo de búsqueda de equipos en un 12 % .

En última instancia, 5S reduce el desperdicio en el lugar de trabajo, haciéndolo más productivo y rentable.

3. Lugar de trabajo más seguro

La seguridad es otro beneficio de un programa efectivo de 5S. Dado que los riesgos de seguridad y los accidentes son fuentes de ineficiencia con altos costos asociados, deben eliminarse tanto como sea posible en el transcurso de la realización de cada paso del proceso.

Por ejemplo, el proceso de organizar un espacio de trabajo con marcas visuales puede respaldar tanto la eficiencia como la seguridad. Mantener el equipo limpio y en su lugar adecuado puede hacer que su uso y recuperación sean más seguros, lo que reduce el riesgo de un accidente. Cuando se trata de brillar, las tareas regulares de mantenimiento preventivo en el equipo reducen las probabilidades de averías, así como las lesiones que puedan surgir como resultado .

4. Mejora de la moral de los empleados

5S requiere la aceptación de los empleados para que sea eficaz, pero cuando tiene esa aceptación, los empleados están mucho más comprometidos. En lugar de simplemente seguir las rutinas, se les anima a pensar en el futuro y hacer mejoras donde se necesiten.

Varios de los pasos, como clasificar y enderezar, funcionan mejor con los comentarios de los empleados. Después de todo, los operadores y los técnicos de mantenimiento conocen mejor su espacio de trabajo, y aprovechar esa experiencia mejora la eficiencia y valida su conocimiento experiencial sobre el área. El resultado final es una mayor moral y compromiso de los trabajadores.

5. Fomenta una cultura Lean

5S es la base de la cultura lean. Cuando cada paso se implementa correctamente, se alienta a todos en la instalación a concentrarse en cómo se pueden hacer más eficientes los procesos y las áreas de trabajo. Es más probable que las personas piensen en formas de eliminar el desperdicio y mejorar los procesos de trabajo.

Quizás una de las claves aquí es el hecho de que 5S debe incluir a todos, desde nuevos empleados hasta gerentes experimentados. Un proceso que es minucioso ayuda a integrar la cultura Lean en la empresa en su conjunto. Cuando se implementa, es importante que las 5S y otras prácticas lean formen parte de la cultura de su empresa. De lo contrario, el éxito que proporciona puede ser de corta duración .

5S en Manufactura Esbelta

El proceso 5S forma la base de la manufactura esbelta . Como tal, juega un papel clave en la creación del tipo de cultura necesaria para sustentar prácticas lean como TPM.

5S y los Ocho Pilares de TPM

TPM, o mantenimiento productivo total , es una filosofía de mantenimiento en la que mantener los equipos en condiciones de trabajo confiables es un deber de todos en la empresa. El objetivo es mejorar la productividad sin incurrir en gastos innecesarios.

TPM tiene ocho pilares, el primero de los cuales es 5S, que forma la base. A partir de ahí, los otros siete pilares son:

• Mantenimiento autónomo : las tareas rutinarias básicas son manejadas por operadores y otro personal cuando es posible.
• Mejora continua – También conocida como Kaizen , cuyo objetivo es reducir las pérdidas a cero.
• Mantenimiento planificado : las tareas de mantenimiento importantes se planifican con antelación para evitar averías.
• Mantenimiento de la calidad : se utilizan estándares y controles para eliminar defectos.
• Capacitación : se necesita instrucción regular para obtener aceptación y desarrollar las habilidades necesarias.
• Office TPM : las funciones administrativas deberían ayudar a eliminar pérdidas.
• Seguridad, salud y medio ambiente : cada uno de los otros pilares debe promover la seguridad en el lugar de trabajo.

5S sienta las bases que respaldan los otros pilares al hacer que todos participen en las tareas básicas de limpieza y mantenimiento. A partir de ahí, el mantenimiento productivo total se puede implementar en su mayor efecto.

Ejemplo de 5S en Manufactura

Para tener una mejor idea de cómo se ve 5S en un entorno de fabricación, a continuación se muestra un posible escenario.

El equipo de mantenimiento de una planta de procesamiento de alimentos desea optimizar la eficiencia de sus prácticas de mantenimiento. Para ello, siguen cada paso del proceso 5S:

• Ordenar : miran cada herramienta en su inventario de MRO para ver cuáles se usan más. Las herramientas de uso menos frecuente se almacenan. Todas las herramientas o piezas de repuesto obsoletas o sin usar se venden o desechan.
• Colocar en orden : las herramientas y piezas restantes se reorganizan para facilitar el acceso y el seguimiento. También se implementan prácticas de verificación y registro de equipos.
• Brillo : se limpia toda el área de trabajo y se crean trabajos de mantenimiento preventivo para tareas de rutina. Los operadores de equipos también están capacitados para manejar el mantenimiento menor.
• Estandarizar : las listas de equipos y materiales se crean para cada orden de trabajo , al igual que las listas de verificación para las tareas de mantenimiento preventivo. Los recuentos de inventario de MRO y las prácticas de pedidos se ajustan para que coincidan con la demanda real. Cada día se reservan cinco minutos para la limpieza básica.
• Sostener : el equipo de mantenimiento supervisa sus equipos y órdenes de trabajo mediante un CMMS y realiza los ajustes necesarios.

9 consejos para implementar 5S en su instalación de mantenimiento

Tan simple como es 5S, no es necesariamente fácil. Si no se implementa bien, no será muy eficaz y, como máximo, resultará en una limpieza primaveral rápida sin beneficios duraderos. Los siguientes consejos pueden ayudarlo a implementar la metodología 5S en sus instalaciones de una manera significativa y duradera.

1. Involucrar a todos

El primer consejo principal es involucrar a todos. Cada empleado, gerente y ejecutivo de su empresa debe estar involucrado de alguna manera en 5S. De lo contrario, no desarrollará el tipo de cultura que 5S necesita para sobrevivir.

Para involucrar a todos, tómese el tiempo para averiguar quién es responsable de qué. Por lo general, los empleados son responsables de clasificar, enderezar y limpiar, mientras que los gerentes están a cargo de desarrollar las mejores prácticas que harán que las 5S formen parte de las rutinas laborales diarias.

2. Capacitar a nuevos empleados

Con el espíritu de involucrar a todos en 5S, asegúrese de capacitar a los nuevos empleados sobre lo que eso significa para ellos. Eso puede incluir medios como videos instructivos, pero también puede ser tan simple como la tutoría lado a lado, en la que se les muestra de primera mano lo que implicará clasificar, poner en orden y brillar en su trabajo diario. .

Al capacitar a los nuevos empleados, asegúrese de brindar también instrucción a aquellos que son transferidos desde otros departamentos dentro de la empresa. Cada departamento es diferente, después de todo, y eso significa que 5S también tomará una forma diferente en cada área.

3. Concéntrese en el propósito de 5S

Para obtener el nivel de compromiso de los empleados que necesita, tómese el tiempo para enseñarles a sus empleados y gerentes el propósito de 5S. Por ejemplo, simplemente decirles a los trabajadores de mantenimiento que necesitan registrar el equipo al final de cada tarea de mantenimiento puede no ser efectivo. Por otro lado, si les ayuda a comprender cómo hacerlo facilita el trabajo para todos, será más probable que lo acepten.

En esencia, 5S se trata de facilitar el trabajo de todos al eliminar las ineficiencias. Cuando las personas entienden eso, es más probable que lo apoyen.

4. Usa la comunicación visual

En el corazón de 5S está la lógica visual. Mediante el uso de elementos visuales para estructurar el lugar de trabajo y ayudar con la navegación, puede eliminar el desperdicio y hacer que el espacio sea más eficiente. Algunas ideas incluyen:

• Marcas y letreros en el piso
• Carteles con listas de tareas
• Etiquetas en limpiadores y equipos
• Codificación de color
• Advertencias de seguridad y peligro

5. Concéntrese en la seguridad y en la eliminación de desechos

Algunas empresas agregan una sexta S para "seguridad". Si bien las personas pueden discutir si se necesita una sexta S, el punto sigue siendo que la seguridad es crucial para la implementación efectiva de 5S.

A medida que realiza cada paso de las 5S, tenga en cuenta las preocupaciones de seguridad, incluidas aquellas que puedan tener impactos ambientales. Hacerlo evita pérdidas que podrían interrumpir fácilmente el flujo de trabajo normal en sus instalaciones.

6. Adapte las 5S a cada departamento

Cada departamento es diferente en términos de su rol y cómo opera. Como tal, ningún programa 5S debe adoptar un enfoque de "talla única". La clasificación, el enderezado, etc., deben realizarse individualmente para cada departamento de su empresa. De esta manera, cada departamento puede crear las prácticas y procedimientos que necesita para funcionar sin interrumpir los de los demás.

7. Sea creativo

Así como algunas empresas agregan una sexta S para "seguridad", otras también agregan una para "espíritu". “Espíritu” en este contexto se refiere al espíritu de 5S, que es que debe ser creativo y divertido mientras hace la vida más fácil para todos los que trabajan en la instalación.

Tanto los empleados como los gerentes deben comprometerse a encontrar formas de mejorar las prácticas y los procesos existentes, y los desafíos deben afrontarse con una actitud positiva. En lugar de que un problema sea motivo de preocupación, es una oportunidad de mejora.

8. Esforzarse por la mejora continua

En ese sentido, 5S solo logra su objetivo final si se utiliza como una forma de crear una mejora continua, o Kaizen, en la instalación. El paso final, "sostener", se centra en buscar constantemente formas de mejorar su programa 5S, y la estandarización de la clasificación, el orden y el brillo implica que su equipo debe estar siempre atento a las áreas donde los elementos pueden estar recortado o reorganizado.

9. Use su CMMS para implementar 5S

Finalmente, su CMMS puede ser una herramienta invaluable para realizar 5S. Algunos ejemplos de cómo puede ayudar incluyen:

• Mire las listas de materiales en las órdenes de trabajo para ver qué es realmente necesario tener a mano.
• Verifique los tiempos de finalización de la orden de trabajo para ver dónde se puede perder tiempo.
• Revise el estado de los activos para ver cómo se pueden mejorar las tareas de mantenimiento preventivo.

Si bien no es estrictamente necesario para realizar 5S, su CMMS hará que el proceso sea más fácil y efectivo.

Ponga 5S a trabajar en su equipo de mantenimiento

Cuando se implementa correctamente, 5S transforma el lugar de trabajo en un espacio lógico y fácil de navegar, al mismo tiempo que prepara el escenario para la mejora continua y la eficiencia de la práctica de los principios lean.

Para los equipos de mantenimiento y confiabilidad, eso significa mayor seguridad, menos tiempo perdido en esperas y viajes, flujos de trabajo más eficientes y, en general, un trabajo de mantenimiento más efectivo. Su equipo de mantenimiento puede completar las tareas con menos demoras y errores, lo que en última instancia mejora la confiabilidad de su equipo.